Внедрение бюджетирования в компании можно начинать с табличного редактора Excel.
Если ранее система бюджетирования отсутствовала, моделирование бюджетных процессов в 1С:ERP лучше организовать с малых шагов. Можно начать с БДДС либо БДДС и БДР - простой модели и 1-2 форм отчетности.
Если ранее бюджетирование велось, существующие формы в 1С:ERP необходимо уже адаптировать под фактические учетные данные.
После заполнения первоначальных остатков нужно настроить план-фактный анализ - дополнительный программно настраиваемый отчет.
Далее шаг за шагом наращиваем возможности, добавляя углубленную расширенную детализацию.
Сложности начинаются с момента вовлечения в процесс бюджетирования свыше 50 участников, свыше 4 Гб объема данных или сложной модели из множества планов и показателей. Также проблемы могут возникнут через 1-2 года, когда база данных переполнится данными, файлами и их версиями.
Минусы использования табличных редакторов для бюджетирования:
Большой объем данных – сложно обновлять, проблематично работать 2-3 лицам в одном файле, находить ошибки (особенно если данные копируются), сложные связи через формулы замедляют работу (начинают «тормозить» файлы)
Потеря надежности – ошибки копятся, их сложно найти в ячейках при перемещении формулы
Проблемы с правами доступа к данным для разных пользователей - все видят одни и те же показатели
Долгий кропотливый процесс подготовки план-фактной отчетности
Когда процесс бюджетирования на табличных редакторах начинает «захлебываться» в данных, сложностях получения отчетов и контроля соблюдения планов, на помощь приходят системы автоматизации бюджетирования.
К таких системам относятся «1С:ERP» и «1С:КА» со встроенной подсистемой бюджетирования. Благодаря функционалу ERP и КА доступно:
Составление сценарных моделей
Формирование отчетов по настраиваемой структуре статей, показателей и аналитик с нужной глубиной детализации
Минимизация ошибок после упрощения формирование плановых и фактических показателей
Отслеживание исполнения этапов бюджетного процесса и бюджета в онлайн режиме
Быстрое получение данных об отклонении плановых показателей от фактических
Оперативное принятие решений сверху-вниз
1С:ERP гибко настраивается и позволяет работать в системе с малых моделей с переходом к сложным.