Для фармацевтических компаний эффективность управления напрямую связана с прозрачностью процессов и скоростью консолидации данных. В условиях жесткого регулирования (ЖНВЛП, МДЛП), валютных рисков и необходимости контролировать себестоимость на каждом этапе – от сырья до готового препарата – разрозненные информационные системы становятся тормозом для бизнеса.
В рамках проекта автоматизации бухгалтерского и финансового учета группы фармкомпаний на базе «1С:ERP. Управление холдингом» специалисты «КомЛайн» решили задачу централизации ключевых функций управления.
Главный результат: затраты на управление оптимизированы, контроль над денежными средствами усилен, а решения принимаются быстрее. Рассказываем, как это было реализовано и каких эффектов удалось достичь.
От разрозненных систем к единому контуру
До старта проекта компании группы работали в разных информационных системах (1С:УПП, 1С:ERP, SAP ERP, 1С:ДО, 1С:УТ и т.д.), что затрудняло консолидацию данных, требовало ручной сверки и не позволяло оперативно получать достоверный финансовый результат. Финансовые и управленческие отчеты формировались в Excel. Перед командой стояла задача перейти на единую платформу 1С:ERP.УХ, при этом:
-
перенести и адаптировать существующую систему управления мастер-данными (НСИ)
-
создать единую систему управления закупками и казначейством
-
повысить точность и скорость формирования финансового результата группы компаний с элиминацией внутригрупповых оборотов (ВГО);
-
реализовать инструменты для быстрой консолидации отчетности по группе.
Управление мастер-данными
Централизация началась с нормализации справочников – основы корректного учета. В проекте сформирована четкая архитектура, где каждая система отвечает за свой тип данных.
Мастер-системой для номенклатуры является 1С:MDM. При передаче в финансовый контур (1С:ERP.УХ) элементы автоматически обогащаются необходимыми данными – номенклатура привязывается к группе финансового учета (ГФУ). Для взаиморасчетов мастер-системой выбрана платформа Directum RX. Данные о контрагентах, договорах и банковских счетах транслируются в учетные системы, где дополняются аналитикой, а ответственные лица своевременно получают уведомления о любых изменениях. 1С:ERP.УХ, в свою очередь, является мастер-системой для статей расходов и калькуляций, которые затем транслируются в производственный контур. В части данных производственного контура обмен реализован следующим образом: данные из цехов транслируются из мастер-системы — 1С:ERP в финансовый контур — 1С:ERP.УХ, а информация о фактически отработанном времени запрашивается финансовым контуром из производственного и транслируется в контур расчета заработной платы — 1С:ЗУП.
Такой подход позволил исключить дублирование ввода, повысить качество данных и настроить автоматическое обогащение информации на всех этапах – от закупки до выпуска готовой продукции.
Интеллектуальное управление закупками и лимитами
Одна из ключевых зон эффективности – закупочная деятельность. Вместо того чтобы собирать заявки из разных подразделений вручную, специалисты получили единое окно – автоматизированное рабочее место обработки заявок, которое аккумулирует потребности всей группы.
При формировании заказов система автоматически контролирует соответствие бюджету: наследуются все уровни бюджетного управления (ЦФО, статьи, проекты), что исключает нецелевое расходование средств.
Важно, что лимиты стали динамическими: если позиция заказа отменяется, средства мгновенно возвращаются в доступный остаток бюджета, а не блокируются до конца периода.
Для фармацевтического бизнеса, работающего с маркировкой, реализован интеллектуальный фильтр по местам приемки: система сопоставляет данные о месте доставки со складами, уполномоченными для работы с МДЛП, и блокирует ошибочные приемки на чужие площадки. Это снимает регуляторные риски еще на этапе оформления заказа.
Управление себестоимостью, факторный анализ и элиминация ВГО
В фармацевтике контроль себестоимости – вопрос рентабельности и соблюдения предельных цен на жизненно необходимые и важнейшие лекарственные препараты (ЖНВЛП). В проекте реализован ряд механизмов, которые позволяют точно рассчитывать и контролировать себестоимость.
На проекте реализован уникальный алгоритм элиминации внутригрупповой прибыли. При перемещении сырья и материалов между компаниями холдинга система автоматически очищает себестоимость от наценок, фиксируя базовую стоимость актива. Это позволяет видеть реальную консолидированную прибыль группы без искажений.
С помощью Конструктора калькуляций специалисты могут моделировать сценарии формирования себестоимости сырья, а отчет «Дерево затрат» наглядно показывает отклонения фактической стоимости сырья от плановой с разбивкой по факторам: валютный, логистический, нормативный.
Для препаратов из перечня ЖНВЛП система сопоставляет сквозную себестоимость сырья в стоимости готовой продукции с предельной ценой госреестра, сигнализируя о рисках потери рентабельности – это позволяет принимать превентивные решения, сохраняя маржинальность.
Интеграция производства в финансовый контур
Расчет трудозатрат автоматизирован. Отчеты мастера смен автоматически передаются из производственного контура (1С:ERP) в финансовый (1С:ERP.УХ). Система сама находит связанные серии и распределяет доли фонда оплаты труда по этапам производства, освобождая бухгалтерию от рутинных расчетов. Побочная продукция автоматически учитывается по фиксированной стоимости, что очищает себестоимость основного препарата от нецелевых затрат.
Важно, что обмен данными между системами блокируется, если в документе анализа качества не зафиксированы отбор проб или дата выпуска в оборот. Это исключает возможность учета продукции, не прошедшей необходимые процедуры контроля.
При давальческой переработке система автоматически «пробрасывает» назначение из сырья в готовую продукцию – это гарантирует, что препарат будет произведен и передан именно из той партии, которая принадлежит заказчику.
Цифровое казначейство
Управление денежными средствами в группе компаний требует баланса между оперативностью платежей и жестким контролем. В проекте внедрено цифровое казначейство, которое автоматизирует ключевые процессы.
Один из ключевых механизмов — это трехфакторный контроль. Заявки на оплату создаются автоматически – с помощью регламентных заданий – только после прохождения трех уровней проверки. Это минимизирует риск ошибок и несанкционированных платежей.
Реализована необходимая функциональность для работы с валютой и импортом. Так, автоматизирован расчет комиссий платежных агентов и перенаправление потоков средств, что исключает дублирование задолженности перед нерезидентами. Специальная обработка сверяет реестр списаний с файлом банка, обеспечивая 100-процентную точность валютных остатков еще до загрузки официальной выписки.
Внедрение «умного» факторинга обеспечивает автоматическую блокировку в системе передачи в банк тех накладных, которые содержат специфические группы номенклатуры – это позволяет управлять рисками, связанными с финансированием определенных типов поставок.
Результаты: прозрачность, скорость и управляемость
Централизация функций управления на единой платформе дала измеримые бизнес-результаты.
Скорость закрытия периода: процедура закрытия месяца и формирование консолидированной бухгалтерской и финансовой отчетности по группе компаний выполняются за 3–5 дней после окончания месяца.
Чистая консолидированная прибыль: благодаря автоматической элиминации внутригрупповых оборотов на уровне серийного учета бизнес видит реальный финансовый результат.
Оперативность закупок и платежей: массовые закупки и реестры платежей по всей группе формируются в едином окне – процесс перестал быть «бутылочным горлышком».
Управление рентабельностью: план-фактный анализ с факторной разбивкой позволяет проводить стресс-тесты: оценивать, как изменение курсов валют или логистических условий повлияет на себестоимость и маржинальность продукции.
Точность данных: достигнута 100% точность валютных операций и прозрачность перемещений с ВГО на уровне каждой транзакции.
Гибкость бюджета: механизм мгновенного возврата лимитов при отмене заявок делает бюджет группы живым инструментом - средства не замораживаются, а оперативно перенаправляются на приоритетные задачи.
Снижение регуляторных рисков: контроль соответствия ЖНВЛП предельным ценам и блокировка приемок на неразрешенные склады МДЛП перенесены на этап планирования и закупок, что повышает безопасность бизнеса.
Заключение
Переход на единую платформу «1С:ERP. Управление холдингом» позволил группе фармацевтических компаний не просто автоматизировать учет, но и выстроить систему управления, ориентированную на скорость принятия решений и контроль маржинальности. Централизация функций – от мастер-данных до казначейства – дала руководству инструменты для прозрачного управления затратами, ликвидностью и регуляторными рисками.
Для фармацевтических холдингов, где себестоимость, соблюдение законодательства и операционная эффективность находятся в фокусе ежедневного внимания, такой подход становится не просто технологическим улучшением, а стратегическим преимуществом.
