В условиях высокой конкуренции и динамичного рынка управленческий учет становится неотъемлемым инструментом стратегического планирования и контроля финансового результата. Особое значение здесь имеет адресный учет и корректное распределение косвенных затрат, которые нередко составляют значительную долю себестоимости и могут оказывать определяющее влияние на прибыль компании.
- Зачем нужен адресный учет расходов
- Проблемы котлового учета расходов
- Почему типовых методов распределения косвенных затрат недостаточно
- Адресный учет и распределение затрат с модулем P&L для 1С
Зачем нужен адресный учет расходов
Практика показывает, что в некоторых организациях сумма накладных расходов — транспортных, административных, маркетинговых, общехозяйственных и общепроизводственных — способна превышать прямые затраты на производство. Если такие расходы учитываются без детализации, то они превращаются в «размазанные» суммы, которые сложно отнести к конкретным направлениям деятельности.
Для эффективного управления менеджменту необходимы:
-
Настроить учетную политику таким образом, чтобы можно было гибко распределять затраты между разными объектами учета.
-
Вести детализированный учет доходов и расходов.
-
Анализировать финансовый результат по каждой реализации, номенклатуре, клиенту или каналу сбыта.
Однако типовые возможности программных продуктов не всегда позволяют получить нужную детализацию из-за «котлового» учета.
Проблемы котлового учета расходов
Во многих компаниях до сих пор косвенные затраты (аренда, оплата труда АУП, транспортная логистика, коммерческие расходы) учитываются котловым методом, при котором они собираются в одну общую сумму за период, без разделения по отдельным заказам, видам продукции или услуг, а затем распределяются по упрощенным базам распределения, например, пропорционально объему выпуска.
Это простой и удобный способ учета для определенных видов деятельности, например, в угольной или зерновой промышленности, однако он связан с рядом существенных недостатков. При его использовании:
-
сильно искажается себестоимость продаж. Поскольку реальные причины возникновения накладных расходов и то, в какой степени они относятся к разным продуктам, услугам, заказам, клиентам, неизвестны, полная себестоимость одних продуктов может завышаться, а других занижаться;
-
ценообразование экономически не обоснованно. Из-за искаженной себестоимости реализации компания может необоснованно завышать цену на одни товары, теряя конкурентоспособность, или занижать на другие, работая в убыток;
-
управление затратами происходит неэффективно. Так как все расходы свалены в «один котел», очень сложно понять, какие именно виды накладных расходов выросли и почему. Невозможно выявить центры возникновения затрат и ответственных за них;
-
неадекватно оценивается рентабельность: Из-за искажения себестоимости продаж невозможно достоверно оценить, какие продукты, клиенты, заказы, каналы сбыта, направления деятельности действительно приносят прибыль, а какие убыточны. Может создаваться ложное впечатление о прибыльности одних направлений и убыточности других;
-
информации для принятия решений недостаточно. Данные, полученные котловым методом, мало полезны для принятия стратегических решений о запуске или снятии продукта с производства, инвестициях в оборудование, ценообразовании, оптимизации ассортимента и т.д.
В результате руководство компании не может:
-
понять, какие направления работают в плюс, а какие — в убыток
-
оценить влияние ассортиментной и сбытовой политики на финансовый результат
-
оценить эффективность менеджеров по продажам в разрезе каждого клиента
- контролировать затраты и находить возможности их оптимизации.
Почему типовых методов распределения косвенных затрат недостаточно
Не все способы распределения косвенных затрат, которые требуются руководителям бизнеса для детального анализа, можно реализовать с помощью типовых инструментов отечественных учетных систем.
Например, в типовом функционале 1С:ERP предусмотрено распределение расходов пропорционально себестоимости, количеству, весу и объему. На практике критериев распределения для детального анализа может быть намного больше, в том числе распределение косвенных затрат пропорционально:
-
себестоимости
-
выручке (в базовых ценах)
-
валовой прибыли
-
численности сотрудников
-
затратам на маркетинг
-
площади помещений
-
пробегу транспорта
-
по индивидуальной модели (например, по маржинальности или приоритетам SKU).
Бывает, что накладные расходы необходимо распределить пропорционально промежуточным итогам финансового результата, прибыли от основного вида деятельности, марже или пропорционально одной из статей отчета P&L.
Кроме того, затраты в 1С:ERP распределяются только по организации, где они возникли. Но для холдингов это не дает единой картины. Там, даже если налажен механизм распределения на конкретного клиента, необходимо добиться, чтобы эти затраты, независимо от центра возникновения, распределялись на все продажи ему от всех организаций группы.
Адресный учет и распределение затрат с модулем P&L для 1С
Вести адресный учет и нестандартное распределение накладных расходов на продажи в 1С:ERP, 1С:ERP. УХ с детализацией до документа позволяет решение «P&L для 1С. Модуль управленческого учета доходов и расходов».
При этом решаются две задачи:
-
накладные расходы распределяются согласно выбранным критериям на определенные реализации
-
они распределяются не только по организации, но и по холдингу.
Как это работает?
Настройка правил распределения
«P&L для 1С. Модуль управленческого учета доходов и расходов» собирает и перекомпонует данные, которые хранятся в типовых регистрах 1С:ERP, в управленческие категории без дополнительной нагрузки на сотрудников. При регистрации расходов в системе требуется лишь указывать корректные аналитики с необходимыми расшифровками.
Распределение расходов идет по заданным критериям — каждый бизнес выбирает сам, пропорционально какому показателю необходимо распределять затраты.
Определение базы распределения косвенных затрат в 1С:ERP
Следующий шаг — определение базы распределения затрат.
Модуль исходя из набора составных аналитик подобранных расходов понимает, на какие продажи, то есть базу необходимо распределить расходы.
Например, клиент оказал компании услугу продвижения продукта и выставил акт. При регистрации поступления услуги сотрудник компании фиксирует в аналитике, к какому клиенту и номенклатуре относится данный расход.
При закрытии периода расход по данному акту будет распределен только на реализации этому клиенту и только по указанной номенклатуре.
Распределение затрат по холдингу
С целью элиминации ВГО модуль P&L для 1С использует документы первичного попадания расходов в холдинг и исключает внутренние продажи и закупки. Это делает удобным адресный учет расходов, которые перевыставляются между юридическими лицами группы.
Например, в группе компаний есть юридически выделенная структурная единица, которая отвечает за организацию транспорта — она заказывает доставку готовой продукции, а в дальнейшем перевыставляет счета торговым домам холдинга.
-
Транспортные расходы регистрируются в организации, отвечающей за найм транспорта.
-
В ключе аналитики сразу указываются: канал сбыта, номенклатурная группа, клиент и т.д.
-
При перевыставлении счетов между юридическими лицами холдинга управленческий учет сохраняет привязку к исходной базе распределения, так как транспорт нанимался для всех торговых компаний группы.
Таким образом в управленческом учете отсекается организация как определяющий фактор при распределении расходов.
Итак, адресный учет и распределение превращает «размазанные» косвенные затраты в понятные и управляемые статьи, влияющие на прибыльность конкретных направлений деятельности.
-
Косвенные затраты списываются адресно на конкретные продажи.
-
Финансовый результат рассчитывается с учетом реального потребления ресурсов.
-
Рентабельность анализируется по клиентам, каналам сбыта, номенклатуре даже в холдинге.
Точная и детализированная финансовая информация позволяет компании тонко настраивать свою сбытовую стратегию и оперативно, а главное — обоснованно, реагировать на изменения в спросе, что в условиях ограниченных ресурсов является необходимым условием для успешной конкуренции и роста.
