Для любой группы компаний, особенно в фармацевтике, склад — это не просто место хранения, а зона высокой финансовой ответственности. Сложность учета здесь удваивается: необходимо одновременно соблюдать строгие отраслевые требования к хранению, управлять ликвидностью и минимизировать риски списания дорогостоящих товаров. Команда «КомЛайн» помогла фармацевтическому холдингу выстроить прозрачную систему, где операционная точность сочетается с финансовой эффективностью.
Разрыв между складами и финансами
До внедрения решений холдинг работал в режиме постоянной сверки. Отсутствие единого контура учета приводило к тому, что финансовый блок и логистика говорили на разных языках. Основные сложности были связаны с тремя факторами.
Разные подходы к учету
1С:ERP, в которой ведется оперативный учет, фиксирует каждую единицу товара вплоть до ячейки стеллажа (ордерный учет), в то время система финансового учета -1C:ERPУХ работает с обобщенными данными о наличии ТМЦ, необходимыми для формирования регламентированной отчетности. Сопоставление этих двух картин может отнимать часы ручного труда и не гарантирует точности.
Высокие риски списания
В фармацевтике срок годности — критический параметр. Отсутствие автоматизированного инструмента расчета резервов создавало угрозу финансовых потерь: обесценение запасов было сложно предсказать, а средства под возможные списания резервировались несвоевременно.
Ручная рутина
Подготовка управленческой отчетности требовала от сотрудников огромных временных затрат. Вместо анализа данных и поиска точек оптимизации команда тратила силы на механические сверки и расчеты.
Задачей проекта стало не просто «подружить» системы оперативного и финансового контура, а создать инструменты, позволяющие менеджменту видеть актуальное положение дел без погружения в технические детали.
Ключевыми точками стали:
- получение прозрачной картины остатков в режиме, близком к реальному времени
- полная автоматизация процесса формирования резервов под обесценение запасов
- автоматизация формирования отчетов и оптимизация складских запасов
Решение: два инструмента для полного контроля
Чтобы преодолеть разрыв между операционным и финансовым учетом, команда «КомЛайн» внедрила два специализированных инструмента.
1. Прозрачность данных: единая картина остатков
Первым шагом стало создание механизма, который устранил разницу в «системах координат» оперативного и финансового учета. Мы настроили процесс сверки, который автоматически сопоставляет данные складов (с детализацией до мест хранения и внутренних серий, требуемых отраслевыми стандартами) с обобщенными данными управленческого контура.
Теперь расхождения между тем, что физически лежит на складе, и тем, что отражено в балансе, выявляются оперативно. Это позволяет принимать управленческие решения — от срочных перераспределений партий до планирования закупок — на основе абсолютно достоверной информации.
Отчет «Сравнение остатков между информационными системами 1С:ERP и 1С:ERP.Управление холдингом»
2. Управление рисками: интеллектуальный расчет резервов
Второй, еще более значимый для финансового менеджмента инструмент, касается автоматизации расчета резервов на обесценение запасов. Учитывая специфику фармацевтической отрасли, где срок годности напрямую влияет на стоимость актива, мы внедрили гибкие алгоритмы.
Система автоматически рассчитывает процент резервирования в зависимости от «возраста» товара. Для готовой продукции и для прочих запасов установлены различные шкалы, учитывающие скорость оборота и критичность истечения срока годности. Например, продукция с истекающим сроком годности резервируется практически полностью, что позволяет компании заранее подготовиться к возможным потерям, не допуская кассовых разрывов. Также предусмотрено полное резервирование стоимости испорченных и битых товаров в периоде обнаружения.
При этом мы оставили возможность для гибкой настройки: специалисты могут самостоятельно задавать проценты резервирования как в привязке к конкретным месяцам до окончания срока годности, так и в процентном отношении к оставшемуся сроку.
Отчет «Учет резервов ТМЦ» в 1С:ERP.Управление холдингом
Результаты: от рутины к стратегии
Внедренные изменения вывели управление складскими активами на новый уровень. Вместо того чтобы тратить ресурсы на борьбу с неточностями, компания получила инструменты для стратегического планирования.
Эффективность процессов: сотрудники освободились от трудоемкой ручной сверки остатков и сложных табличных расчетов резервов.
Снижение издержек: компания получила возможность контролировать «стареющие» остатки и своевременно принимать меры по их реализации, минимизируя риск полного списания.
Управление рисками: автоматизированный расчет резервов позволил прогнозировать финансовые потери, связанные с окончанием сроков годности, и своевременно формировать под них средства
Качество решений: менеджмент руководствуется точными фактическими данными при планировании закупок, продаж и распределении оборотного капитала между компаниями холдинга.
Этот кейс наглядно демонстрирует, что автоматизация учета в фармацевтическом холдинге — это не вопрос удобства работы склада, а основа для устойчивого развития бизнеса и минимизации финансовых рисков.
