Директор по закупкам и логистике несет ответственность за один из самых капиталоемких и сложных блоков в компании. Его эффективность напрямую влияет на себестоимость продукции, оборачиваемость капитала и в конечном счете на финансовый результат бизнеса.
В современной реальности ведения бизнеса необходима четкая система показателей, которая позволяет объективно оценивать результаты и принимать взвешенные решения, оперативно меняя стратегию управления. Основные из них:
«1С:ERP Управление предприятием», имеет широкие возможности автоматизированного ведения оперативного учета блока закупок и логистики, а также анализа ключевых показателей на основании собранных данных в системе.
Рассмотрим, с помощью каких инструментов 1С:ERP директор по закупкам и логистики может анализировать ключевые показатели.
Снижение стоимости закупок
Важным результатом достижения данного показателя является возможность экономить без потери качества, не превращая закупки в бесконечный торг с поставщиками.
ABC/XYZ-классификация номенклатуры
Система автоматически классифицирует номенклатуру на 3 категории: позиции A-класса – с крупным объемом реализаций; B-класса – которые продаются меньше; С-класса – наименее продаваемые. ERP дает возможность проанализировать оборачиваемость товаров, стабильность расходов, оценить запасы на складах, а также помогает повысить оборачиваемость номенклатуры, исключить дефицит материальных ресурсов, сократить расходы компании на приобретение и хранение товаров. Кроме того, с помощью инструментов системы можно уменьшить потребности в оборотных средствах и прогнозировать дополнительные закупки. Фокусировка выполняется на стратегически важных товарах категории A, где даже небольшое снижение цены дает максимальный эффект.
История закупочных цен
По каждому (материалу) ведется детальная история всех закупок с привязкой к поставщику, объему и условиям. Директор по закупкам всегда имеет возможность проанализировать, у кого и на каких условиях покупали выгоднее, и принять решение о смене поставщика по стратегически важному заказу. В 1С:ERP для этого используется отчет «Условия закупок».
Электронный документооборот (ЭДО)
Позволяет создавать и обмениваться электронными документами внутри компании и с внешними партнерами. Сюда входят все первичные документы для обмена с поставщиками. Настройка ЭДО позволяет ускорить процесс обмена документами и минимизировать затраты на физические носители документов.
Работа с коммерческими предложениями
Все коммерческие предложения от поставщиков регистрируются в системе. Директор по закупкам может быстро проводить сравнительный анализ предложений по заданным позициям, выбирая оптимальное не только по цене, но и по срокам, условиям оплаты.
Модуль «Закупки»
Позволяет автоматизировать процесс запроса коммерческих предложений, проведения тендеров (конкурсных закупок) и формирования итогового заказа на основе лучших условий.
Результат: прозрачная и обоснованная ценовая политика, рычаги для переговоров и реальное снижение затрат на закупки.
Выполнение плана закупок
Благодаря планированию и контролю исполнения плана закупок директор по закупками и логистике обеспечивает бесперебойность производства и продаж, закупая именно то, что требуется, в необходимом количестве и в нужный срок.
Сводные планы потребностей
ERP агрегирует потребности из разных источников: план продаж, план производства, заявки от подразделений. Формируется единый, непротиворечивый план закупок.
Сценарное планирование
Вы можете смоделировать разные варианты плана («Что, если увеличится объем продаж на 20%?») и оценить их влияние на закупки и складские запасы. Здесь предусмотрены:
-
гибкая настройка планирования закупок с детализацией по складу, подразделению, партнеру и соглашению,
-
хранение параметров формирования и автоматического заполнения планов закупок,
-
автоматическое заполнение планов по формулам, источникам или путем загрузки из файлов в формате электронных таблиц,
-
сопоставление планов закупок с прочими планами потребностей и обеспечения,
-
контроль исполнения планов закупок и оплат поставщикам. Основным инструментом директора по закупками и логистике для контроля исполнения плана закупок является отчет «Исполнение плана закупок». В нем можно увидеть состояние исполнения плана в любой момент времени и, если процент исполнения плана не удовлетворительный, принять меры по исправлению.
Контроль этапов оплаты заказа
В 1С:ERP имеется множество отчетов, позволяющих проанализировать оплату кредиторской задолженности перед поставщиком в соответствии с условиями закупок. Отчет «Задолженность поставщикам по срокам» позволяет выявить неоплаченные заказы.
Результат: снижение количества авральных закупок, минимизация риска остановки производства из-за нехватки материалов и повышение дисциплины поставок, уменьшение рисков потери выгодных поставщиков из-за просрочки оплаты.
Оборачиваемость товаров
Основная задача директора по закупками и логистике — обеспечить необходимые запасы на складах предприятия для сохранения непрерывности производства и высокого качества клиентского сервиса. При этом необходимо сократить период пребывания продукции на складе и не допускать затоваривания для «подстраховки».
-
Расчет нормативов оборачиваемости: система рассчитывает плановые и фактические коэффициенты оборачиваемости по товарным категориям, брендам и отдельным номенклатурным позициям. Основной инструмент для анализа — отчет «Оборачиваемость запасов на складах».
-
XYZ-анализ: в связке с ABC-анализом система помогает выделить товары с нестабильным спросом (X, Y-категории). Это позволяет более гибко подходить к формированию страховых запасов и избегать замораживания средств в «неликвидах».
-
Автоматизация управления запасами: 1С:ERP позволяет настроить правила расчета точек заказа и страховых запасов. Система сама предложит документ «Заказ поставщику», когда уровень запаса по конкретной позиции достигнет критической отметки. В ERP данная возможность реализована с помощью функционала «Настройка поддержания запасов», где для каждой номенклатуры устанавливается минимальный запас для каждого конкретного склад.
Мощная аналитика
Встроенные отчеты «Ведомость по товарам на складах», «Оборачиваемость запасов на складах» наглядно показывают «узкие места» и помогают принимать решения о проведении акций или распродаж для ускорения оборачиваемости.
Результат: сокращение расходов на хранение, высвобождение оборотных средств и снижение риска устаревания и порчи продукции.
Снижение логистических издержек
Директору по закупкам и логистике также необходимо оптимизировать расходы на транспортировку, складирование и грузопереработку запасов.
Управление транспортом
Учет собственного и наемного транспорта, планирование маршрутов, расчет пробега и расхода ГСМ. Система помогает выбирать оптимальные маршруты, сокращая холостые пробеги.
Консолидация грузов
Программа позволяет автоматизировать процесс доставки продукции от поставщиков, а также при перемещении ее между складами, в том числе при использовании услуг перевозчика. При формировании заданий на перевозку учитываются зоны доставки, порядок объезда адресов доставки, грузоподъемность ТС. Есть возможность печати маршрутного листа и комплекта документов для передачи перевозчику. Для управления заданиями на перевозку предусмотрено рабочее место «Доставка».
Контроль договоров с логистическими провайдерами
Все тарифы и условия заносятся в систему. При приемке услуги (например, транспортной) система автоматически проверяет соответствие фактических данных (вес, объем, расстояние) и применяет согласованные тарифы, исключая переплаты.
Результат: прозрачная и контролируемая структура логистических затрат, возможность выбора наиболее экономичных вариантов доставки и хранения.
Минимизация простоев
Одной из основных задач директора по закупкам и логистике является исключение простоев производства и транспорта из-за несвоевременных поставок или неэффективной логистики.
Единое информационное пространство
Производство, закупки и логистика работают в одной системе. Срыв сроков поставки сразу виден производственному планировщику, который может оперативно скорректировать график.
Мониторинг в реальном времени
Отслеживание статусов заказов и перемещений грузов позволяет предвидеть потенциальные срывы и принять упреждающие меры.
Результат: сокращение потерь от простоев и повышение производительности.
Заключение
1С:ERP — это стратегический контролер и мощнейший инструмент для принятия управленческих решений, основанных на точных цифрах и фактах. Система дает возможность перейти от реактивного управления – экстренного устранения критических ситуаций – к проактивному – их предотвращению. Она позволяет директору по закупкам и логистике с помощью консолидированных данных оперучета со всех направлений деятельности предприятия и широкого инструментария анализа этих данных предвидеть проблемы и эффективно управлять своими подразделениями на принципиально новом уровне.
