АРМ Управление отгрузками
Из чего состоит АРМ Управление отгрузками
Табличная часть Задание на перевозку
Табличная часть Комплекты отгрузочных документов
Варианты управления документами отгрузки
Пример с командой «Пропущены»
Печать комплектов документов для отгрузки
Ключевым фактором, влияющим на повышение эффективности бизнес-процессов по логистике и выписке отгрузочных документов, является оперативность работы сотрудников компании. Очень важно быстро оформить все необходимые документы для осуществления отгрузки и передать водителю, чтобы своевременно доставить продукцию к месту назначения.
Зачастую на производственном предприятии в условиях отсутствии автоматизации сотрудники при оформлении отгрузочных документов сталкиваются с множественными проблемами. Они тратят много времени и сил, так как операции в учетной системе выполняют вручную, часто совершают ошибки при вводе информации, что может привести к дополнительным расходам и к санкциям в отношении организации. Когда в день оформляется нескольких сотен или тысяч отгрузочных документов, становится тяжело отслеживать их статусы. Высокая нагрузка вызывает эмоциональное выгорание персонала. В конечном итоге снижается общая эффективность работы предприятия.
АРМ Управление отгрузками
Одним из способов ускорить выполнение задач по процессу отгрузки продукции является создание единого автоматизированного рабочего места. АРМ помогает собрать все необходимые инструменты для управления отгрузками и информацию в одном месте, что позволяет облегчить работу пользователя и повысить общую продуктивность сотрудников.
Для решения данной задачи на одном из предприятий по производству алкогольной продукции в информационной системе «1С:ERP. Управление холдингом» было разработано автоматизированное рабочее место «АРМ Управление отгрузками». О возможностях использования этого средства мы расскажем дальше в статье.
Менеджеры отдела продаж предприятия ежедневно обрабатывают более 300 отгрузочных документов. «АРМ Управления отгрузками» помогает им выполнять все необходимые операции в одном месте, не переключаясь при этом по разным разделам 1С:ERP. Благодаря этому достигается экономия и повышается качество ввода данных (снижается вероятность возникновения ошибок).
Рассмотрим разработанное рабочее место для управления отгрузками.
Из чего состоит АРМ Управление отгрузками
АРМ состоит из двух основных табличный частей.
В первой табличной части отображаются все документы «Задание на перевозку». В ней содержатся все основные реквизиты документа «Задание на перевозку». Это помогает логистам просматривать и проверять вводимую информацию в документе через единое окно в АРМ, не заходя в каждый документ. В результате значительно ускоряется процесс проверки и анализа данных.
Во второй табличной части отображаются «Комплекты отгрузочных документов». Данная таблица содержит в себе информацию об отгрузочных документах, которые связаны с документом «Задание на перевозку». Это позволяет пользователю легко отследить, какие документы отгрузки были созданы для каждого документа «Задание на перевозку». Соответственно, процесс управления грузоперевозками становится проще.
Табличная часть Задание на перевозку
Рассмотрим каждую табличную часть подробнее.
В первой табличной части интерфейса отображается список документов «Задание на перевозку». У пользователей есть возможность настраивать как содержимое отображаемых данных в интерфейсе АРМ, так и порядок выводимых данных в соответствии со своими предпочтениями.
Для вывода и настройки порядка вывода информации в АРМ необходимо в правом верхнем углу выбрать пункт «Еще», а затем «Изменить форму». После этого откроется окно «Настройка формы».
Для добавления новой колонки в АРМ необходимо выбрать в окне пункт «Ссылка» и нажать на «Добавить поля». В результате проведенных действий появится список допустимых полей для вывода в интерфейс АРМ. Также, воспользовавшись командами «Вверх» и «Вниз», можно изменять порядок выводимых колонок. Данный функционал обеспечивает гибкость настройки интерфейса для каждого пользователя с учетом решаемых задач и требований.
Из интерфейса АРМ есть возможность создавать новые документы «Задание на перевозку». Это делается с помощью команды «Создать», расположенной в верхней части АРМ.
Табличная часть Комплекты отгрузочных документов
Вторая табличная часть «Комплекты отгрузочных документов» предназначена для вывода сопроводительных документов отгрузки, связанных с документом «Задание на перевозку». Для отображения и вывода необходимой информации в данной табличной части необходимо выделить один или несколько документов «Задание на перевозку». После этого для каждого выбранного документа «Задание на перевозку» в «Комплекте отгрузочных документов» появятся все созданные документы отгрузки.
Из АРМ есть возможность оформлять отгрузочные документы для каждого выделенного документа «Задание на перевозку». Для этого в верхней части АРМ предусмотрена кнопка «Оформить документы отгрузки». После того как пользователь воспользуется командой «Оформить отгрузочные документы», на экране появится окно выбора действия, где пользователю необходимо выбрать дальнейшие шаги. Данный функционал обеспечивает эффективное и удобное оформление отгрузки.
Варианты управления документами отгрузки
Система дает возможность пользователю выбрать один из трех вариантов для управления документами отгрузки.
Пропущены
При выборе данного варианта для ранее созданных документов отгрузки (Реализация товаров и услуг, Счет-фактура, Транспортная накладная, Товарно-транспортная накладная ЕГАИС) система не будет их изменять и перезаписывать. Это значит, что все данные, которые были введены ранее в документы, останутся неизменными и новая информация не будет перезаписана. Это позволяет сохранить предыдущие версии документов, что может быть важно для анализа или в случае возникновения ошибок в новых данных. Также, если пакет документов был создан не полностью, например, в цепочке документов создан только документ «Реализация товаров и услуг», тогда при выборе этого действия документ «Реализация товаров и услуг» не будет перезаписываться, но последующие документы (Счет-фактура, Транспортная накладная, Товарно-транспортная накладная ЕГАИС) будут созданы, при условии корректного ввода информации.
Перезаполнены
При выборе данного варианта ранее созданные документы будут перезаписаны и обновлены новыми данными. Это значит, что, если в документах были указаны устаревшие или некорректные данные, они будут заменены актуальной информацией. Этот вариант подходит, если необходимо внести изменения и убедиться, что все данные актуальны. Также, если пакет документов был создан не полностью, например, в цепочке документов создан только документ «Реализация товаров и услуг», тогда при выборе этого действия документ «Реализация товаров и услуг» будет перезаписываться, а последующие документы (Счет-фактура, Транспортная накладная, Товарно-транспортная накладная ЕГАИС) будут созданы, при условии корректного ввода информации.
Отмена
При выборе данного варианта пользователь может отменить текущее действие и вернуться на предыдущий шаг. Все изменения и обновления, которые были предприняты, будут автоматически отменены, и система останется в своем прежнем состоянии. Это вариант подходит для случаев, когда пользователь передумал или понял, что изменения не нужны.
Описанные варианты дают пользователю гибкость в управлении документами и позволяют адаптироваться к любым изменениям в процессе работы с программным продуктом.
Пример с командой «Пропущены»
В нашем примере выберем команду «Пропущены». Запускается процесс создания отгрузочных документов. При этом создание документов происходит в фоновом режиме, что дает возможность пользователю работать в системе, не дожидаясь завершения процесса создания документов. Пользователь в этот момент может формировать отчеты, просматривать уже существующие документы, анализировать данные и выполнять другие операции в системе. Данное решение позволяет эффективно использовать рабочее время персонала, оптимизировать рабочий процесс, уменьшить простои и в целом обеспечить более высокую продуктивность сотрудников компании.
После того как процесс создания отгрузочных документов завершится, в АРМ выводится окно с информацией о результате создания документов. В данном окне отображаются созданные документы отгрузки. Если какой-либо документ не создался, данная информация также отображается в окне с результатами и с описанием ошибки. Это помогает пользователям оперативно реагировать на возникшие проблемы и предпринимать необходимые дальнейшие действия по устранению ошибок.
Будь то внесение исправлений в данные, повторный запуск процесса или обращение за дополнительной поддержкой, система предоставляет все необходимые инструменты для эффективного решения возникающих вопросов. Это позволяет тщательно контролировать процесс и способствует более быстрой и продуктивной работе.
В АРМ созданные документы отображаются следующим образом:
Аналогичная команда «Оформить документы отгрузки» размещена в документе «Задание на перевозку». Это также дает возможность пользователю быстро оформить документы, если документ у него уже открыт.
Печать комплектов документов для отгрузки
Через интерфейс АРМ предоставляется возможность распечатывать комплект документов для отгрузки и просматривать, по каким документам не прошла печать на принтер.
Этот функционал просматривается в колонке «Комплект распечатан».
Рассмотрим пример для печати сразу нескольких документов отгрузки:
Выделяем нужные строки в табличной части «Комплект отгрузочных документов», по которым необходимо распечатать документы, и нажимаем кнопку «Печать».
В колонке «Комплект распечатан» отмечаются галочкой те строки, по которым прошла печать документов. Это позволяет менеджеру массово распечатывать комплекты документов для нескольких документов отгрузки и понимать в случае сбоя системы, по каким документам необходимо допечатать комплект печатных форм.
Таким образом, рабочее место по управлению отгрузками в программе 1С:ERP УХ позволяет оптимизировать рабочие бизнес-процессы компании и обеспечить ряд преимуществ.
Во-первых, повышается скорость обработки отгрузок. Значит, увеличивается удовлетворенность клиентов, что обеспечивает рост лояльности и доли повторных покупок.
Во-вторых, оптимизация бизнес-процесса и работа с информацией в одном месте позволяет сократить количество вводимых ошибок пользователей. За счет уменьшения числа ошибок происходит снижение издержек — затрат на исправление и возвраты, что положительно сказывается на общей рентабельности компании.
В-третьих, компания, которая быстрее отгружает готовую продукцию, может больше ее производить, и, следовательно, больше продавать и получать большую прибыль. В результате финансовые показатели компании улучшаются.
Таким образом, автоматизация процессов управления отгрузками не только ускоряет работу компании, но делает её более прибыльной и конкурентоспособной на рынке и способствует устойчивому развитию бизнеса в долгосрочной перспективе.
