Сроки внедрения 1C:ERP

Внедрение 1С:ERP – это комплексный проект, требующий тщательной подготовки. В этой статье рассмотрим этапы внедрения 1С:ERP, опираясь на практику экспертов «КомЛайн».

Сроки на комплексном проекте

Проект состоит из пяти этапов: обследование, моделирование, разработка и настройка, опытная и промышленная эксплуатация. При оценке длительности выполнения проекта бизнес должен учитывать риски, которые могут возрасти, если не уделить достаточного внимания проекту.

Этап подготовки к проекту

На этом этапе закладывается фундамент проекта.

1. Формирование команды проекта.

Первый шаг — создание рабочей группы, в которую войдут представители как со стороны исполнителя, так и со стороны бизнеса. В эту группу входят ключевые специалисты, способные принимать решения и влиять на ход проекта.

2. Составление плана-графика.

План-график отражает этапы и сроки выполнения задач.

При составлении плана-графика учитываются отпуска и другие заранее запланированные мероприятия, чтобы минимизировать простои и обеспечить бесперебойную работу над проектом.

3. Разработка документации.

Оформляется устав проекта, в котором будут зафиксированы цели, задачи, сроки и распределены ответственные.

Приказ о старте проекта информирует коллектив о начале проекта и необходимости участия.

4. Мотивация.

Мотивация пользователей – это залог вовлеченности и продуктивной работы.

Способы мотивации различаются: денежные бонусы, обучение, карьерный рост.

Важно, чтобы каждый член коллектива понимал роль в проекте. Инвестирование ресурсов в подготовку проекта на начальном этапе оптимизирует его ход, помогает избежать ошибок и минимизировать риски.

Обследование

Второй этап внедрения 1С:ERP – это анализ требований, или обследование. Его цель — описать текущие бизнес-процессы предприятия AS IS («Как есть»).

На этом этапе проводятся постоянные встречи, организация которых напрямую влияет на длительность проекта. Бизнесу рекомендуется заранее подготовить вопросы для анкетирования, чтобы избежать пустых разговоров, требующих повторных встреч.

Обе стороны готовятся заранее к встречам: интеграторы приходят с четко сформулированными вопросами, бизнес – с материалами и заранее сформулированными потребностями.

Регламент оптимизирует время и повысит результативность встреч. Перед встречей определяется:

• Формат встреч: очный или онлайн

• Место проведения

• Продолжительность

• Повестка дня

Лучше вести встречи под запись и с протоколом.

Помимо основных встреч, проводятся статус-встречи, на которых интегратор и бизнес обсуждают оставшиеся бизнес-процессы, требующие автоматизации.

На этом этапе эксперты «КомЛайн» разрабатывают и согласовывают с бизнесом документ «Отчет об обследовании». Рекомендуется проводить согласование блоками: каждый отдел подписывает ту часть отчета, которая касается его блока задач. Это позволит экономить время и получать более точную обратную связь.

Обследование занимает 2-5 недель.

Моделирование

Этап моделирования включает в себя:

• Сбор требований к бизнес-процессам TO BE («Как должно быть») компании для определения необходимых кастомизаций.

• Демонстрация решений: интегратор наглядно представляет варианты реализации требований, используя функционал 1С:ERP.

• Формирование концепции доработок: на основе полученной информации разрабатывается детальная концепция, соответствующая нуждам предприятия.

Этап моделирования длится 4-10 недель.

Стадия разработки и настройки системы

На этой стадии:

• Проводится настройка и кастомизация типовой конфигурации в соответствии с требованиями предприятия.

• Осуществляется интеграция 1С с другими системами.

• Проводится тестирование системы.

• Дорабатываются выявленные несовершенства.

Ключевым этапом при установке программного продукта 1С является настройка системы 1C:ERP, которая адаптирует продукт под индивидуальные особенности предприятия. Важно начать с определения необходимых функциональных возможностей для предприятия и соответствующей настройки системы. Необходимо учитывать принципы модульности и гибкости при настройке, чтобы легко адаптировать конфигурацию системы в будущем в случае изменения бизнес-потребностей. Также важно настроить процессы взаимодействия с внешними системами, такими как банковские сервисы или складской учет. Перед переходом на новую систему управления необходимо провести тестирование настроенной системы для обеспечения ее эффективной работы.

Данная стадия длится от 4 до 20 недель в зависимости от требований.

Опытная эксплуатация

Это обязательный этап внедрения 1С:ERP, на котором выявляются и исправляются оставшиеся ошибки системы перед ее переходом в промышленную эксплуатацию.

Этап занимает от 8 до 12 недель.

В этот период:

• Система на базе 1С используется в пилотном режиме на определенном круге лиц и ограниченном объеме данных (используется порядка 30% данных).

• Проводится тестирование системы в рабочих условиях.

• Обучаются пользователи.

Опытная эксплуатация позволяет:

• Убедиться в работоспособности системы в реальных условиях.

• Определить возможные проблемы и найти пути их решения.

• Обучить использованию новой системы.

• Подготовить персонал к переходу на новую систему управления.

По итогам заказчик принимает решение о переходе системы 1С в промышленную эксплуатацию.

Один из аспектов опытной эксплуатации — обучение ключевых пользователей. Объяснение базовых принципов функционирования 1С:ERP и постепенное обучение работе в 1С повышает вовлеченность сотрудников, обеспечивает плавный переход и снижает риски возникновения сложностей.

Промышленная эксплуатация

Эта стадия длится от 2 до 3 месяцев. Здесь начинается работа в реальных условиях. С момента запуска новой системы сотрудники заказчика работают исключительно с ней и полностью интегрируют ее в свои повседневные задачи. В течение первых недель после внедрения специалисты «КомЛайн» обеспечивают круглосуточную поддержку пользователей, фокусируясь на ключевых бизнес-процессах, таких как производство и отгрузка. Одновременно с этим дорабатывается недостающий некритичный функционал. На этом этапе интегратор передает компании все необходимые инструкции, информацию о продукте и обновлениях.

Техническая поддержка

Техническая поддержка – это неотъемлемая часть перехода на 1С:ERP, которая обеспечивает бесперебойное функционирование системы в течение всего периода ее эксплуатации.

Техническая поддержка 1С:ERP обычно строится на двух уровнях:

• Первая линия поддержки: Решение типовых вопросов пользователей, связанных с функционалом системы. Эту функцию могут выполнять как сотрудники предприятия, так и специалисты интегратора.

• Вторая линия поддержки: Анализ и решение сложных проблем, требующих глубоких знаний системы и бизнес-процессов. Вторая линия поддержки, как правило, предоставляется специалистами интегратора или центром компетенций.

Организовать техническую поддержку можно несколькими способами:

• Центр компетенций заказчика. Формирование собственного подразделения, ответственного за поддержку системы. Такой подход позволяет глубоко интегрировать поддержку в бизнес-процессы предприятия, но требует значительных инвестиций в обучение и развитие специалистов.

• Поддержка интегратора. Команда интегратора продолжает обслуживать систему после завершения проекта, предоставляя первую и вторую линии поддержки. Это оптимальный вариант для предприятий, не желающих или не имеющих ресурсов на создание собственного центра компетенций.

• Комбинированный подход. Сочетание собственных специалистов и услуг сторонних организаций. Например, первая линия поддержки может быть организована силами сотрудников предприятия, а вторая – силами интегратора или специализированной компании. Именно такой вариант команда «КомЛайн» считает оптимальным для бизнеса.

В рамках технической поддержки:

• Корректируются недостатки в системе.

• Проводится доработка системы в соответствии с меняющимися требованиями.

• Оказывается консультационная поддержка.

• Проводятся обновления.

Сроки каждого этапа зависят от следующих факторов:

• Масштаб проекта: чем больше компания, тем больше времени потребуется.

• Сложность бизнес-процессов: может увеличить длительность автоматизации

• Уровень подготовки: чем выше уровень квалификации сотрудников, тем быстрее они осваивают систему.

• Бюджет проекта: от бюджета проекта зависит количество экспертов со стороны интегратора, а также возможности по кастомизации 1С.

Комплексное внедрение занимает от 6 месяцев до 2 лет.

Сроки при поочередном запуске подсистем

Подобное внедрение 1С:ERP подразумевает автоматизацию бизнес-процессов поэтапно. Например, сначала запускаются подсистемы производства, регучета, управление складами и управление закупками, а второй очередью — подсистема продаж. При этом первые подсистемы можно автоматизировать и за 4-6 месяцев.

Преимущества:

• Меньшие первоначальные инвестиции. На первом этапе автоматизируются только критичные бизнес-процессы, что требует меньших затрат.

• Быстрое получение результатов. Автоматизация отдельных модулей дает возможность быстро увидеть эффект перехода в 1C:ERP.

• Снижение рисков. Лучше всего вводить систему в промышленную эксплуатацию с 1 января, т.к. завершается отчетный период. Однако если не удается перевести систему в промышленную эксплуатацию 1 января, возможен поэтапный запуск. Также возможно снизить риски при изменении бизнес-процессов уже в ходе опытной эксплуатации: сперва запускаются системы, не требующие изменений, а затем те, где процессы изменились уже в ходе проекта.

Однако такой вид внедрения имеет и недостатки:

• Более высокая стоимость в долгосрочной перспективе. Поэтапное внедрение, как правило, обходится дороже, так как приходится несколько раз дорабатывать 1С:ERP.

• Сложность интеграции. При подобном внедрении могут возникнуть сложности с интеграцией разных модулей.

Команда «КомЛайн» поможет оценить сроки внедрения 1С:ERP для вашего бизнеса в зависимости от ваших целей, масштаба и существующих бизнес-процессов. Если вам необходима консультация специалистов, заполните, пожалуйста, форму для связи.