Ежедневно бизнес сталкивается с турбулентностью. Цепочки поставок находятся под давлением и рушатся. В ответ на это производители вынуждены накапливать ресурсы и создавать страховые запасы, чтобы защититься от остановки производства, наблюдается рост дефицитных товаров и сырья, растут транспортные расходы. Управление складскими запасами стало стратегическими фактором выживания и роста бизнеса.
Условия меняются, привычные схемы управления уже не тянут — приходится искать то, что реально работает.
Раздел 1. Две крайности, которые делают бизнес менее управляемым
Классические методы управления запасами в Excel или использование разрозненных учетных систем, например, 1С: Бухгалтерия 3.0 и WMS-система, приводят к таким крайностям, как:
1. Дефицит ходовых позиций товаров или сырья
Запасы заканчиваются, а новые поставки еще не заказаны, в результате производственные цеха простаивают, и клиент уходит к конкурентам – это упущенная выручка.
Современная система управления запасами должна обеспечивать не менее 98% потребностей в срок, при этом реагировать на изменение рынка в реальном времени. Специалисту в ручном режиме добиться такой эффективности невозможно.
2. Избыток неликвидов на складах
Склад забит невостребованным сырьем и товарами, деньги заморожены в стеллажах и обесцениваются под давлением инфляции и сокращения сроков годности сырья. При этом удельный вес затрат на хранение, страхование и логистику в стоимости сырья и товаров ежедневно растет. Это замороженный капитал, который не работает на бизнес.
Проблема усугубляется из-за непредсказуемых скачков спроса на продукцию. Предугадать, какое именно сырье и в каком объеме понадобится завтра, с помощью учетных систем и Excel невозможно. Решения, принятые интуитивно, по закупкам сырья, будут ошибочны.
Разрыв между реальными бизнес-процессами формирования складских запасов и инструментарием учетных систем непрерывно расширяется. Ручные методы управления складскими запасами ведут к дефициту или излишкам. В такой ситуации сблизить бизнес-процессы и управление помогает 1С:ERP.
Раздел 2. Самостоятельная экспресс-диагностика текущей системы управления
Проверьте, с помощью вопросов для самодиагностики, где ваша система управления складскими запасами неадекватна реальным бизнес-процессам.
- Учет запасов ведется в единой цифровой системе?
- В системе нет дублей в справочниках номенклатуры, контрагентов?
- Информация о сроках годности серий, партий сырья регулярно обновляется в системе?
- Регулярно проводится ABC/XYZ анализ ассортимента сырья и для каждой группы определены свои стратегии управления?
- Установлены правила для нормирования страхового запаса для всех групп сырья?
- Закупки осуществляются на основе планов и прогнозов?
- Прогнозы продаж и потребления строятся на основе статистических данных системы и планов производства?
- Данные о движении ТМЦ вносятся в момент операции, а не постфактум?
- Данные о запасах доступны руководству в режиме реального времени?
- Вы рассчитываете затраты на хранение запасов и знаете их норматив?
P.S. Задайте себе основной вопрос: ваша система позволяет предвидеть, планировать и управлять запасами или она только фиксирует то, что уже случилось?
Если вы на все вопросы ответили «Да», поздравляем – ваша система управления идеальна.
Пункты, по которым вы ответили «Нет» – это та область, где ваша текущая система не управляет, а только наблюдает.
После ответа на эти вопросы, появляется понимание, необходимости развития системы управления запасами. Наиболее востребованный продукт на российском рынке — 1С:ERP. Это не просто программа для ввода и учёта документов, а методология управления, встроенная в систему.
Раздел 3. Почему система 1С:ERP становится необходимостью
В отличие от разрозненных систем Excel, 1С: Бухгалтерия или устаревших 1С:УПП, 1С:ERP обеспечивает принципиально иной уровень управления за счет сквозной интеграции всех бизнес-процессов, единого информационного пространства и перехода от разрозненного учета к прогнозированию и точному планированию ресурсов в режиме реального времени.
Чем 1C:ERP отличается от разрозненных или устаревших систем?
| Область управления | 1С:ERP | Разрозненные или устаревшие системы |
| Данные | Единое информационное пространство | Фрагментированы по разным базам или файлам |
| Правила | Система хранит правила и контролирует их выполнение | Зависят от конкретного сотрудника |
| Процессы | Сквозные бизнес-процессы – действия в одной подсистеме автоматически влияют на другие подсистемы | Разорванные цепочки бизнес-процессов |
| Связи | Автоматическая синхронизация между планированием, закупками и складом | Ручная синхронизация |
| Функции | Управляет тем, что должно произойти | Учет уже свершившихся событий |
Именно поэтому ERP-система становится необходимостью, а не дорогой программой для крупных предприятий. В мире, где изменения стали нормой, выигрывает не тот, кто быстрее всех реагирует, а тот, кто может предвидеть и управлять.
1С:ERP дает вам эту способность — она связывает прогнозы, закупки и склад в единую работающую систему. Это не про автоматизацию учета, а про управление будущим вашего бизнеса.
Первый шаг к этому будущему – разобраться, как система автоматизирует прогнозирование и убирает интуитивные решения.
Раздел 4. Как управление складскими запасами работает в 1С:ERP
В 1С:ERP реализован полный цикл планирования: План продаж – План производства – План закупок – Заказы поставщикам.
Потребности в номенклатуре автоматически формируются из двух источников посредством математической модели:
- Оперативные потребности – подсистема продажи, склад, производство. Оперативные потребности возникают, когда складские остатки снижаются ниже норматива или когда заказы клиентов не обеспечиваются текущими остатками.
В 1С:ERP прогнозы продаж служат отправной точкой для составления взаимосвязанных планов продаж, закупок и производства. Так выстраивается цепочка управления: Прогноз продаж – План закупок – Автоматизированное пополнение запасов – Учет поставок. Система работает как единый организм.
Контур планирования является источником данных для пополнения запасов. Механизм 1С:ERP автоматически формирует заказы поставщикам, на производство и на перемещение. При этом система, помимо учета плановых потребностей, сформированных отдельными документами, учитывает потребности по страховому запасу (min-max).
Итоговый результат работы этого механизма выражается в наличии сырья на складе в тот момент, когда оно требуется для производства, не допуская дефицитов или излишков. Система управляет запасами, а пользователи системы могут выполнять стратегические задачи.
Заключение
Динамика изменений в мире требует использования автоматизированных систем управления. Управление процессами формирования запасов на основе анализа данных из разрозненных учетных систем или интуиции больше не работает.
Разорванные логистические маршруты, инфляция и переменный спрос требуют выверенных и обоснованных решений. Выигрывает тот, кто может управлять своими запасами и хранить на складах столько, сколько нужно. ERP-система дает для этого все необходимые инструменты.
1С:ERP — это автоматизированная система управления, которая выполняет работу по планированию, прогнозированию и пополнению запасов, а управленцы и операторы задают правила и цели системы, а система управляет процессом.
При этом, переход к системному управлению запасами дает измеримый финансовый результат для топ-менеджмента и собственников. Запасы снижаются, оборачиваемость растет, живые деньги переходят со склада на банковский счет.
