Как подготовиться к автоматизации планирования в 1С:ERP?

В предыдущей статье блога мы рассмотрели, зачем предприятию нужно планирование. В этом материале мы постараемся разобраться, как подготовиться к внедрению подсистемы планирования в конфигурации 1С:ERP, какие возможны сложности, и как их преодолеть.

Этапы внедрения подсистемы планирования
Сложности при внедрении планирования и решения

Этапы внедрения подсистемы планирования

Для успешной автоматизации планирования в 1С:ERP мы рекомендуем выполнить следующие шаги.

1. Анализ бизнес-процессов

Проанализируйте, как проходит планирование в вашей компании. Определите, какие аспекты нужно улучшить и/или автоматизировать. Проведите ревизию бизнес-процессов, связанных с планированием операционной деятельности, введите регламенты.

Для анализа используйте различные инструменты (Flowchart, BPMN, BPMS и пр). На проектах специалисты «КомЛайн» чаще всего применяют нотацию BPMN 2.0, в которой отображают процессы AS IS и TO BE.

Схемы помогают детально изучить и понять, как функционирует компания, позволяют идентифицировать узкие места, определить потенциальные улучшения и оптимизировать процессы перед внедрением новой системы.

Графическое представление схем делает процессы более понятными для всех участников, что способствует лучшему взаимопониманию и согласованности действий.

На этом этапе критически важно собрать команду из ключевых подразделений: производства (мастера участков, технологи), закупок, продаж, склада, планово-экономического отдела. Их практический опыт работы с заказами, оборудованием, материалами и графиками смен поможет выявить реальные сценарии и узкие места, которые не видны на верхнем уровне. Например, как учитывается время переналадки станков при планировании выпуска партий разных изделий, как отслеживается наличие полуфабрикатов для сборки.  

Рис. Схема бизнес-процесса TO BE в нотации BPMN 2.0 - Годовое планирование

2. Анализ требований

Выберите задачи, которые хотите решить с помощью модуля планирования. Сформулируйте требования к системе с учетом специфики и потребностей компании. Они могут включать в себя функциональные возможности, интеграцию с другими программами, требования к отчетности и т.д.

Здесь снова выручают схемы бизнес-процессов, которые являются основой для проектирования системы планирования в 1С ЕРП. Применение их помогает разработать структуру, определить взаимосвязи между различными модулями и функциями, а также создать логику работы.

На основе схем можно выделить ключевые требования к системе планирования. Понимание того, какие шаги и операции выполняются в рамках процессов, дает возможность определить необходимый функционал для успешного внедрения модуля.

Конкретизируйте требования по видам планов и их детализации: нужны ли суточные графики выпуска по конкретным рабочим центрам и сменам? Требуется ли месячный план производства с учетом разбивки по основным номенклатурным группам? Какие отчеты по исполнению планов и отклонениям нужны руководителю производства, директору и отделу продаж? Как будет контролироваться потребность в материалах и их своевременное поступление?

3. Регламентация методологии планирования

Согласуйте внутри компании методологию планирования, которую хотите перенести на внедряемую информационную систему.

Специалисты «КомЛайн» часто сталкиваются с тем, что ключевые сотрудники, работающие порой не один год на одном заводе, составляют планы, основываясь на своем экспертном мнении. Такая схема бывает вполне рабочей на протяжении долгого периода, пока ценный сотрудник не уйдет в декрет, на пенсию или уволится. Автоматизировать подобные процессы чаще всего не представляется возможным, потому что планирование по факту интуитивное, со значимой долей погрешности.

Поэтому очень важно инициировать проект с утвержденной и согласованной методологией планирования.

Существует несколько методов планирования, но на практике организации пользуются их симбиозом, используя из каждого метода наиболее ценные для конкретных задач артефакты. Например, у балансового метода — обоснованность расчетов и взаимную связь между показателями, у опытно-статистического метода — информацию прошлых периодов для выявления трендов и построения прогнозов, у нормативного метода — обоснования для технико-экономических расчетов.

В зависимости от выбранной нотации схемы помогают описать взаимосвязь данных, входящие и исходящие потоки, визуализировать выбранную методологию планирования.

Документально зафиксируйте ключевые принципы и расчеты. Важно знать и видеть, как точно определяется потребность в сырье и комплектующих (MRP), какие источники данных и в каком объеме учитываются, по каким правилам и алгоритмам строится основной производственный график (MPS). Нельзя упускать, как обрабатываются срочные заказы клиентов, какие есть механизмы оперативного перепланирования, как учитываются ограничения по мощностям оборудования, рабочему времени, технологическим нормативам (например, время на переналадку, сушку, пролеживание между операциями). Пропишите сценарии для типовых и нештатных ситуаций.

4. Выбор модулей

Изучите различные варианты подсистем планирования, доступных для 1С:ERP, и выберите наиболее подходящее решение для компании. В этом вам поможет интегратор с квалифицированными специалистами, которые специализируются на внедрениях планирования и бюджетирования.

Специалисты интегратора в соответствии с заявленными требованиями и выбранной методологией планирования смоделируют бизнес-процессы и продемонстрируют непосредственно на инструментах системы функционал, который подходит именно вашему предприятию. Кроме того, они зафиксируют GAPы и/или предложат обход функциональных разрывов типовыми средствами.

Затем вы совместно выберете варианты составления номенклатурных планов с использованием инструментов бюджетирования или без, а также определитесь, понадобятся ли вам такие инструменты как плановая калькуляция и диспетчирование этапов производства. 

Оцените необходимость и эффективность расширенных возможностей для вашего производства:

• нужен ли APS (Advanced Planning and Scheduling) для построения точного почасового/поминутного расписания загрузки рабочих центров с учетом всех технологических ограничений, приоритетов заказов и доступности материалов?

• требуется ли глубокая детализация учета ресурсов (конкретные станки, оснастка, бригады, сотрудники определенной квалификации)? Учтите количество объектов учета.

• сравните функционал на практических примерах (кейсах, описанных, например, в статьях), максимально приближенных к вашим производственным задачам.

5. Настройка системы

Подготовьте ЕРП к запуску блока планирования. Необходимо настроить параметры системы в соответствии с выявленными требованиями, создать необходимые справочники и установить дополнительные модули.

Этот шаг требует особой тщательности при работе с нормативно-справочной информацией (НСИ). Обратите внимание на следующие моменты:

• полнота и точность справочников номенклатуры (готовые изделия, полуфабрикаты, материалы, комплектующие) с необходимыми характеристиками (размер, цвет, марка и т.д.)

• актуальные спецификации (состав) всех изделий и полуфабрикатов, включая нормы в статьях расходов — это база для расчета потребности

• детальные технологические маршруты с последовательностью операций, нормами времени на каждую операцию, рабочими центрами и требованиями к оснастке

• настройка рабочих центров (станки, линии, участки) с их календарями доступности (учитывая смены, выходные, планово-предупредительные ремонты), производительностью и допустимыми операциями

• указание источников и ответственных за актуальность каждого вида информации — ошибки или пропуски в НСИ приведут к некорректным планам, дефицитам или простоям на производстве.

6. Обучение сотрудников

Обучите персонал, который будет работать с новым блоком планирования. Убедитесь, что все понимают принципы работы и могут эффективно пользоваться инструментом.

При обучении схемы бизнес-процессов помогают пользователям быстрее освоиться, понять логику работы и четко представить, как новый модуль вписывается в текущие рабочие процессы.

Разработайте практические сценарии обучения для каждой роли:

• как плановику сформировать и скорректировать недельный/месячный план производства на основе продаж и мощностей

• как мастеру цеха или начальнику участка контролировать исполнение сменного задания, отражать простои, запускать перепланирование при отклонениях

• как сотруднику склада точно отражать движение материалов (приход, отпуск в производство, возвраты), что является критичным для расчета потребности

• как менеджеру по закупкам работать с автоматически сформированными заявками на материалы, отслеживать их выполнение поставщиками

• как руководителям анализировать отчеты по загрузке оборудования, выполнению планов, отклонениям по срокам и себестоимости.

Сфокусируйте обучение на решении конкретных ежедневных задач пользователя.

7. Тестирование

Прежде чем начать полноценное внедрение, проведите тестирование. Убедитесь, что все процессы работают корректно и соответствуют требованиям предприятия.

Проведите углубленное тестирование на реальных данных, смоделировав критичные сценарии:

• как система рассчитает потребность в материалах для нового крупного заказа клиентов, учитывая текущие остатки и заказанные, но еще не прибывшие поставки?

• как отразится срочный заказ клиентов на существующем графике производства? Пересчитается ли автоматически потребность и загрузка оборудования?

• как обрабатывается ситуация дефицита ключевого материала – какие варианты перепланирования предлагает система?

• насколько точны отчеты по прогрессу выполнения заказов, загрузке рабочих центров, отклонениям плановой и фактической себестоимости?

В ходе тестирования мы снова обращаемся к схемам, которые используются для проверки корректности работы. Они позволяют убедиться, что система работает согласно заданным процессам, и выявить возможные проблемы или несоответствия.

8. План внедрения

Разработайте план внедрения планирования, определите этапы и сроки реализации проекта. Контролируйте его выполнение.

Детализируйте план, указав:

• конкретных ответственных лиц из команды предприятия и интегратора за каждый этап и задачу.

• точки контроля и критерии завершения этапов (например, «Справочники НСИ заполнены и прошли аудит», «Пользователи обучены и подтвердили понимание основных сценариев»).

• измеримые метрики успеха для всего проекта: сокращение времени на формирование планов на Х%, снижение количества срывов сроков из-за дефицита материалов на Y%, увеличение точности прогнозов сроков отгрузки для клиентов на Z%.

• резервы времени на доработки по итогам тестирования.

9. Запуск и сопровождение

После успешного тестирования выполните запуск модуля планирования. Обеспечьте поддержку пользователей и регулярное обновление для оптимизации работы.

Использование графических нотаций способствует более эффективному и успешному процессу внедрения, а также повышает шансы на достижение поставленных целей и улучшение бизнес-процессов компании.

После запуска схемы бизнес-процессов полезны для мониторинга и контроля, а также для выявления возможных проблем или улучшений.

Важно:

• демонстрируйте первые положительные результаты (например, сокращение времени на согласование графика, устранение «узких мест» в обеспечении материалами) для поддержки мотивации сотрудников и руководства.

• собирайте обратную связь от пользователей для точной настройки и оптимизации процессов при масштабировании.

• организуйте пост-проектное сопровождение для оперативного решения вопросов, дополнительного обучения и тонкой настройки под меняющиеся потребности.

Каждый шаг требует внимания к деталям и сотрудничества между различными подразделениями компании. Пройти их вы можете как собственными силами, так и силами специалистов интегратора. Ограничениями в данном вопросе могут служить загруженность и компетенции собственных специалистов, а также бюджетные рамки проекта.

Наш опыт свидетельствует о том, что проекты с участием внешних специалистов, специализирующихся на внедрениях профильных продуктов, проходят быстрее, успешнее, менее болезненно для штатных сотрудников, а порой и дешевле, за счет наработанной практики.

Сложности при внедрении планирования и решения

При автоматизации планирования в 1С ЕРП могут возникнуть различные проблемы, характерные для любого проекта автоматизации.

1. Сопротивление изменениям

Часто персонал сопротивляется изменениям в процессах планирования из-за страха перед неизвестным, потерей привычного рабочего порядка, дополнительной нагрузке.

Обычно эту проблему можно решить с помощью внутренней мотивации, дополнительным поощрением за участие в проекте автоматизации, грамотно используемых инструментов гейминга.

Важно вовлекать ключевых пользователей (плановиков, мастеров, кладовщиков, менеджеров по продажам и закупкам, технологов и финансистов) с самого начала проекта – на этапе анализа AS IS и проектирования TO BE. Когда люди чувствуют свою причастность к созданию нового процесса, видят, как их экспертные знания учтены, сопротивление снижается.

Наглядная демонстрация того, как модуль упростит их рутинную работу, например, автоматический расчет вместо ручных таблиц, также крайне эффективна.

2. Нехватка квалифицированных специалистов

Недостаток опытных специалистов, способных работать с новой системой, может замедлить процесс внедрения. Недостаточное обучение сотрудников часто приводит к ее неправильному функционированию и отсутствию результатов, ради которых инициируется проект. Чтобы добавленные возможности использовались эффективно, обучение должно стать одним из приоритетов.

Для эффективной работы при переходе на новый программный продукт необходимо повышать профессиональный уровень персонала. Будет это обучение на профильных курсах в учебных центрах, групповые занятия в офисе с преподавателем или обучение силами консультантов интегратора непосредственно на внедряемом функционале — это лишь вопрос бюджета в статье расходов на проект и готовности руководства и самих сотрудников вкладываться в повышение компетенций.

3. Интеграция с существующими системами

Проблемы случаются при интеграции новой подсистемы планирования с уже существующими системами управления предприятием. Подсистема планирования должна быть интегрирована с другими модулями ERP (например, управление складом, производство), а это требует дополнительной настройки и тестирования.

Ключевые технические сценарии для 1С:ERP: для начала тщательно проработайте логику взаимодействия модулей внутри системы и интеграцию с внешними решениями. Это основа стабильной работы планирования.

Приоритетные технические сценарии в 1С:ERP включают:

• автоматизацию формирования заявок: как производственный план в модуле планирования 1С:ERP инициирует создание заявок на материалы для склада и закупок?

• обратную связь для контроля: как фактические данные (движение ТМЦ, выпуск продукции, простои оборудования) из учетных модулей 1С:ERP автоматически обновляют планы для анализа исполнения и оперативного перепланирования?

• запуск планирования от заказов: как информация о новых заказах клиентов (из подсистемы продаж 1С:ERP или внешней CRM) автоматически запускает пересчет производственной программы?

Для интеграции с внешними системами четко определите форматы данных, частоту обновлений (онлайн/пакеты), точки стыковки и ответственных. Все технические сценарии — и внутренние для ERP, и внешние — обязательно протестируйте на реальных объемах данных до запуска.

4. Изменение бизнес-процессов

Чтобы эффективно использовать возможности и инструменты, вероятно, потребуется корректировка текущих бизнес-процессов под новый функционал. На практике далеко не все готовы пересматривать сложившиеся традиции ради комплексных профитов новой программы.

5. Неправильная настройка

Чтобы эффективно использовать возможности и инструменты, вероятно, потребуется корректировка текущих бизнес-процессов под новый функционал. На практике далеко не все готовы пересматривать сложившиеся традиции ради комплексных профитов новой системы.

6. Сложность настройки параметров

Планирование требует настройки большого количества параметров и правил, что является трудоемким процессом.

Это вопрос выбранной методологии: бывает, что заказчик выбирает максимально подробное планирование, которое, возможно, и обеспечит 99% попадание, но трудозатраты на запуск, а самое главное — на дальнейшую ежедневную работу с таким функционалом, будут не оправданы.

Здесь необходимо соблюсти золотую середину и разработать/внедрить модель планирования, которая позволяет работать бизнесу максимально эффективно, но не отвлекает все ресурсы на подготовку планов.

7. Качество данных

Если сведения, используемые в процессе планирования, недостоверные или несогласованные, это может привести к ошибочным прогнозам и решениям. Для точного прогнозирования и планирования требуется качественная и актуальная информация.

При регламентировании бизнес-процессов, связанных с планированием, методологии, необходимо определить ответственных, которые будут предоставлять фактические данные, требуемую информацию, утверждать планы, а также сроки предоставления информации. Необходимо, чтобы исполнители четко понимали, какие документы, отчеты они должны заполнить, отразить в системе, и в какие сроки.

Организуйте регулярные процедуры контроля (аудита) данных:

• сверка остатков материалов на складе с системными данными.

• контроль соответствия фактического расхода материалов утвержденным нормам в спецификациях.

• проверка актуальности технологических маршрутов и норм времени.

• мониторинг своевременности отражения хозяйственных операций (приемка, перемещение, списание, выпуск).

Назначьте ответственных за актуальность каждого справочника и точку ввода каждого типа данных. Некорректные исходные данные делают бессмысленной даже самую совершенную систему планирования.

8. Бюджет и сроки

Недооценка бюджета и времени, необходимых для внедрения подсистемы планирования, может привести к финансовым и временным затратам выше запланированных.

Здесь для оценки срока и бюджетов будет полезным проектный опыт интегратора.

Учитывайте в бюджете и сроках все затраты:

• услуги интегратора (предпроектное обследование, настройка, доработки, обучение, сопровождение).

• внутренние ресурсы предприятия (время ключевых пользователей и руководителей на проекте - часто 20-50% их рабочего времени).

• аппаратные ресурсы (серверы, сети, резервное копирование), особенно если расчеты требуют большой мощности.

• резерв на непредвиденные доработки и корректировки.

9. Отсутствие поддержки руководства

Если руководство компании не поддерживает внедрение новой системы планирования, это может привести в лучшем случае к трудностям в процессе изменений, а скорее всего сделает проект невыполнимым. Поддержка руководства нужна на каждом этапе.

10. Требования к вычислительным ресурсам

Подсистема планирования может быть ресурсоемкой, особенно при работе с большим объемом данных. Это требует оценки и обеспечения достаточных вычислительных мощностей, а, как следствие, дополнительных инвестиций в основные средства предприятия.

Особенно критична нагрузка при:

• сценарном планировании с большим числом переменных (бюджеты, прогнозы, модели «что если»).

• расчетах взаимосвязанных процессов (например, каскадное влияние планов продаж, закупок, производства и логистики).

• анализе данных за длительные периоды с детализацией по объектам (номенклатура, контрагенты, проекты, ЦФО). Учтите объем информации и количество расчетов.

Чтобы решить эту проблему, проведите нагрузочное тестирование на реальных данных до запуска. Это особенно важно для крупных предприятий с большим количеством данных.

11. Перманентное изменение бизнес-процессов заказчика 

В этом случае без волевого решения со стороны самого заказчика об удачной автоматизации не может быть и речи. Если методология по ходу постоянно меняется, появляются новые вводные, которые нельзя гибко заложить в настройки функционала, то стоит принять решение о замораживании методологии планирования, по крайней мере на время реализации проекта, и вернуться к доработкам и усовершенствованиям позже.

На одном из наших проектов из-за комплекса причин пришлось частично приостановить внедрение модуля планирования. Сыграли роль и высокое сопротивление ключевых пользователей, их внутренние страхи и опасения новой системы, увеличенная нагрузка на персонал в период основного внедрения, одновременно с которым планировалось вводить новые бизнес-процессы, и отсутствие поддержки со стороны руководства заказчика.

Четко зафиксируйте методологию и требования перед стартом настройки. Все новые идеи отправляйте в «Бэклог» — их рассмотрите после запуска подсистемы. Критичные для запуска изменения пропускайте только через формальный процесс с оценкой влияния на сроки и бюджет. Фокусируйтесь строго на измеримых целях и не меняйте правила игры в середине матча.

Для успешной автоматизации планирования важно учитывать эти проблемы заранее и разработать стратегию их решения, чтобы минимизировать возможные негативные последствия. Возможно, уже на старте стоит отказаться от автоматизации части блоков или заложить ее во вторую-третью очередь — когда напряжение основного проекта сойдет, можно будет перейти к усовершенствованию и внедрению новой функциональности без лишнего сопротивления.

Также нужно учитывать, что для каждой организации в разные моменты ее жизненного цикла формируются разные требования к планам, их точности, объему, периодичности. Поэтому порой бывает, что компания хочет внедрить и автоматизировать тот процесс, которым еще не готова пользоваться, он для нее избыточен, не информативен, или пока нет сотрудника, который бы драйвил и отвечал за данный процесс. Это именно тот случай, когда «лучшее — враг хорошего». Внедряйте то, что реально нужно вашему предприятию. Фокус на актуальных задачах и планах — залог положительного результата.