Автоматизация учета закупок и расчет цены молока-сырья в 1С:Молокопереработка MES

В статье рассказываем об автоматизации закупок сырья, расчете его стоимости и учете как в килограммах, так и в отраслевых единицах измерения, а также об учете стоимости доставки как собственным транспортом предприятия, так и поставщиком.

В предыдущей статье мы детально рассмотрели возможности автоматизации деятельности лаборатории приемки молочного сырья с помощью отраслевого решения «1С:Молокопеработка MES». Теперь перейдем к следующему важному аспекту работы молочного предприятия — автоматизации процесса закупок молочного сырья.

Задачи управления закупками
Прием поступившего сырья и фиксация данных о поставках
Расчет стоимости от качественных показателей
Учет стоимости доставки
Необходимые отчеты для службы приемки и отдела закупок
Заключение: чем поможет автоматизация закупок молока-сырья?

В мире молочных продуктов каждое решение имеет значение — начиная от выбора поставщиков и заканчивая размещением готового продукта на полке магазина. Однако мало кто задумывается о том, насколько важен процесс закупок молочного сырья на заводе. Это не просто вопрос количества литров или килограммов, это сложная система учета качества, стоимости и логистики.

Задачи управления закупками

В круг основных задач, которые должны решать отделы закупок и приемки молочного сырья, входят:

• Прием поступившего сырья на склад и документирование всех данных о поставках;

• Регистрация данных поставщика и выявление отклонений.

• Расчет стоимости сырья по каждому поставщику и факту поставки, сверка с поставщиками.

• Учет стоимости доставки

• Анализ поставок сырья: стоимости, количества и качества поступившего молочного сырья.

Без автоматизации этот процесс может занимать много времени и быть подверженным человеческим ошибкам. Вот лишь некоторые из проблем, с которыми сталкиваются сотрудники службы приемки и закупок:

• Ручной ввод данных может вызывать ошибки и задержки. Ошибки в расчетах могут привести к финансовым потерям. Длительные сроки обработки документов замедляют работу всего предприятия и недопустимы для скоропортящегося молочного сырья;

• Принятое сырье низкого качества может негативно повлиять на конечную продукцию, поскольку ручной контроль за качеством и безопасностью увеличивает риск выпуска некачественного товара;

• Процесс согласования цен и расчетов с поставщиками может быть долгим и трудоемким;

• Отсутствие прозрачной отчетности затрудняет прогнозирование и планирование закупок, а также принятие управленческих решений.

Современные программные решения для управления закупками молочного сырья, такие как «1С:Молокопереработка MES», решают эти проблемы. Среди их возможностей:

1. Оперативный анализ качества. Системы автоматизированного контроля качества позволяют мгновенно оценивать параметры каждой партии сырья и принимать решения о его использовании.

2. Регистрация поставок сырья. Отражение в системе учета данных о закупленном молочном сырье и данных поставщика и учет расхождений.

3. Оптимизация ценообразования. Система автоматически рассчитывает стоимость каждой поставки исходя из качественных характеристик и условий договора.

4. Учет затрат на доставку. Программное обеспечение учитывает все транспортные расходы, позволяя точно рассчитать себестоимость сырья.

5. Прозрачная отчетность. Все данные о закупках, качестве сырья и транспортных расходах хранятся в единой базе, что упрощает доступ к информации и облегчает процесс принятия решений.

6. Интеграция с другими системами. Автоматизация приемки позволяет получать данные со счетчиков при приемке сырья и передавать данные в бухгалтерию, вести складской учет сырья и передачу его в производство, обеспечивая полный цикл управления сырьем.

Детально рассмотрим, как решение «1С:Молокопереработка MES» поможет сотрудникам отдела закупок и подразделения приемки молочного сырья в их повседневной работе.

Процесс автоматизации приемки молочного сырья обеспечивается подсистемой Закупки.

Прием поступившего сырья и фиксация данных о поставках

Каждая партия сырья, полученного от поставщика, должна быть зафиксирована в учетной системе не только с указанием количества, но и с расчетом всех отраслевых единиц измерения (жиро- и белкокилограммы), а также зачетного веса. Для этого в решении «1С:Молокопереработка MES» предусмотрен документ Поступление сырья.

Этот документ оформляется для каждого поставщика по каждому факту поставки сырья на основании документа Лабораторный анализ, в котором сотрудники лаборатории приемки зафиксировали результаты контроля качества каждой серии поступающего сырья, принимаемого от поставщика. Причем, если от одного поставщика пришло сырье в одном автомобиле в нескольких секциях, то для каждой секции фиксируется своя серия сырья и ее показатели и формируется один сводный документ.

Приемщик указывает данные об автомобиле и маршруте и вносит информацию о количестве принимаемого сырья, если этих данных не было у лаборанта. Либо проверяет корректность внесенной информации — соответствие данным счетчиков при перекачивании сырья из молоковозов в танки. Поскольку приемщик на счетчиках видит информацию в литрах, а учет сырого молока ведется как правило в килограммах, ему приходится вручную пересчитывать из литров в килограммы, чтобы внести информацию в учетную систему. В «1С:Молокопереработка MES» предусмотрена возможность автоматического пересчета из литров в килограммы.

Приемщик вносит в документ Поступление сырья информацию в литрах по каждой секции, каждому факту поставки. Данные в килограммы автоматически пересчитываются, так как в системе уже есть информация о плотности сырья по данным лабораторного анализа. В этом случае количество в килограммах пользователи не могут изменить вручную.

Кроме того, есть возможность настроить получение данных со счетчиков при приемке молочного сырья в документ Поступление сырья. Информация может быть записана в литрах и пересчитана программой в килограммы по аналогии с вышеописанной ситуацией.

Это решит вопросы ошибок ручного пересчета в кг у приемщиков, исключит как случайные ошибки, так и намеренные. Данные в документах поступления будут корректными.

Далее, также без участия сотрудников приемки, будут рассчитаны отраслевые единицы измерения (бкг, жкг, зачетный вес и другие), которые необходимы для учета на конкретном предприятии.

Кроме того, для каждой серии сырья в документе поступления есть возможность посмотреть, какие показатели качества были зафиксированы лабораторией приемки, и в каком документе.

Затем документ принимает в работу бухгалтер по закупкам сырья.

Расчет стоимости от качественных показателей

Каждая партия молока, как правило, имеет свою цену, которая напрямую зависит от ее состава. Если молоко обладает высокими показателями жирности и белка, оно будет стоить дороже. Автоматизированные системы позволяют быстро анализировать эти данные и автоматически рассчитывать цены, что помогает избежать ошибок и недоразумений между поставщиками и заводами.

Кроме того, многие заводы применяют систему бонусов и надбавок за высокое качество сырья. Например, если поставщик предоставляет молоко с высоким содержанием жира и белка на протяжении длительного времени, он может получать дополнительные выплаты. Эти надбавки стимулируют поставщиков улучшать условия содержания животных и повышать качество продукции.

Все это реализовано в «1С:Молокопереработка MES».

Для корректного расчета стоимости поступившего сырья в программе необходимо вести соглашения с поставщиками молочного сырья.

В документе Соглашение с поставщиком фиксируется согласованная ценовая политика: как будет рассчитываться стоимость молочного сырья, будет ли цена зависеть от качества сырья, и если да, то от каких именно показателей качества. Часть предприятий стоимость сырья рассчитывают в зависимости от его жирности, другие — от зачетного веса, а кто-то с одними поставщиками договаривается об определенной цене, со вторыми —в зависимости от жира и белка в поступившем сырье, а с третьими — расчет стоимости ведут от зачетного веса.

Все эти алгоритмы — различные для поставщиков — можно заложить в «1С:Молокопереработка MES». Тогда стоимость конкретной партии сырья от определенного поставщика будет автоматически рассчитана по действующему соглашению в документе, фиксирующем поступление сырья. И бухгалтеру по закупкам не придется вручную пересчитывать стоимость по каждому факту поставки. Более того, в документы учетной системы также будет передана информация о стоимости конкретного сырья.

Учет стоимости доставки

Не менее важным аспектом является доставка молочного сырья. Здесь нужно учитывать два варианта:

1. Доставка поставщиком. В таком случае завод оплачивает услуги поставщика, которые могут варьироваться в зависимости от условий транспортировки и других факторов.

2. Собственный транспорт предприятия. В этом случае в общую стоимость сырья включаются плановые затраты на доставку.

Автоматическая система учета позволяет отслеживать все расходы на доставку и точно рассчитывать итоговую стоимость каждой партии молока.

В «1С:Молокопереработка MES» предусмотрены как возможность учета надбавок за доставку поставщиками, так и нормативные затраты на доставку сырья собственным транспортом предприятия в зависимости от пройденного маршрута и количества привезенного сырья.

Рассмотрим каждый из вариантов.

При оплате услуг доставки поставщику в том же Соглашении с поставщиком, о котором говорилось выше, предусмотрена возможность фиксации алгоритма расчета надбавок. Причем, надбавки могут быть как за доставку, так и за дополнительные услуги, которые оказал поставщик. Они могут быть рассчитаны по формуле и зависеть от показателей качества, если это необходимо.

В этом случае надбавки поставщику будут автоматически рассчитаны в документе поступления и включены в стоимость сырья.

При использовании собственного транспорта предприятия есть возможность учитывать плановую стоимость доставки молочного сырья. Для этого необходимо указать, что автомобиль является собственным транспортным средством предприятия и зафиксировать. плановый расход на тонно-километр (ткм).

Плановый расход на ткм — норма расхода топлива на 100 ткм транспортной работы, которая учитывает дополнительный расход топлива при движении автомобиля с грузом.

В этом случае при отражении факта поставки молочного сырья в документах поступления необходимо будет указать маршрут, который прошел автомобиль. При настройке маршрута указывается нормативный пробег в километрах — расстояние которое должен проехать автомобиль по маршруту.

Исходя их этих данных, а также количества привезенного молочного сырья автоматически будет рассчитан плановый расход на доставку по каждому факту поставки.

При необходимости можно ежемесячно корректировать плановый расход ТКМ, исходя из фактических данных предыдущих периодов, которые отражены, например в системах управления автотранспортом.

Таким образом, бухгалтер по закупкам в документе Поступление сырья по каждому факту поставки (по каждой серии, если ведется серийный учет) видит, какие отражены затраты на доставку сырья как при доставке собственным транспортом — в зависимости от количества сырья с учетом пробега по маршруту, который прошел автомобиль, дополнительных нормативных затрат топлива, так и при доставке силами поставщика — рассчитанные надбавки за транспортировку. Такие расходы на доставку будут включены в предварительную производственную себестоимость, что позволит точнее ее рассчитывать.

Необходимые отчеты для службы приемки и отдела закупок

Для эффективной работы служба приемки и отдел закупок нуждаются в следующих отчетах:

• Отчеты о качестве сырья. Позволяют контролировать соответствие продукции установленным стандартам. Этот отчет мы рассмотрели в предыдущей статье.

Отчет формируется по данным документа Лабораторный анализ и позволяет проанализировать результаты проведения анализов по каждой серии поступившего молочного сырья.

• Финансовые отчеты. Содержат информацию о затратах на закупку и доставку сырья.
  

Отчет по закупкам в «1С:Молокопереработка MES» — количественно-качественно-суммовой отчет.

В этом отчете бухгалтер по закупкам и другие заинтересованные сотрудники предприятия могут проанализировать каждый факт поставки сырья: какое количество сырья и от какого поставщика было принято, в т.ч. в отраслевых единицах измерения (например, количество жира и белка, а также зачетный вес), какие показатели качества были зафиксированы лабораторией приемки, а также стоимость каждой серии сырья с учетом стоимости доставки.

Для бухгалтеров по закупкам также может быть интересен отчет «Анализ цен поставщиков».

Этот отчет позволяет сравнить условия поставки молочного сырья разных поставщиков. Формируется на основе соглашений с поставщиками сырья.

• Отчеты сравнения данных предприятия и поставщика.

Помогают выявить расхождения и тенденции поставок сырья различных поставщиков по каждому факту поставки.

Эти отчеты необходимы для оперативного реагирования на изменения рынка, улучшения качества продукции и оптимизации производственных процессов.

Заключение: чем поможет автоматизация закупок молока-сырья?

Автоматизация процесса закупок молочного сырья с использованием специализированного программного обеспечения «1С:Молокопереработка MES» дает молочным предприятиям ряд значительных преимуществ:

• Повышение точности и скорости обработки данных;

• Оптимизация расходов на закупку сырья;

• Улучшение качества продукции благодаря контролю за качественными характеристиками;

• Снижение рисков финансовых потерь и выпуска некачественных товаров;

• Увеличение прозрачности и управляемости процесса закупок.

Инвестиции в современные технологии окупятся многократно, ведь каждая капля молока должна приносить максимальную пользу!

Хотите узнать больше об «1С:Молокопереработка MES»? Свяжитесь с нами любым удобным способом — мы будем рады вам помочь.