10 симптомов того, что пора внедрять 1С:ERP

На складе накапливаются невостребованные, неликвидные запасы. Срываются сроки производства и поставок клиентам. Оплата поставщику просрочена. Некоторые товарные позиции продаются в убыток. Движение денежных средств не поддается планированию. Для выплаты зарплаты приходится брать кредит. Информация о деятельности предприятия уже сейчас непрозрачна, а надо развиваться и осваивать новые рынки.

Знакомо? Возникновение таких ситуаций в компании чаще всего свидетельствует о том, что используемые учетные системы не справляются с объемом задач и пора задуматься о переходе на 1С:ERP. Затягивание может привести к кризису. Напротив, чем раньше руководство предприятия заметит подобные симптомы, тем раньше сможет начать подготовку к разворачиванию новой системы управления и учета, и тем более плавным и комфортным будет переход.

В этой статье мы опишем десять наиболее часто встречающихся симптомов, говорящих о назревшей необходимости внедрения «1С:ERP. Управление предприятием».

1. Затоваривание как на складе готовой продукции, так и на складе сырья и материалов

Никто точно не знает, что и в каком количестве хранится на складе. Возможно, что-то лежит уже десять лет, это давно пора списать и снизить тем самым расходы на содержание ненужных товарных запасов. Может быть, что-то нужно продать и освободить мощности склада. Нет ни четкой картины, ни точной информации, а нехватка складских площадей налицо. Ресурс используется неэффективно. Невозможно даже купить материалы, необходимые для производства, потому что их некуда размещать.

2. Снабженцы покупают сотни тысячи наименований по принципу «чтобы было», «а вдруг понадобится»

Снабженцы настаивают: надо купить еще то-то и то-то, приводят разумные аргументы, с которыми трудно не согласиться. Но не исключено, что этих позиций на складе столько, что хватит на три года вперед, а самых востребованных позиций нет. Данных о том, что понадобится завтра, что – на неделе, а что — в течение месяца, нет.

Это говорит о том, что на предприятии отсутствует планирование закупок. План закупок должен формироваться на основании плана производства. План производства — на основании плана продаж, а план продаж — исходя из заказов клиентов. Плановую потребность в закупке, конечно, можно подсчитать вручную, например, в Excel. Но если некоторые заказы неожиданно отменятся, ее придется пересчитывать. И если поставщик не доставит материалы вовремя, потребуется корректировка плана производства.

3. Отсутствует точная информация по срокам производства, планирование производства не ведется

Руководство не знает, когда точно будет произведен необходимый объем продукции, потому что неизвестно, хватит ли для этого ресурсов и мощностей. Возможно, часть оборудования неисправна или не укомплектован персонал.

Продажи растут, объем заказов увеличивается, но вместе с тем повышается риск недопоставок клиентам.

4. Отсутствует детализированная информация по себестоимости единицы продукции и по финансовому результату

При распределении расходов котловым методом нет точных данных о затратах, которые понесло предприятие на производство и реализацию единицы той или иной продукции. Деньги потрачены, а в общей массе не видно, на что именно.

Допустим, предприятие выпускает несколько видов мороженого. Самое дешевое реализуется по цене 50 рублей. Если нет полных данных о понесенных затратах, руководство предприятия может не знать, что мороженое за 50 рублей, возможно, продается в убыток и необходимо либо повышать цену, либо снимать это мороженое с производства.

Нет детализированных данных по финансовому результату в разрезе каждой номенклатуры готовой продукции. Непонятно, какую прибыль приносит реализованный товар.

Предположим, один из производимых товаров может принести заводу прибыль в 1000 рублей, а другой — в 10000 рублей. Однако последний вообще не продается, поэтому нет смысла расходовать средства на его выпуск.

5. Постоянно не хватает денег, приходится кредитоваться. Нет четкого планирования поступлений и расходов денежных средств

У руководства предприятия нет информации о том, сколько должно поступить денежных средств, сколько будет израсходовано, кому предприятие задолжало, и когда наступят обязательства по оплате. Из-за отсутствия платежного календаря кассовые разрывы — постоянная головная боль. Директора донимают звонками недовольные поставщики с вопросами о том, когда же поступит оплата за поставленный товар или оборудование. А еще завтра день выплаты зарплаты. Рассчитывали на оплату клиента, но деньги он не перечислил. Расчетный счет пуст.

6. Имеют место частые возвраты продукции. При этом невозможно своевременно установить и устранить причину брака

На предприятии не реализована прослеживаемость партий продукции и использованного в производстве сырья. Определить историю происхождения продукта, установить ответственных лиц и организации, вовлеченные в процесс производства, по бумажным журналам теоретически возможно, но это требует очень больших затрат времени и сил.

7. Срывы поставок клиентам оборачиваются штрафными санкциями и дополнительными издержками

Срывы поставок по срокам, когда речь идет о крупных торговых сетях, оборачиваются для производителя не только штрафами, но и полным возвратом продукции. Некоторые сети, если машина не попала в запланированное окно отгрузки, просто не принимают весь товар, и водитель вынужден возвращаться обратно. К уже потраченным ресурсам на комплектацию и доставку клиенту добавляются новые: машину нужно вновь разгружать, а продукцию размещать на складе. Кроме того, сети могут потребовать выплатить штраф или неустойку за невыполнение договорных обязательств.

8. Отсутствуют оперативные, точные данные по плановым потребностям, по количеству выпущенной и зарезервированной под клиентов продукции

У руководителей отделов нет точных, оперативных данных по плановым потребностям производства, поэтому невозможно своевременно планировать закупки. Из-за отсутствия оперативной информации о количестве выпущенной и зарезервированной под клиентов продукции невозможно правильно спланировать использование ресурсов в производстве и на складе. Недостаточное количество работников склада, например, может не позволить вовремя собрать срочный заказ и загрузить в машину.

9. Отсутствует консолидированная, прозрачная управленческая отчетность, легко доступная для руководства

Сбор и анализ отчетности всегда превращается в сложную задачу. Подчиненные жалуются на то, что подготовка отчетов у них занимает много времени. Данные заполняются вручную в Excel. Понять, откуда эти данные взяты, проверить их достоверность для руководства затруднительно, а зачастую невозможно.

Недостоверность учетной информации регулярно подтверждается в ходе инвентаризаций, когда на складе выявляется большой объем пересортицы.

10. Информация, необходимая для принятия решений, собирается слишком долго. Оперативно реагировать на текущие изменения не удается

Использование нескольких программных продуктов, когда учет кадров ведется в одной системе, бухгалтерия — в другой, производство — в третьей, бюджетирование — в Excel, а склад — на бумаге, приводит к тому, что получение полноценных данных, необходимых для принятия решений, затягивается.

Например, пока все подразделения не внесут свои данные, руководитель не сможет посмотреть, сколько затрачено ресурсов на выпуск определенной продукции.

Из-за отсутствия единой информационной системы сложно принимать решения, особенно, когда что-то меняется и изменения необходимо отразить в каждой системе.

Итак, мы описали часто встречающиеся признаки того, что учетные системы предприятия не справляются с существующими задачами и пришло время для перехода на 1С:ERP.

Благодаря автоматизации бизнес-процессов предприятия, координации работы подразделений, постоянному контролю за ключевыми показателями деятельности эффективность управления с помощью 1С:ERP значительно повышается. Вышеописанные тревожные симптомы проходят и больше не возвращаются.

Однако внедрение ERP-системы — не самый легкий процесс. И если у вас есть сомнения, это объяснимо. Одну из следующих статей мы посвятим сложностям и рискам внедрения 1С:ERP.