Риски внедрения 1С:ERP

Внедрение ERP-системы на производственном предприятии – сложнейшая задача, которая требует огромных усилий как со стороны компании-внедренца, так и со стороны персонала предприятия. Сложный, многоэтапный процесс изменения привычного порядка работы становится настоящим стрессом для сотрудников компании-заказчика, и при этом таит в себе немало рисков.

Опыт внедрения учетных систем «Компании КомЛайн» длиною в два десятилетия позволяет говорить о типовых рисках, с которыми мы встречались на пути автоматизации промышленных производств. В этой статье мы структурировали риски и подготовили советы, как избежать негативных сценариев во время внедрения 1С:ERP.

Какие риски внедрения 1С:ERP существуют

Риски внедрения 1С:ERP можно условно разделить на 4 группы. Присутствуют они в равной степени во всех проектах по автоматизации. Начнем по порядку.

1. Неверная оценка собственных ресурсов компании-заказчика

Когда в голову руководителя закрадывается мысль о необходимости автоматизации, важно определить, что в компании уже есть для будущего проекта, а чего не хватает. Это позволит провести качественную подготовку к внедрению 1С:ERP. Какие риски существуют?

• Отсутствие IT-инфраструктуры отделов, которые предполагается автоматизировать.

Банальная нехватка мощностей может стать решающим фактором, который не позволит реализовать проект внедрения 1С:ERP. В таких случаях мы рекомендуем позаботиться об апгрейде IT-инфраструктуры заранее, как вариант – арендовать дополнительные серверы в «облаке».

• Недостаток ресурсов IT-службы со стороны заказчика для выполнения задач по проекту.

Здесь речь идет именно о человеческих ресурсах – нехватке IT-специалистов на стороне заказчика, которые могут осуществлять администрирование, предоставить доступы и т.п. Среди вариантов: расширение штата IT-специалистов компании-заказчика самостоятельными усилиями, предоставление специалистов внедренца на аутсорсинг на время реализации проекта.

• Отсутствие единой методологии для автоматизируемых участков.

Чтобы провести автоматизацию на качественном уровне, довести бизнес-процессы предприятия до идеала, в первую очередь, должно быть понимание собственных процессов «as is», то есть как на самом деле они протекают, и «to be», то есть как процессы должны протекать в идеале. Это представление важно зафиксировать документально, утвердить на уровне руководства предприятия, иначе внедренец не сможет выполнить свою часть работы на должном уровне.

• Несоответствие бизнес-процессов предприятия бизнес-процессам, предусмотренным в системе.

Важно заранее определить, насколько типовой функционал 1С:ERP удовлетворяет потребностям и существующим бизнес-процессам предприятия.

Если бизнес-процессы не укладываются в рамки типовой конфигурации 1С:ERP, есть два пути, которые помогут на первоначальном этапе максимально корректно определить направление автоматизации: 

- адаптация, когда специалисты предприятия «подгоняют» существующие бизнес-процессы под базовые возможности системы, при этом достаточным остается внедрение типовой конфигурации 1С:ERP; 

- доработка, когда специалисты компании-внедренца изменяют конфигурацию системы под существующие бизнес-процессы предприятия, при этом доработки оборачиваются дополнительными финансовыми затратами.

2. Ошибки планирования

Сюда относятся следующие распространенные риски.

• Часть работ заказчик выполняет самостоятельно.

Часть работ, которую заказчик планирует выполнять самостоятельно, является составной частью общего проекта. И если по каким-то причинам самому предприятию осуществить эту часть не удается, под угрозу ставится запуск всей системы. Как быть, если ресурсов для самостоятельной разработки не хватает? Мы рекомендуем передать задачи внедренцам или некритичную часть вынести за рамки проекта. Во втором случае во внимание берутся задачи, которые не оказывают глобального влияния на общую систему. После основного запуска у специалистов предприятия будет достаточно времени, чтобы произвести собственные работы.

• Реинжиниринг бизнес-процессов предприятия в процессе реализации проекта.

Наглядная ситуация: проект запущен, все этапы согласованы, но вдруг выясняется, что вот-вот должна заработать еще одна производственная площадка, которая должна стать частью 1С:ERP. А это оказывает непосредственное влияние на уже построенную дорожную карту проекта. Если в перспективе предприятия есть увеличение производственных мощностей, расширение площадок, внедрение 1С:ERP стоит отложить до момента завершения реорганизаций;

• Несвоевременная оплата работ подрядчика.

Сроки платежей в проектах по внедрению 1С:ERP четко прописаны, что позволяет планировать заказчику финансовую нагрузку. Риск несвоевременной оплаты может отразиться на сроках реализации проекта.

3. Изменение требований

Эта категория рисков тесно связана с первыми двумя группами. Правильная оценка своих ресурсов и верное планирование хода реализации проекта со стороны предприятия способны нивелировать риски этой категории, однако они случаются. Причин может быть много, но чаще всего изменение требований по ходу реализации проекта связано с упущениями на этапе моделирования со стороны проектной команды предприятия. В тот момент, когда решалось, как бизнес-процессы будут реализованы в системе, заказчик может не уделить этому вопросу должного внимания. В итоге появляются следующие риски, которые могут привести к удорожанию или остановке проекта.

• Появляются дополнительные требования к системе перед запуском.

К запуску системы команда приходит с уже готовыми решениями по автоматизации. Любые изменения и дополнительные требования к системе в целом или ее составляющим заставляют «откатиться» в работе на несколько шагов назад.

• Проведение доработок в период промышленной эксплуатации.

Промышленная эксплуатация – завершающий этап внедрения 1С:ERP, когда процессы уже прошли апробирование на этапе опытной эксплуатации. Проведение доработок на финишной прямой, без предварительного испытания негативно отражается на работоспособности уже реализованного функционала. В таких случаях лучшим вариантом будет вынесение доработок за рамки проекта с реализацией после основного запуска.

4. Низкая производительность работы проектной команды

Проектная команда при внедрении 1С:ERP состоит из специалистов со стороны предприятия и со стороны компании-внедренца. Общая эффективная работа напрямую влияет на успех реализации проекта. Однако на практике чаще всего встречаются следующие риски.

• Длительный процесс согласования документов и предоставления информации.

Связано это зачастую с отсутствием инициативы со стороны специалистов. Чтобы ускорить процессы согласования, мы рекомендуем использовать в работе не только классические технические задания, которые иной раз могут быть не совсем понятны бизнесу или конечным пользователям, но и функциональные ТЗ, которые описывают конечный результат наглядно. Например, для пользователей системы в рамках ФТЗ предоставляются скриншоты с фиксацией расположения кнопок, которыми им позднее предстоит пользоваться. Только после согласования ФТЗ специалисты внедрения готовят ТЗ для разработчиков.

• Неполнота или недостоверность предоставляемых данных.

Основа автоматизации – данные. Например, при описании бизнес-процесса предприятия важно воссоздать цепочку действий сотрудника в мельчайших деталях. Но специалист упускает одно действие, которое принципиально в ходе бизнес-процесса. Чем это чревато: измененная, уже улучшенная модель бизнес-процесса не будет соответствовать действительности, не сможет использоваться на предприятии, не даст положительного эффекта;

• Нехватка времени сотрудников предприятия для участия в проекте.

Если специалисты проектной команды не могут выделять достаточно времени проекту, возникают вынужденные задержки. Для того, чтобы избежать подобной ситуации, формируя проектную команду, нужно учитывать дополнительную нагрузку на специалистов, возможно, сокращать их занятость привычными задачами.

К такому выводу пришел топ-менеджмент одного из наших партнеров – компании «Татспиртпром», где «Компания КомЛайн» внедряла «1С:ERP Управление предприятием» с отраслевым решением «1С:Производство алкогольной продукции. Модуль для 1С:ERP». Залогом успешного внедрения, исходя из собственного опыта, они назвали особый подход к формированию проектной команды предприятия: ключевыми пользователями должны быть сильные сотрудники, которые непосредственно пользуются в работе определенным функционалом, поскольку продукт в итоге должен приносить пользу именно пользователям. Автоматизация ради автоматизации заведомо обречена на провал. Кроме того, необходимо мотивировать команду к заинтересованному участию в проекте.

• Отсутствие должного уровня коммуникации проектной команды предприятия и внедренца.

Для минимизации этого риска нужно обозначить, каким образом будут коммуницировать стороны проектной команды, обозначить сроки ответов, регламентировать последовательность действий, которой будут придерживаться участники команды при несоблюдении договоренностей. Например, при внедрении программного комплекса 1С:ERP с «1С:Молокозавод. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА» на йогуртовом заводе ГК «ЭФКО» мы определили площадкой общения Skype, разделили чаты по рабочим группам, обозначили сроки ответа и зафиксировали, как быть, если в указанный срок ответа не поступило. Детально об организации коммуникаций мы написали в кейсе.

Последствия рисков при внедрении 1С:ERP

Оставлять риски без внимания – значит, ставить под угрозу весь масштабный проект по автоматизации. Последствиями могут стать три основных негативных сценария:

• превышение предусмотренного бюджета проекта. Это происходит, если в процессе необходимы дополнительные доработки, внезапные изменения в функционале, передача ответственности за те части, которые предприятие планировало автоматизировать самостоятельно, внедренцу;

• увеличение сроков реализации проекта. Затянутые согласования, отсутствие быстрых коммуникаций существенно влияют на сроки. При этом прописанное в договоре время уходит. Скорее всего предприятию придется дополнительно оплачивать рабочие часы внедренцев, которые будут использованы для реализации проекта за рамками прежде оговоренных;

• остановка проекта. Это, пожалуй, самое неприятное последствие для обеих сторон.

Избежать негативных сценариев помогает планомерная и отлаженная работа с рисками.

Работа с рисками при внедрении 1С:ERP

Управление рисками – неотъемлемая часть реализации проекта по автоматизации. Изначально все договоренности прописаны в «Уставе проекта». Любое отклонение от этого документа считается риском.

Кроме того, существует специальный документ «Регистрация риска», в котором при наличии какой-то проблемы в ходе реализации проекта, описывается сам риск, его вероятность, воздействие на проект и стратегии его предотвращения. Здесь важно своевременно реагировать на уведомления о рисках и принимать решения по нивелированию.

В качестве резюме.

Работа над внедрением 1С:ERP может быть эффективной и быстрой, если заинтересованы все стороны и все уровни участников проекта. Для этого проектная команда должна действовать четко, слаженно и в рамках «Устава проекта». Соблюдение обозначенных в этом документе договоренностей позволит реализовать все задачи по автоматизации максимально быстро и эффективно.