Кого выбрать для внедрения 1С:ERP: ИТ-команду предприятия или компанию-интегратора?

Система 1С:ERP – эффективная, масштабная и способна закрыть практически все ключевые задачи любого предприятия. Потому достаточно сложная и при внедрении требует значительных усилий, заинтересованности и знаний. Достичь результата можно разными путями. Каковы преимущества и недостатки каждого из них, и на чем основывать свой выбор, Вы узнаете из этой статьи.

Чтобы собрать команду для внедрения «1С:ERP Управление предприятием», есть несколько вариантов. Пойдем по возрастающей, в зависимости от степени участия самого предприятия в проекте.

Вариант 1. Полностью доверить внедрение 1С:ERP компании-интегратору

Этот вариант наименее трудозатратен для предприятия. Достаточно обозначить объемы существующих ресурсов: человеческих, финансовых, материально-технических. На их основе все задачи по внедрению интегратор будет решать сам. В штате заказчика может даже не быть IT-специалиста. Руководитель предприятия, решивший  автоматизировать бизнес-процессы компании, может взять на себя роль куратора проекта. А может не делать даже этого, полностью доверив проект компании-интегратору.

При таком подходе для успешной реализации задачи важно выбрать интегратора, который обладает компетенциями и опытом во внедрении 1С:ERP на предприятиях этой отрасли. Внедрение автоматизированной системы в нефтедобывающей компании и на молокоперерабатывающем заводе – абсолютно разные задачи, с отличающимся уровнем рисков. Но даже при условии выбора опытного интегратора, необходимо, чтобы сотрудники предприятия активно участвовали в моделировании существующих бизнес-процессов, рассказывали о проблемах и узких местах, которые эти процессы тормозят. Если этого не будет, команде интегратора придется строить предположения, а они могут не совпасть с действительностью. В итоге результат окажется не совсем или даже совсем не таким, которого ожидает руководство.

В чем же плюс подхода? Интеграторы на рынке работают с многими клиентами. Накапливают опыт в коммуникации, обучении, настройках системы. Они хорошо знают особенности и ошибки в типовых конфигурациях и умеют сразу обходить их при внедрении. Это значительно ускоряет ход проекта.

Цена вопроса: стоит планировать достаточно высокий бюджет на реализацию проекта. Любая работа «под ключ» стоит недешево.

Вариант 2. Частично привлекать к работе над проектом внедрения внешних специалистов

Это значит, что часть проектных задач берет на себя ИТ-команда предприятия, часть – интегратор.

Этот подход более трудозатратен: нужно выделить специалистов из штата, которые будут принимать участие в проекте, а значит, тратить свое время и ресурсы. И здесь степень участия привлеченных специалистов зависит от компетенций штатных сотрудников.

Вариантов реализации этого подхода может быть несколько.

Например, часто встречается вариант, когда в компании есть IT-специалисты, аналитики, которые по своим направлениям отлично разбираются в бизнес-процессах предприятия. В этом случае собственная команда формулирует требования, а для их выполнения привлекается интегратор извне.

Плюс данного варианта заключается в том, что собственные эксперты-аналитики намного точнее опишут требования к новой автоматизированной системе. Штатные специалисты тесно взаимодействуют с пользователями, которые грубоко погружены в процессы, точно знают проблемы, с которыми сталкиваются, где необходимы изменения и улучшения, чего не хватает для корректной и быстрой работы.

Возможен вариант совместного внедрения, когда специалисты предприятия берут на себя работу по интеграции 1С:ERP c другими программными продуктами, когда будущая IT-инфраструктура предприятия должна состоять из комплекса взаимосвязанных систем. Или своими силами запускают часть подсистем 1С:ERP, не являющихся ключевыми: например, управление закупками, организация ремонтов и т.д. Либо, получив необходимые опыт и знания в ходе реализации проекта силами интегратора, собственные специалисты в дальнейшем самостоятельно тиражируют решение на филиалы предприятия.

Какой бы уровень участия сторонней команды ни выбрала компания, для успешного внедрения 1С:ERP важно на предприятии иметь сильную IT-службу и выделить группу специалистов, которые обладают необходимым уровнем компетенций.

Цена вопроса: совместное внедрение по объективным причинам обходится дешевле, нежели внедрение «под ключ».

Пример из практики: одно из предприятий молочной отрасли снизило планируемые расходы на оплату работ подрядчика по внедрению ERP-системы на 1/5. Сэкономили за счет участия собственных специалистов: сотрудники обладали компетенциями для отрисовки бизнес-схем, конвертации данных по начальным остаткам, частичной доработки отчетов и интеграций.

Однако и свои расходы при таком раскладе увеличиваются, ведь дополнительную нагрузку штатных сотрудников необходимо оплачивать.

Вариант 3. Внедрять ERP-систему самостоятельно

Этот вариант можно рассматривать, когда в штате есть свои IT-специалисты, обладающие компетенциями, достаточными для внедрения автоматизированной системы. Они пишут технические задания, они же настраивают новую систему в соответствии с этими ТЗ, они же ее тестируют. Эти же специалисты обучают и потом отвечают на вопросы пользователей, когда система переходит в промышленную эксплуатацию.

Интересно, что в советские времена все предприятия подходили к вопросам модернизации таким образом. Но потом практически все от этого ушли, поскольку компании, которые специализируются на внедрении автоматизированных систем, априори имеют больше опыта и поэтому выполняют проекты быстрее и качественнее.

Отчасти это связано с задачами бизнеса: сотрудникам предприятия необходимо расширять свои компетенции в рамках специфики предприятия. Например, работники завода, производящего алкоголь, должны повышать качество готовой продукции, сосредоточиться на технологии производства и работать в этом направлении, а не углубляться в тонкости построения информационных систем.

Одно из преимуществ этого варианта — то же, что и у совместного внедрения: штатные специалисты хорошо разбираются в специфике бизнес-процессов предприятия и их узких мест. Другое преимущество — в его экономичности. Предприятие при самостоятельном внедрении несет затраты по себестоимости, а сторонняя компания закладывает в стоимость проекта прибыль. В этом смысле свои люди всегда дешевле, правда, в краткосрочной перспективе.

Наконец, в этом случае нет жестких дедлайнов, и можно финансирование проекта вести постепенно — по мере возможности. Но в этом кроются и существенные риски.

Проект внедрения без четких границ может превратиться в непрерывный процесс.

Известно, что на IT-проектах часто «аппетит приходит во время еды»: пользователи, оценив возможности нового ПО, начинают постоянно выдвигать дополнительные требования, например, добавить те или иные отчеты, удобные кнопки и т.д. В отличие от команды интегратора, которая четко отслеживает требования, зафиксированные в договоре, и старается от них не отступать, собственные айтишники действуют так, как сказал руководитель.

Не секрет, что реализация проекта может столкнуться с саботажем пользователей, которые привыкли работать в старой системе и ничего не хотят менять. Причем саботировать внедрение могут не просто ключевые пользователи, а лица, принимающие решение и способные оказать влияние на руководителя компании. В случае работы с привлеченным интегратором отступать некуда: сумма договора определена — цена проектов внедрения 1С:ERP довольно высока, и руководитель просто не может позволить себе потратить деньги впустую. А когда проект реализуется самостоятельно, под давлением ТОП-менеджеров и ключевых сотрудников директор может пойти на попятную, а проект начать «буксовать».

Наконец, при оценке затрат на этот вариант, необходимо учитывать их в долгосрочной перспективе. Если для внедрения системы нанимаются дополнительные специалисты в штат, их работу необходимо оплачивать. Причем решение расстаться с ними по завершении проекта может таить в себе угрозы, если вдруг они унесут с собой уникальные знания, не передав их остальным.

Таким образом, при подготовке к самостоятельному внедрению 1С:ERP необходимо учесть множество факторов, в том числе технических и организационных, чтобы проект оказался успешным.

Какой вариант выбрать для внедрения 1С:ERP?

Итак, выбирая вариант внедрения ERP-системы, необходимо опираться на несколько ключевых вопросов:

• Насколько готова компания участвовать во внедрении для достижения результата?

• Есть ли собственные специалисты, и насколько они компетентны в вопросе внедрения?

• В какой срок необходимо запустить систему?

По опыту автоматизации более чем 40 предприятий на базе ERP-систем, на наш взгляд, оптимальным вариантом является гибридная (совместная) схема внедрения.

Совместная работа в нашем представлении подразумевает формирование на стороне заказчика собственной проектной команды. Ее задачи: оперативно управлять проектом, разрешать спорные ситуации, предоставлять своевременную и полную информацию, а также консультировать специалистов интегратора по вопросам кастомизации проекта. При этом непосредственные работы по внедрению системы выполняет интегратор.

Проектная команда заказчика также может взять на себя выполнение части работ по внедрению и интеграциям, которые мы описали выше. В этом случае очень важно четко выстроить взаимодействие между командами, неукоснительно соблюдать установленные сроки, разделение задач и сфер ответственности.

На стороне интегратора работает целый пул специалистов:

- куратор проекта;
- руководитель проекта;
- менеджер проекта;
- аналитик;
- консультант;
- функциональный архитектор;
- технический архитектор;
- программист.

Каждый из них решает в ходе проекта свои задачи. Подробнее о роли участников проектной команды мы расскажем в одной из наших следующих статей. Здесь же отметим, что в гибридных схемах внедрения 1С:ERP, особенно если часть работ по внедрению систем или интеграциям выполняют штатные специалисты предприятия, крайне важна роль функционального и технического архитекторов.

Архитекторы сопровождают проект от самого начала до конца: выстраивают всю систему, обеспечивают ее целостность, устойчивость и следят за каждым этапом реализации проекта с функционально-технической точки зрения.

Как строится совместная работа?

При взаимодействии команд более точно определяются бизнес-цель и задачи автоматизации. Пользователи на предприятии предоставляют информацию о бизнес-процессах «как есть» и рассказывают, как видят работу программного обеспечения на «бытовом» уровне. Проектная команда интегратора на основе такого взаимодействия и собственных компетенций настраивает и кастомизирует систему под потребности предприятия.

Ответственность за результат в равной степени лежит на проектных командах предприятия и интегратора. Упрощается решение организационных вопросов,  нивелируется риск возникновения саботажа.

Гибридная схема внедрения предполагает тесные коммуникации — так у предприятия есть возможность получить именно тот конечный программный продукт, который полностью удовлетворит его потребности и учтет отраслевые особенности.

Формирование центра компетенций

В наших проектах мы стремимся к формированию центра компетенций на стороне заказчика: из числа специалистов предприятия выбираются ключевые пользователи, которые проходят тщательное обучение, активно участвуют во всех этапах проекта и в дальнейшем могут консультировать остальных пользователей системы.

Самое важное преимущество такого подхода для предприятия — это подготовка собственного пула специалистов, которые хорошо разбираются в 1С:ERP и в дальнейшем заменят консультантов «Компании КомЛайн».

Кроме того, формирование центра компетенций позволяет сэкономить на оплате обучения: например, обучить не 50 пользователей, а 10 ключевых, которые потом передадут знания коллегам. А в долгосрочной перспективе предприятие сэкономит на поддержке программного продукта.

Например, на заводе по производству йогуртов ГК «ЭФКО» на основе созданного центра компетенций организовано несколько линий поддержки. Сначала на текущие вопросы пользователей отвечают собственные консультанты — ключевые пользователи, обученные интегратором, затем — специалисты IT-службы. И лишь в том случае, если специалисты предприятия не могут дать ответы самостоятельно, вопросы переадресуются интегратору.

В этой статье мы рассмотрели три варианта внедрения 1С:ERP: собственной командой предприятия, силами компании-интегратора и совместными усилиями по какой-либо из гибридных схем. Описали также схему, считающейся одной из самых эффективных в «Компании КомЛайн».

У каждого из вариантов есть как достоинства, так и определенные риски. Какой из них выбрать — зависит от возможностей предприятия и уровня компетенций штатных сотрудников. Но что бы ни выбрало руководство, для успеха проекта необходимы заинтересованность ТОП-менеджмента в результате и активное участие сотрудников, потому что именно они - носители знаний в компании и будущие пользователи системы.

Если Вы планируете внедрять 1С:ERP, свяжитесь с нами удобным для Вас способом. Специалисты «Компании КомЛайн» всегда готовы оказать поддержку и подобрать самый удобный и выгодный для Вас вариант.