Распределение расходов на реализованную продукцию в 1С:ERP УХ. PnL отчет

В этой статье мы рассмотрим, как в рамках проекта перехода с SAP на 1С кастомизировали «1С:ERP. Управление холдингом» так, чтобы:

• распределять затраты на реализованную продукцию по установленным критериям,

• формировать PnL отчет о финансовых результатах по всему холдингу по каждому факту продаж с идентифицирующей связкой: документ реализации — номенклатура — серия.

Задача
Критерии распределения
Требования к PL отчету
Нюансы
Реализация
АРМ «Распределение затрат текущего периода»
Подготовка массива данных для распределения
Распределение доходов и расходов
Результат

Задача

В рамках проекта перехода с SAP S/4HANA на «1С:ERP. Управление холдингом» требовалось автоматизировать распределение доходов и расходов на продукцию, реализованную конкретным клиентам, и формировать PL отчет по всей группе компаний в аналитическом разрезе до документа реализации, номенклатуры и серии – вплоть до конечного финансового результата – EBT (доходы до уплаты налогов).

Критерии распределения

В зависимости от того, к какой статье отчета PL относится связка Подразделение – Статья расхода, выбирается правило определения базы распределения. Предусмотрены 6 вариантов баз:

1. Пропорционально Gross sales – блок коммерческих расходов, скидок офф-инвойс и оценочных обязательств.

2. Пропорционально Net sales – блок административных расходов.

3. Пропорционально веса – блок логистических продаж.

4. Пропорционально прямой себестоимости – коммерческие расходы/доходы, относимые в блок прямой себестоимости готовой продукции.

5. Пропорционально Bought-in costs – коммерческие расходы/доходы, относимые в блок прямой себестоимости Торговых изделий.

6. Пропорционально EBITDA – блок финансовых доходов и расходов, амортизация ОС и НМА.

Требования к PL отчету

Отчет о прибылях и убытках в 1С должен состоять из 4-х основных блоков:

1. Статистические данные о продажах по всем юридическим лицам холдинга до документа реализации со всеми аналитиками партнера и номенклатуры,

2. Данные о скидках,

3. Себестоимость,

4. Распределенные накладные расходы и доходы (26, 44, 91, 90 счета).

Нюансы

• Поскольку в структуру холдинга входят производственные и торговые компании, для отражения реального финансового результата себестоимость в разрезе партий должна быть первоначально появившейся, без учета внутригрупповых операций.

• Серии велись не в финансовом, а только в оперативном контуре товародвижения (использовались ордера в качестве основных документов и ордерные регистры накопления). В опер. контуре была реализована прослеживаемость по сериям по группе компаний, благодаря чему можно было добраться до первоначального документа и первоначальной серии, созданной при появлении номенклатуры.
  Через создание системы регистров сведений данные по сериям в финансовом и оперативном контурах сопоставлялись. В результате возникла возможность оценивать первоначальную себестоимость продаж с любого из предприятий холдинга в разрезе статей калькуляции и отслеживать, кому из внутренней группы продукция была продана.

• Если предприятие ведет регучет по методу Директ костинг, в типовой 1С:ERP УХ накладные расходы на 26, 44, 91 и 90 счетах одной суммой падают на счета финансового результата и не распределяются на единицу проданной номенклатуры.
  Специалисты «КомЛайн» создали систему регистров, которая позволяет сохранить данные о накладных расходах и доходах и распределить их на продажи основной номенклатуры.

Реализация

Для решения поставленной задачи был создан основной регистр накопления, где содержались все строки и аналитические поля для PnL отчета: финансовый результат, различные аналитики, расходы по укрупненным статьям и результирующие промежуточные расчетные величины (валовая прибыль, прибыль от продаж и т.д.).

В части распределения расходов был создан регистр, куда собираются все прочие доходы и расходы со счетов 26, 44, 91 и 90 (в части прочей реализации, относимой к основной деятельности) по статьям и с составной аналитикой (партнер и группирующие реквизиты партнера: бизнес-регион, канал сбыта, дивизион и пр. – до 11 аналитических разрезов), разработанной специалистами «КомЛайн» в рамках регламентированного учета. Данные составные аналитики сохраняются в регистре и используются в дальнейшем для распределения. 

Команда «КомЛайн» разработала автоматизированное рабочее место (АРМ) «Распределение затрат текущего периода», из которого запускаются все команды по сбору и перекомпоновке данных. Рассмотрим, как оно работает.  

Основой для сбора финансовых показателей выручки и расходов является связка «документ продажи — партнер — номенклатура» в регистре накопления (РН) «Выручка и себестоимость продаж». Все дальнейшие распределения коммерческих условий и аккруалов идут в зависимости от сочетания этих 3-х элементов и их реквизитов. 

Распределение накладных расходов и доходов выполняется на продажи всей группы компаний, конкретная организация при этом не фиксируется. Таким образом нивелируется влияние на финансовый результат того, что одни организации холдинга продают больше, а другие меньше.

Подготовка массива данных для распределения

1. На 1-м шаге в АРМ из данных регламентированного и оперативного учета в регистр сведений «Прямые расходы на ГП» собирается информация о первичной себестоимости готовой продукции и торговых изделий (продукции собственного производства и покупных изделий) в разрезе: периода, подразделения, номенклатуры, партии (этапа производства), статей калькуляции, по которым есть расход.

Здесь фиксируется количество произведенной (приобретенной) продукции в этой партии, количество расхода по статье калькуляции и сумме расходов на производство (покупку) этой партии по статье калькуляции.

Также в регистр собирается информация по дополнительным расходам, относимым на партии прошлого периода, характерным для импортеров продукции.

2. Следующий шаг – «Заполнить соответствие серий и партий» – позволяет найти появившиеся в данном периоде новые партии готовой продукции, предназначенные для продажи, и сопоставить их с сериями, присвоенными в опер. контуре. Это нужно, чтобы в дальнейшем по указанной серии механизм нашел проданную партию.

На основании регистра сведений «Прямые расходы на ГП» при нажатии кнопки АРМ «Заполнить средние показатели себестоимости» заполняется аналогичный регистр сведений, но без указания этапа производства (без партий): заполняются суммовые показатели за месяц (количество по этой статье калькуляции и номенклатуре, расход и сумма расхода) — для документов, в которых серии не указываются.

3. На шаге «Обновить регистры для распределения» происходит заполнение регистра доходами и расходами на счетах 26, 44, 91 и 90 (в части прочей реализации, относимой к основной деятельности), которые в дальнейшем будут распределены на реализации по различным правилам.

Также для распределения используются данные по условным начислениям: разница между сторно accruals за предыдущий месяц и формированием accruals в текущем. 

4. Следующий шаг АРМ — «Получить первоначальные данные PL». На этом этапе регистр накопления PL заполняется первоначальными данными, информацией по реализованным обязательствам и себестоимости.

• Заполнение PL из «Выручка и себестоимость продаж»

PL заполняется из РН «Выручка и себестоимость продаж» информацией по всем реализациям юридических лиц холдинга, включая реквизиты документов продаж, аналитики партнеров и номенклатуры, количество и выручку из накладной.

Кроме того, рассчитывается акциз в стоимости проданной продукции. Заполняются статьи отчета PL в части прямой логистики, суммы которой также отражены в РН «Выручка и себестоимость продаж» по ресурсу «Расходы на продажу», так как распределены типовым механизмом доп. расходов на продажу.

• Заполнение данных по реализованным обязательствам

Заполняется блок скидок отчета о прибылях и убытках, включающий: Price Increase Agreement Discount, Partnership Discount Rebate, incl Partnership Discount, incl EDLP,  incl Guaranteed yield, incl Rebate. Источником данных является разработанный специалистами «КомЛайн» по опер. контуру регистр накопления, в котором расшифровывается, какие конкретно скидки на какую номенклатуру в какой сумме были применены. 

Таким образом в отчете можно получить финансовые результаты базового ценообразования.

• Заполнение данных по себестоимости

На этом же шаге по сериям номенклатуры, указанным в документах реализации, через соответствие партий и серий система находит в регистре сведений «Прямые расходы на ГП» нужные партию и номенклатуру. 

Чтобы себестоимость экстраполировать на проданное количество, в «Прямые расходы на ГП» сумма расходов делится на количество произведенной продукции в партии — вычисляется себестоимость на единицу продукции, и этот результат умножается на проданное количество в отчете PL. Так получается себестоимость по статьям калькуляции. Таким образом можно сопоставить выручку от проданного количества по документу реализации с реальными расходами на проданное количество и получить прибыль на единицу.

5. В АРМ реализованы дополнительные возможности — например, шаг 5 «Рассплитуйте данные по вторичному каналу» позволяет учитывать при распределении расходов и доходов вторичные каналы дистрибуции: в соответствии с шаблоном в загружаемом excel-файле продажи дистрибьютерам в первичном канале сбыта рассплитуются на продажи по вторичным каналам.

6. АРМ позволяет свернуть до финансового результата продажи зарубежным аффилированным компаниям с дальнейшим распределением полученного финансового результата на продажи внешнего контура (продажи от зарубежной компании конечным клиентам) – загружаемый excel-файл, в котором отражаются данные о продажах.

На этом подготовка текущего массива данных завершается.

Распределение доходов и расходов

После заполнения данных, определяющих базу по Gross Sales, Net Sales, весу и себестоимости приступаем к распределению доходов и расходов. Для этого на вкладке «Для распределения» АРМ выбираются правило распределения, период и запускается процесс.

В АРМ предусмотрены 6 правил распределения: 

• пропорционально Gross Sales (как правило, коммерческие расходы и маркетинговые активности), 

• пропорционально Net Sales (административные расходы), 

• пропорционально весу (логистические, складские расходы), 

• пропорционально производственным затратам (расходы на обеспечение производства или supply chain), 

• пропорционально EBITDA (расходы по выплате процентов, налогов, износ и начисленная амортизация), 

• пропорционально Bought-In Costs (финансовый результат от различных продаж, в т.ч. от продажи материалов боттлерам).

В табличной части предварительно заполняются данные: в какую статью PnL отчета эта строка пойдет, статья, по которой пришел расход, подразделение, аналитика, вид начисления, и элементы составной аналитики: дивизион Sales, канал сбыта, вторичный канал и т.д.
Чтобы операция сильно не нагружала систему, распределение идет последовательно по всем базам: сначала по Gross Sales — по всем юридическим лицам, затем по Net Sales и т.д.
Кроме того, разработан механизм контроля, чтобы дважды не распределять доходы и расходы и тем самым не завышать показатели отчетности. Он реализован через остаточный вид регистра накопления.

Результат

• Финансовый блок

Финансовый менеджмент холдинга получает ежемесячно собираемый регистр, в котором хранятся данные по финансовому результату с максимальной детализацией: документ реализации — номенклатура — серия.

С дальнейшим развитием в части автоматизированного формирования различных статистических отчетов (периодических, сравнительных, какая маржинальность EBITDA или EBT по номенклатуре, SKU или по клиенту — по любым используемым в регистре аналитикам) и возможностью оценивать в динамике результаты своих действий, маркетинговых акций, работу над себестоимостью (сравнивать логистические расходы по конкретным позициям в различные периоды).

Такой детализированный отчет позволяет проводить факторный анализ и, как минимум, определять красные зоны — в каких статьях расходов они сильно просели в периоде.

К возможностям 1С:ERP УХ задавать различные целевые значения добавляется возможность их сравнивать с фактом и подсвечивать, при условии что целевые значения не достигаются.

Когда есть место, где хранятся исторические данные по результатам продаж – от выручки в базовом ценообразовании до финансового результата в разрезе всех статей расходов, можно проанализировать, какой фактор в какой степени повлиял на изменение финансового результата, и принять управленческое решение.

Созданный регистр накопления данных расширяет возможности использования типовых объектов «1С:ERP. Управление холдингом». Например, в подсистеме бюджетирования можно настроить необходимые варианты отчетов, бюджетов, сравнения запланированных и фактических данных из данного регистра. 

• IT блок
  

С точки зрения IT-структуры, стоит отметить, что данный процесс проходит в течение 2-3 дней с минимальной нагрузкой на систему, не влияя на работу оперативного контура 1С:ERP УХ.

В планах оптимизации механизма и эргономики АРМ — сделать его аналогичным типовому окну закрытия месяца: достаточно будет запустить одну кнопку «Распределить».