Групповая обработка заказов на алкогольную продукцию и отправка документов в ЕГАИС с помощью АРМ «Обработка заказов и отгрузки»

Из этой статьи вы узнаете, как разработанное «Компанией КомЛайн» АРМ «Обработка заказов и отгрузки», интегрированное с системой помарочного учета предприятия, позволяет ускорить и упростить:

- резервирование товаров на складе,

- создание документов отгрузки,

- печать комплектов документов и

- взаимодействие с ЕГАИС.

Производители алкогольной продукции в своих учетно-управленческих системах часто сталкиваются со сложностью. Для того чтобы зарезервировать товар на складе, создать документ реализации, распечатать комплект документов и отправить документ в ЕГАИС, необходимо заходить в каждый заказ по отдельности. Это нестрашно, если речь идет о десятке заказов. Однако, когда счет идет на сотни или тысячи заказов, обрабатывать каждый по отдельности становится затруднительно. Необходима групповая обработка.

«Компания КомЛайн» разработала автоматизированное рабочее место (АРМ) «Обработка заказов и отгрузки» для производителей алкогольной продукции, работающих в «1С:ERP Управление предприятием».

Данное АРМ интегрируется с внешней системой помарочного учета предприятия, с программой «КомЛайн:Помарочный учет» и позволяет осуществлять:

1. Групповую обработку заказов клиентов, в том числе массовое резервирование товаров на складе и создание документов реализации по выбранным заказам и маршрутам.

2. Групповую распечатку комплектов документов по заказам для всего маршрута, для целой машины.

3. Групповую отправку документов в ЕГАИС.

Рассмотрим возможности АРМ «Обработка заказов и отгрузки» подробнее.

Раздел «Отгрузка»

АРМ «Обработка заказов и отгрузки» в разделе «Отгрузка» (см. рис.1) позволяет отобрать заказы по нескольким условиям:

• по периоду отгрузки,

• по зоне доставки (заказы по умолчанию сгруппированы по маршрутам),

• по статусу (по статусу выгрузки документов на ТСД),

• по водителю (для случаев, когда один водитель едет по нескольким зонам доставки),

• по складу (особенно важно при сложной структуре складов),

• по получателю (одному или нескольким),

• по номенклатуре (позволяет оперативно найти, обработать заказ или что-то в нем поменять, не покидая рабочего места).

Отметим, что управление логистикой производится в типовой обработке «Доставка» 1С:ERP. В АРМ «Обработка заказов и отгрузки» выходят данные по оформленным «Заданиям на перевозку» с информацией по водителю и транспортному средству.

Рис. 1. АРМ «Обработка заказов и отгрузки». Раздел «Отгрузка»

Групповая обработка заказов

Отобрав заказы и отметив нужные, мы можем произвести их групповую обработку. Она подразумевает как групповое резервирование товаров, так и групповое создание документов реализации (АРМ позволяет работать и с перемещениями товара внутри организации).

В АРМ «Обработка заказов и отгрузки» есть возможность группового резервирования товаров под выбранные заказы. Например – для машины, которая состоит из нескольких десятков заказов, или для всего маршрута.

Аналогично для нескольких заказов одновременно АРМ позволяет сформировать документы реализации.

На данном этапе накладным присвоены номера, но они не проведены, поскольку в них не заполнены серии товара.

Мы их заполняем с помощью меню ТСД в АРМ.

Сначала мы отправляем задание кладовщику на сборку заказов. После того как заказы собраны, мы загружаем данные из базы помарочного учета. Документ реализации заполняется сериями, подобранными на ТСД, и проводится.

В случае расхождений, например, если на складе недостаточно товара, в документе реализации кладовщик указывает меньшее количество. В заказе при этом позиция автоматически отменяется.

Групповая печать комплектов документов

После того как работа на складе завершена, у нас есть готовые накладные, мы можем их распечатать. В АРМ «Обработка заказов и отгрузки» предусмотрена возможность групповой печати комплектов документов для отмеченных заказов.

Есть дополнительные опции. Это печать листа грузчика для сборки на складе по каждому заказу и маршрутного листа для водителя.

Во вкладке «Отчеты» АРМ есть возможность быстрого вызова типовых отчетов 1С:ERP («Валовая прибыль предприятия», «Остатки и доступность товаров», «Ведомость по товарам на складах»). Оператору не нужно переходить по разделам – все отчеты он может посмотреть в одном рабочем месте.

Раздел «ЕГАИС»

Этот раздел АРМ «Обработка заказов и отгрузки» (см. рис. 2, 3) предназначен для операций с документами отправки данных в ЕГАИС (ТТН Исходящая).

Перечень накладных в этом разделе, по умолчанию распределенных по маршрутам, можно также формировать по периоду, номенклатуре, водителю, получателю. Дополнительный отбор возможен по:

• статусу документа ТТН Исходящая,

• отказам и расхождениям (то есть пришедшим ответам от клиентов по ТТН Исходящая).

Выделив в АРМ необходимые накладные, мы можем одновременно сформировать несколько ТТН Исходящая для отправки в ЕГАИС.

При этом табличная часть документа заполняется товарами и справками 2 из базы помарочного учета. Отдельной вкладкой в документ добавляется дерево марок. Оператор при необходимости может посмотреть, что у него подгрузилось.

В рабочем месте контролируется, чтобы количество товаров в документе реализации и количество марок, указанное в ТТН Исходящая, совпадало. Если обнаружатся несовпадения, они отразятся в АРМ, и документ для отправки в ЕГАИС не сформируется.

Не во всех учетных системах есть такой функционал.

   Рис. 2. АРМ «Обработка заказов и отгрузки». Раздел «ЕГАИС» (левая часть АРМ) 

Рис. 3. АРМ «Обработка заказов и отгрузки». Раздел «ЕГАИС» (правая часть АРМ)

После того как ТТН Исходящая сформировали, отправляем документ в ЕГАИС.

Статус документа можно контролировать при помощи колонки «Статус».

Основные варианты:

• Обрабатывается ЕГАИС,

• Обрабатывается клиентом (значит, передача прошла успешно и ЕГАИС документ принял),

• Ошибка передачи в ЕГАИС (в этом случае нужно зайти в пункт меню «ТТН ЕГАИС» и посмотреть причину),

• Подтвержден (клиент подтвердил соответствие полученного товара данным в ТТН Исходящая),

• Подтвержден* (клиент подтвердил соответствие, но не полностью),

• Отменен клиентом.

В идеальной ситуации клиент подтверждает, что ему пришло все, что он заказал. Но иногда что-то идет не так, возникают ошибки. В этом случае возможны два варианта. Либо клиент отменяет накладную полностью, когда он, например, отказывается от всей машины (в этом случае в АРМ появится статус «Отменен клиентом»), либо он все принимает, кроме, скажем, одной коробки (статус в АРМ - «Подтвержден*»). Во втором случае имеются какие-то расхождения.

Если появляется статус «Отменен клиентом», мы принимаем марки по акту отказа, и все марки, указанные в накладной, возвращаются к нам на склад.

В случае расхождений (статус «Подтвержден*») необходимо выписать комплект измененных документов и оприходовать непринятый покупателем товар на склад. Для этого в АРМ предусмотрен отдельный функционал, который работает с корректировками. При этом данные по расхождениям в документах корректировки АРМ проставляет автоматически, собирая их из ТТН.

Второе, что мы делаем – выгружаем документ корректировки в базу помарочного учета на ТСД для подтверждения пришедших марок.

Предположим, нам вернули бутылку. Необходимо проверить – ту ли, которую мы отправляли, и ту ли, которую указали в документе расхождений.

Кладовщик на своем терминале сканирует марку и проверяет, была ли та бутылка в накладной и в ответе клиента на накладную. Если была, он оприходует бутылку на склад и подтверждает, что расхождения покупателя верные. Мы подтверждаем акт расхождений и отправляем подтверждение в ЕГАИС.

Другая возможность - «Принять товар без сканирования» - автоматически отправляет подтверждение акта расхождений без проверки в базе помарочного учета.

Таким образом, разработанное «Компанией КомЛайн» АРМ «Обработка заказов и отгрузки» для 1С:ERP упрощает и ускоряет обработку заказов на алкогольную продукцию, печать комплектов документов и взаимодействие с ЕГАИС.

АРМ интегрируется с программой «КомЛайн:Помарочный учет» и иными системами помарочного учета, с которыми работают предприятия.