Бюджетирование в 1С:ERP

Каждому руководителю необходимо планировать, контролировать, оценивать эффективность деятельности предприятия и на основании получаемой информации принимать управленческие решения.

Один из инструментов, позволяющих решить указанные задачи и ответить на поставленные вопросы – это система бюджетирования.

Из этой статьи вы узнаете:

• Что такое бюджетирование, и какие задачи оно решает,

• В каких случаях необходимо автоматизировать бюджетирование,

• Как это сделать в 1С:ERP, начиная с нуля, или после табличных редакторов.

У многих заказчиков компании «КомЛайн», в первую очередь, на производственных предприятиях, бюджетирование в той или иной степени ведется. Не всегда оптимально, не всегда оперативно, поскольку присутствует ручной сбор данных и функционал программных средств зачастую ограничен. Комплексная система учета и управления делает процесс более эффективным. При этом качество и скорость сбора фактических данных многократно повышается, процесс бюджетирования можно отслеживать в режиме реального времени. Но не будем забегать вперед и расскажем обо всем по порядку.

Для чего нужно бюджетирование

Бюджетирование - это процесс составления планов финансово-экономических показателей деятельности предприятия (в целом и различных его подразделений) в заданных временных интервалах и контроля за их исполнением. На основе разницы между планируемыми показателями и фактическими принимаются управленческие решения.

В данном случае планы – это бюджеты, их совокупность – бюджетная модель, а процесс их составления и исполнения – бюджетный процесс, описываемый регламентом.

Главная цель бюджетирования - сделать работу предприятия предсказуемой и управляемой.

Задачами бюджетирования на предприятии являются:

• планирование важнейших аспектов деятельности предприятия на ограниченный временной интервал (в рамках данной задачи составляются планы показателей по каждому направлению работы; кроме финансовых, так называемых мастер-бюджетов – БДР (бюджета доходов и расходов), БДДС (бюджета движения денежных средств), прогнозного баланса (ББЛ), предприятия могут разрабатывать операционные бюджеты, которые подразделяются на функциональные, инвестиционные и бюджеты центров финансовой ответственности (ЦФО));

• обеспечение сбалансированности показателей и взаимосвязанности бюджетов (благодаря этому достигается согласованность работы подразделений предприятия)

• текущий мониторинг деятельности предприятия по системе «план-факт» (контроль реализации бюджетов, при этом расхождения между запланированными и фактическими показателями показывают, что в организации необходимо изменить и оптимизировать);

• делегирование полномочий и распределение ответственности за результаты финансово-экономической деятельности (для этого на предприятии выделяются ЦФО, которые несут ответственность за исполнение бюджетов);

• принятие управленческих решений на этапах анализа отклонений.

Внедрение системы бюджетирования на предприятии позволяет строить прогнозы по финансово-экономическим показателям, моделировать сценарии событий, влияющих на эти показатели, и заранее готовить ответные действия. Другими словами, предприятие получает возможность гибче реагировать на изменения во внешней и внутренней среде. А это дополнительная возможность максимизации прибыли.

Автоматизация бюджетирования

Практика бюджетирования пока еще не распространена повсеместно. На одних предприятиях оно вовсе не организавано (в силу нежелания его внедрять или отсутствия понимания того, как это сделать). На других оно ведется с помощью табличных редакторов типа Excel. В случае небольших компаний такой вариант вполне допустим, но когда речь идет о крупных производственных предприятиях, при значительном объеме данных, большом количестве участников в бюджетном процессе и сложных моделях бюджетов есть вероятность, что способ табличных редакторов не обеспечит надежности, оперативности и безопасности работы.

В этих случаях на предприятиях автоматизируют бюджетирование с помощью специализированных программных продуктов, либо комплексных систем учета и управления.

Одна из таких систем - «1С:ERP Управление предприятием» с подсистемой бюджетирования, предназначенной для решения прикладных задач.

Функционал «1С:ERP Управление предприятием» позволяет:

• Моделировать сценарии событий, влияющих на финансово-экономические показатели,

• Создавать бюджетные отчеты по заданной структуре статей, показателей и аналитик с необходимой детализацией,

• Упростить формирование бюджетных и фактических данных, минимизировав ошибки,

• Мониторить выполнение этапов бюджетного процесса и исполнение бюджета в режиме реального времени,

• Оперативно получать информацию об отклонении плановых показателей от фактических, соответственно быстро принимать управленческие решения.

Система гибко настраивается и позволяет, начав с элементарных, постепенно переходить к более сложным задачам. Ею можно пользоваться, внедрив на первых порах даже самые простые бюджеты. Бюджетные модели легко строить и развивать.

Как автоматизировать систему бюджетирования в 1С:ERP?

1С:ERP позволяет автоматизировать бюджетирование как на тех предприятиях, где оно уже организовано (например, в Excel), так и там, где его нет.

В первом случае бюджетные процесс и модель формально уже описаны (в таблицах), ясно, что и в каких объемах нужно автоматизировать. Существующую модель необходимо перенести в систему. Во втором случае, бюджетная модель закладывается в самой системе, исходя из потребностей и задач предприятия.

Переход от табличных форм

Если у нас есть некоторая бюджетная модель в Excel, необходимо проанализировать, сможем ли мы ее перенести в неизменном виде в 1С:ERP и автоматизировать. Дело в том, что при переносе ее «как есть» существует вероятность того, что на выходе возникнет нестыковка с фактическими данными. Особенно, если на предприятии ранее фактические данные в какой-то части собирались вручную. Поэтому существующие в табличных редакторах модели при автоматизации, как правило, требуют переработки.

Проанализировав, мы определяемся, как бюджетная модель будет перенесена, в каких частях модифицирована в соответствии с возможностями программы, и переносим ее, не меняя существенно методологию.

Перенос существующей системы бюджетирования в ERP необходимо проводить поэтапно, разделяя бюджетный процесс на подпроцессы: отдельно планирование продаж, производство, закупки, расчет себестоимости, отдельно – планирование движения денежных средств. Если это была одна форма, один лист в Excel, в котором был весь расчет, то в 1С:ERP чаще всего ему будут соответствовать одна или несколько форм для ввода данных и для анализа введенных данных.

Позже, когда модель внедрена, когда мы получаем то, что у нас было, но автоматизированное, с дополнительными функциями, с учетом, с выдачей отчетов в режиме реального времени, тогда стоит задуматься о том, чем расширять функционал, где дорабатывать, и какие еще возможности ERP использовать.

Автоматизация с нуля

В случае если на предприятии ранее система бюджетирования отсутствовала, эксперты компании «КомЛайн» рекомендуют начинать выстраивание бюджетной модели в 1С:ERP с простого.

При таком внедрении лучше использовать небольшое количество форм и простую модель - возможно, только БДДС либо БДДС и БДР. Привыкнув к функционалу, научившись планировать, выстроив бизнес-процесс и включив в него пользователей, можно двигаться дальше: усложнять саму модель, включать лимитирование, в бизнес-процессе ставить ответственными лицами не только прямых заинтересованных лиц – обычно экономистов, но и руководителей или ответственных сотрудников ЦФО.

Самым простым видом бюджета считается БДДС. Это бюджет, который показывает, куда и на что идут «живые» деньги (и это всегда интересует руководство).

При построении модели в 1С:ERP мы определяемся с ЦФО: кто за какой блок, за какие движения денег отвечает. Далее разрабатываем форму для ввода бюджета. Определяемся с тем, что является статьей бюджета, что - аналитикой, до какой глубины мы будем планировать (например, планировать, что мы будем закупать канцтовары, или закупать канцтовары у конкретного предприятия, либо добавляем к этому договор, соглашение и, возможно, даже менеджера).

После этого плановые формы необходимо состыковать с фактом. Ведь спланировать мы можем максимально глубоко – по всем шести возможным аналитикам для статьи. Но есть ли у нас для этих аналитик фактические данные? А что если нет и мы даже не ведем такой учет?

Поэтому если у нас ведется некоторый учет, лучше всего под него подстраивать формы по бюджетированию, по планированию денежных средств, формы для ввода планов ответственными лицами.

После ввода данных настраиваем отчет для план-факт анализа - это тоже дополнительная, разрабатываемая форма.

Дальше постепенно расширяем возможности, углубляем планирование, его детализацию, осуществляем делегирование полномочий.

В числе других возможностей, если мы внедряем (и одновременно автоматизируем) бюджетирование в 1С:ERP с нуля - разработка бюджета в 1С:ERP на месяц или на год, либо внедрение бюджетирования по одному сценарию (например, из классических – оптимистичный, пессимистичный или реалистичный). Впоследствии предприятие может самостоятельно либо с помощью привлеченных специалистов развивать функционал - внедрять оперативный бюджет на месяц, на день, на неделю - в зависимости от его бизнес-процессов или стратегический бюджет, осваивать планирование по нескольким сценариям.

А если бюджетирование уже было автоматизировано?

Конечно, на многих производственных предприятиях система бюджетирования не только существует, но и автоматизирована в той или иной степени. К примеру, в решении 1С:УПП подсистема бюджетирования тоже есть, но по своим возможностям, пользовательскому функционалу, гибкости настроек и удобству она уступает таковой в 1С:ERP.

Приведем только один пример.

В 1С:УПП для сбора фактических данных создается отдельный документ - Источники данных, соответственно необходимо создавать правила, что не всегда является тривиальной задачей для пользователя. В 1С:ERP фактические данные берутся на лету. То, что на сегодняшний день есть в программе, то мы можем получить.

Для каждой статьи в 1С:ERP уже созданы правила получения фактических данных, где можно изначально выбрать, откуда мы их будем получать: из оперативного учета (из каких документов), из регламентированного учета, из международного учета (если на предприятии внедряется или ведется МСФО), либо указав произвольные данные в качестве источника.

В правилах получения фактических данных можно также указать, из каких реквизитов документов необходимо брать аналитику.

Весь этот функционал «заточен» под пользователя. Если экономисты осваивают подсистему бюджетирования в 1С:ERP и правила работы с ней, они могут самостоятельно настраивать и отчеты, и описанные правила.

В данной статье мы постарались вкратце описать суть бюджетирования, его задачи, преимущества автоматизации и то, как к ней необходимо переходить. Если у вас остались вопросы, пожалуйста, обращайтесь. Эксперты компании «КомЛайн» обязательно на них ответят.

Более подробно о том, как некоторые функции и задачи бюджетирования реализуются в 1С:ERP, мы расскажем в одной из наших следующих статей.