Каждому руководителю необходимо планировать, контролировать, оценивать эффективность бизнес-процессов компании и на основании получаемой аналитики принимать обоснованные управленческие решения.
Один из инструментов, позволяющих решить указанные задачи и ответить на ключевые вопросы финансового управления – это система бюджетирования, которая позволяет организовать планирование, контроль и анализ параметров деятельности компании.
Из этой статьи вы узнаете:
- Что такое бюджетирование, и какие задачи оно решает в современном бизнесе
- В каких случаях необходимо автоматизировать бюджетирование
- Как реализовать настройку системы в 1С:ERP — начиная с нуля или после работы с табличными редакторами
В некоторых производственных компаниях бюджетирование ведется. Не всегда оптимально, не всегда оперативно, поскольку присутствует ручной сбор информации и функционал программных средств зачастую ограничен. Комплексная система учета и управления делает процесс более эффективным. При этом качество и скорость сбора фактических сведений многократно повышается, процесс бюджетирования можно отслеживать в режиме реального времени.
Но не будем забегать вперед и расскажем обо всем по порядку.
Автоматизация бюджетирования в 1С:ERP
Как автоматизировать бюджетирование?
Для чего нужно бюджетирование
Бюджетирование — это сложный процесс, включающий определение плановых показателей финансово-хозяйственной деятельности организации (как в целом, так и по отдельным подразделениям) в заданных временных периодах, а также последующий контроль за их достижением. На основе анализа расхождений между плановыми и фактическими данными руководство принимает стратегические управленческие решения.
В данном контексте планы называются бюджетами, их совокупность формирует бюджетную модель, а процедуру их разработки и контроля исполнения составляет бюджетный процесс, который обязательно фиксируется в соответствующих регламентах компании.
Главная цель бюджетирования — сделать работу организации предсказуемой, управляемой и экономически эффективной.
Ключевые задачи бюджетирования на предприятии:
1. Планирование наиболее важных аспектов деятельности компании на определенный временной интервал.
- Включает детальную проработку плановых показателей по каждому направлению работы.
- Помимо основных финансовых бюджетов (БДР, БДДС, прогнозного баланса), можно разрабатывать различные операционные планы, включая функциональные, инвестиционные и бюджеты центров финансовой ответственности (ЦФО).
2. Обеспечение сбалансированности показателей и взаимосвязанности различных бюджетов — это критически важно для согласованной работы всех подразделений.
3. Текущий мониторинг деятельности по системе «план-факт» с использованием специализированных отчетов.
- Регулярный контроль исполнения планов помогает своевременно выявлять отклонения и оперативно вносить корректировки.
4. Делегирование полномочий и четкое распределение ответственности за результаты финансово-экономической деятельности.
- Для этого в организационной структуре выделяются ЦФО, которые несут персональную ответственность за исполнение определенных бюджетов.
5. Принятие обоснованных управленческих решений на основе комплексного анализа выявленных отклонений.
Автоматизация бюджетирования предоставляет значительные преимущества:
- Возможность строить точные прогнозы по всем финансово-экономическим показателям,
- Моделировать различные сценарии развития событий и их влияние на ключевые параметры,
- Оперативно реагировать на изменения как во внешней среде, так и во внутренних процедурах.
Автоматизация бюджетирования в 1С:ERP
Практика бюджетирования пока еще не распространена повсеместно. Где-то оно вовсе не организовано в силу нежелания его внедрять или отсутствия понимания того, как это сделать. Либо бюджетирование до сих пор ведется с использованием Excel. В случае небольшого бизнеса такой вариант вполне допустим, однако при значительных объемах данных, большом количестве участников в бюджетном процессе и сложных бюджетных моделях этот метод становится ненадежным и трудозатратным. «1С:ERP Управление предприятием» предлагает комплексное решение с гибкой настройкой подсистемы бюджетирования, которая позволяет:
- Моделировать различные сценарии развития событий с учетом множества факторов,
- Формировать бюджетные отчеты по по заданной структуре статей, показателей и аналитик с необходимой степенью детализации,
- Автоматизировать процесс сбора и консолидации данных, минимизируя возможные ошибки,
- Контролировать исполнение бюджета в режиме реального времени с наглядной визуализацией результатов,
- Оперативно получать информацию об отклонении плановых значений от фактических и быстро принимать управленческие решения.
Подсистема гибко настраивается и позволяет, начав с элементарных, постепенно переходить к более сложным задачам.
Как автоматизировать бюджетирование?
ЕРП позволяет автоматизировать бюджетирование как на тех предприятиях, где оно уже организовано (например, в Excel), так и там, где его нет.
В первом случае бюджетные процесс и модель формально уже описаны (в таблицах), ясно, что и в каких объемах нужно автоматизировать, и это необходимо перенести в систему. Во втором случае, бюджетная модель закладывается в самой системе, исходя из потребностей и задач предприятия.
Переход от табличных редакторов (Excel)
-
Тщательный анализ существующей модели: проверка совместимости текущей структуры бюджетов с возможностями 1С:ERP. При ее переносе из Excel «как есть» существует вероятность того, что на выходе возникнет нестыковка с фактическими данными. Особенно, если последние в компании в какой-то части собирались вручную. Поэтому существующая в табличных редакторах модель при автоматизации, как правило, требует переработки. Проанализировав, мы определяемся, как она будет перенесена, в каких частях модифицирована в соответствии с возможностями программы.
- Поэтапный перенос и необходимая доработка: адаптация бюджетной модели под функционал системы с сохранением ключевых методологических принципов. В ходе переноса необходимо разделять единый бюджетный процесс на отдельные подпроцессы: отдельно планирование продаж, производство, закупки, расчет себестоимости, отдельно – планирование движения денежных средств. Если это был один лист в Excel, в котором умещался весь расчет, то в 1С:ERP чаще всего ему будут соответствовать одна или несколько форм для ввода и для анализа введенной информации.
- Расширение функционала бюджетирования при необходимости. Об этом стоит задуматься, после того как автоматизированная бюджетная модель внедрена и вы уже получаете отчеты в режиме реального времени.
Внедрение подсистемы с нуля
- Постепенное начало: рекомендуется стартовать с наиболее простых форм, например, только с БДДС. Привыкнув к функционалу, научившись планировать, выстроив процедуру и включив в нее пользователей, двигайтесь дальше: усложняйте саму модель, включайте лимитирование, назначайте ответственными лицами не только прямых заинтересованных лиц – обычно экономистов, но и руководителей или ответственных сотрудников ЦФО.
- Определение ЦФО и структуры статей бюджета с учетом специфики бизнеса. На этом этапе разрабатывается форма для ввода бюджета. Определяется, что является статьей, что — аналитикой, до какой глубины необходимо планировать (например, планировать закупку канцтоваров, или приобретение канцтоваров у конкретного поставщика, либо с добавлением к этому договора, соглашения и даже менеджера).
- Настройка системы план-факт анализа для оперативного контроля исполнения. План необходимо состыковать с фактом. Ведь спланировать можно максимально глубоко – по всем шести возможным аналитикам для статьи. Но есть ли для этих аналитик фактические данные? Поэтому если учет ведется, лучше всего под него подстраивать формы по бюджетированию, по планированию денежных средств. После ввода данных требуется настроить отчет для план-факт анализа — это тоже дополнительная, разрабатываемая форма.
- Постепенное расширение функционала: углубление и детализация планирования, делегирование полномочий.
В числе других возможностей, если происходит внедрение (и одновременно автоматизация) бюджетирования с нуля — разработка бюджета на месяц или на год, либо внедрение бюджетирования по одному сценарию (например, из классических – оптимистичный, пессимистичный или реалистичный). Позднее предприятие может самостоятельно либо с помощью привлеченных специалистов интегратора развивать функционал: внедрять оперативный бюджет на месяц, на день, на неделю — в зависимости от его бизнес-процессов, или стратегический бюджет, осваивать планирование по нескольким сценариям.
Переход с других конфигураций
В отличие, например, от 1С:УПП, где требуется трудоемкая ручная настройка источников данных, в 1С:ERP все происходит проще:
- Предустановленные правила для всех основных статей бюджета. Для каждой статьи в ЕРП уже созданы правила получения фактической информации, где выбирается, откуда ее получать: из оперативного учета (из каких документов), из регламентированного учета, из международного учета (если на предприятии внедряется или ведется МСФО), либо указав произвольные данные в качестве источника.
- Гибкие механизмы настройки аналитик под конкретные нужды бизнеса. В правилах получения фактических данных можно указать, из каких реквизитов документов необходимо брать аналитику.
- Возможность самостоятельной настройки силами пользователей без привлечения программистов. Если экономисты осваивают подсистему бюджетирования в 1С:ERP и правила работы с ней, они способны самостоятельно настраивать и отчеты, и описанные правила.
Итак, бюджетирование в 1С:ERP — это современный мощный инструмент для стратегического планирования, оперативного контроля и глубокого анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Грамотное внедрение системы позволяет не только автоматизировать рутинные процессы, но и значительно повысить точность плановых показателей, а также ускорить принятие обоснованных управленческих решений.
Если у вас остались вопросы по автоматизации бюджетирования, эксперты «КомЛайн» всегда готовы предоставить профессиональные консультации и практическую помощь.
