Бюджетирование деятельности предприятия: что это такое, с чего начинается бюджетирование и ведение бюджета предприятия

Прежде чем говорить о том, что нужно сделать, какие шаги нужно пройти, хотелось бы остановиться на том, для чего вообще нужно автоматизировать бюджетирование на предприятии.

Руководители предприятий, финансовые директора постоянно сталкиваются с вопросами:

• Почему отчеты показывают прибыль, а реальной выручки нет?

• Как избежать задержки выплат поставщикам и сотрудникам?

• Можем ли мы позволить себе вложиться в новый проект?

• Куда уходят деньги, почему тратим так много?

• А что будет, если доллар взлетит? Как быть с закупками?

• Нужно ли в реальности оплачивать то, что просят, или не нужно?

Соответственно, просто регламентированный учет, бухгалтерские проводки, данные по бухгалтерским счетам или оперативный учет на эти вопросы ответов не дадут.

Построив эффективную систему бюджетирования, вы получите полную финансовую картину, которая позволит вам принимать серьезные финансовые  решения и управлять финансовым состоянием в вашей компании.

В статье разберем, как грамотно построить систему бюджетирования на предприятии, какие виды бюджетов существуют и что нужно для ее автоматизации и как получить реально работающую модель.

Что такое бюджет

Бюджет — это план финансовых показателей предприятия (доходов, расходов, поступлений, списаний, активов и пассивов) в заданном отрезке времени (год, квартал, месяц). Также это инструмент корпоративного управления. Он представляет собой план будущих операций, используется для планирования, контроля и оценки эффективности деятельности предприятия. За счет этого можно спрогнозировать деятельность предприятия на 2025-2030 года, заложить в прогноз риски от кризиса, посмотреть, что будет на рынке труда, на рынке поставщиков, как повлияет курс доллара на выручку в целом и т.д. В целом, это инструмент, который может показать оптимистичный/пессимистичный/реалистичный сценарий, как предприятию дальше действовать. Соответственно, бюджет может сочетать в себе некий элемент бизнес-игры. С помощью бюджетирования можно смоделировать различные ситуации, чтобы затем выработать стратегию поведения в том или ином сценарии. 

С чего начинается бюджетирование?

Ключевая ошибка большинства производственных предприятий — в том, что бюджет формируется без учета стратегических целей предприятия. Но дело в том, что весь процесс бюджетирования должен начинаться со стратегических целей и плана. Если он есть, то с подчинения бюджета стратегическому плану предприятия. 

Что для этого необходимо сделать?

1. Определить, какие поставлены стратегические цели — на год или 2-3 года.

2. Определить ресурсы и возможности, что есть сейчас, какие конкурентные преимущества есть у компании. 

3. Проанализировать возможности, достаточно ли их для того, чтобы достичь цели.

Первые 3 пункта собираются в стратегический план и только после этого можно переходить к оперативному бюджету. 

Таким образом, бюджет должен помогать достичь стратегического плана.

Система бюджетирования: цели и задачи, важные составляющие

Основная цель системы бюджетирования — обеспечение производственно-коммерческого процесса необходимыми денежными ресурсами. Проще говоря, это план доходов и расходов в денежном выражении за определенный отрезок времени. В результате эффективно налаженной системы бюджетирования достигаются стратегические цели предприятия.

С помощью системы бюджетирования можно:

• проверять достижимость целей, выявлять ограничения;

• выбирать наиболее эффективные пути достижения целей;

• предусматривать сценарии действий при различных внешних условиях;

• оценивать приемлемость экономических показателей, к которым приведет выполнение планов.

Задачи и функции системы бюджетирования на современном предприятии:

• планирование расходов и доходов предприятия;

• прогноз финансово-экономических показателей деятельности предприятия;

• поиск прибыльных/неэффективных проектов и направлений для дальнейшего развития/закрытия; 

• анализ финансовой деятельности предприятия с целью предотвращения кризисов, включая кассовые разрывы;

• обеспечение эффективного использования ресурсов предприятия, включая финансовые и человеческие;

• рациональное распределение ресурсов в соответствии с бизнес-целями;

• поддержка взаимосвязи между стратегическими целями предприятия и оперативными планами подразделений;

• оптимизация расходов в целях увеличения прибыли;

• координация работы всех подразделений предприятия;

• модели сценариев событий, влияющие на финансово-экономические показатели (а что если?);

• своевременные управленческие решения на этапах анализа отклонений;

• выделение ответственных за результаты финансово-экономической деятельности;

• определение системы контроля за результатами финансово-экономической деятельности.

Как результат — максимизация прибыли предприятия.

Что такое бюджетный цикл, из каких этапов состоит

Бюджетный цикл — периодическое планирование доходов и расходов на предприятии. Оно включает 3 фазы: планирование, реализацию и завершение. Необходимо соблюдать последовательность этапов, чтобы контролировать изменения, увеличить прибыль и развивать предприятие. 

Планирование включает анализ текущего состояния, установление целей и рисков. 

Реализация помогает следовать плану и корректировать действия при необходимости. 

Завершение включает анализ результатов и сравнение фактических данных с плановыми. Большая разница между ними может свидетельствовать о неэффективной работе предприятия.

Виды и методы бюджетирования на предприятии: с чего начать

Виды бюджетов можно классифицировать на 2 группы:

• Master Budget — основные финансовые мастер-бюджеты;

• операционные, или функциональные бюджеты.

К первой группе относят:

• БДР, или бюджет доходов и расходов; 

• БДДС, или бюджет движения денежных средств; 

• ББЛ, или балансовый бюджет;

• бюджет инвестиций.

БДР отражает доходы, прибыль и затраты, что помогает прогнозировать прибыльность бизнеса. Транзакции, составленные по принципу начисления, регистрируются по завершении, а не во время обмена.

В этом бюджете ожидаемые доходы, затраты и прибыль распределяются по типам продуктов, сферам деятельности и доходам/расходам. Это позволяет прогнозировать и контролировать прибыльность бизнеса.

При составлении методом начисления все расходы и доходы включаются независимо от сроков перевода средств. Однако сам по себе этот бюджет не раскрывает фактический поток денежных средств или потенциальную нехватку денежных средств.

БДДС — это документ, который отражает ожидаемые поступления и платежи по всем видам деятельности предприятия. Он составляется на основе графиков поступлений и платежей, таких как договоры с поставщиками, покупателями, сотрудниками, кредиторами и требованиями налогового законодательства.

БДДС помогает определить периоды, когда у предприятия могут возникнуть проблемы с оплатой обязательств. На основе этого можно рассчитать необходимый объем ресурсов и заранее подготовиться к ним.

Бюджет движения денежных средств помогает сбалансировать поступления и платежи и эффективно управлять платежеспособностью предприятия.

Управленческий баланс — прогнозный документ, отражает планируемые суммы активов и пассивов на определенный период. Он строится на основе остатков по данным оперативного учета либо бухгалтерского учета по кредиту либо дебиту.

Вторая группа, или операционное бюджетирование, представляет собой годовой план деятельности предприятия. Включает бюджет продаж, бюджет производства, бюджет запасов, бюджет затрат на оплату труда, на материалы, инвестиционный бюджет, бюджет общепроизводственных накладных расходов, бюджет коммерческих расходов, бюджет управленческих расходов. Операционный бюджет включает только доходы и расходы, связанные с конкретным направлением деятельности, а также косвенные налоги. Некоторые предприятия ведут учет и общехозяйственных расходов и амортизационных отчислений.

Планирование бюджета предприятия: что это такое

В каких случаях система бюджетирования на предприятии работает? Важно 3 условия:

1. Наличие бюджетной модели, разработанной под конкретное предприятие.
2. Автоматизация бюджетной модели.
3. Делегирование деятельности по бюджетированию центрам финансовой ответственности (ЦФО).

Если какой-то из компонентов будет отсутствовать, система бюджетирования на предприятии эффективной являться не будет и не позволит принимать управленческие финансовые решения.

Бывают и такие ситуации, что автоматизация есть, но реальной бюджетной модели нет — автоматизировали «неопределенный» бюджет:

• так исторически сложилось

• подсмотрели у конкурентов

• применили бюджетную модель из книжек без привязки к финансовым целям предприятия.

Обратная ситуация — есть четко продуманная бюджетная модель,  определены показатели, но нет автоматизации, нет достоверных актуальных данных для принятия решения. Таким образом, невозможно получить оперативную информацию по итогам месяца. А фактические цифры не дают полной уверенности и уже неактуальны, поскольку могут быть получены на 2-3 недели позже планового периода. 

Выделяя ЦФО, нужно понимать, что это делается не номинально, а реально. Каждый ЦФО реально отвечает за достижение своих показателей и обладает реальными полномочиями для принятия финансовых управленческих решений, которые и влияют на достижение установленных показателей.

Таким образом, построение эффективной системы бюджетирования зависит от наличия продуманной бюджетной модели, чтобы она была автоматизирована и чтобы ЦФО были наделены полномочиями.

Для чего бюджетная модель необходима, прежде чем что-то автоматизировать? Если бюджетная модель отсутствует, то автоматизируя хаос, на выходе получим автоматизированный хаос.

Поэтому прежде чем задуматься о том, что нужно внедрить бюджетирование, нужно подумать, а что же именно необходимо внедрить, что же именно необходимо автоматизировать. То есть продумать ту самую модель на бумаге либо в Excel, четко понимая, что требует  система.

Построение бюджетной модели при внедрении бюджетирования на предприятии

Бюджетная модель — это некий набор документов либо один большой документ, который описывает правила построения системы бюджетирования в управленческом учете. Если  в регламентированном есть законодательно закрепленные правила, то в бюджетировании такого нет. Поэтому бюджетную модель предприятия необходимо разрабатывать самостоятельно под индивидуальные цели. В первую очередь необходимо  учитывать собственные стратегические цели и строить модель от этого, определяя тот набор показателей, который важен именно для вашего предприятия и позволит вам принимать решения. 

Что должно быть обязательно зафиксировано в бюджетной модели до автоматизации?

1. Определена финансовая структура и выделены ЦФО.

2. Определены бюджетные классификаторы — статьи БДР, БДДС и ББЛ.

3. Определены функциональные бюджеты и их состав, если используете в своей бюджетной модели.

4. Определены границы ответственности (какие ЦФО за какие бюджеты/статьи отвечают) — для каждого ЦФО должно быть указано, за что это ЦФО отвечает, какие конкретно бюджеты/статьи находятся в зоне ответственности данного ЦФО.

5. Определены общие правила планирования, т.е. единая база и правила игры, по которым действуют все ЦФО. Соответственно, базовые вещи — валюта планирования, базовые правила отнесения объектов к учету, что относить к затратам, что к оборотным активам, как учитывать расходы будущих периодов и т.д.

Что включает подготовка бюджетной модели предприятия

Это набор следующих документов: 

1. Положение о финансовой структуре предприятия — описывает структуру ЦФО, ее связь с оргструктурами и определяет руководителей ЦФО.

2. Положение о бюджетах — документ фиксирует структуру бюджетных классификаторов, перечень функциональных и операционных бюджетов, их соответствие статьям, распределение ответственности — за какие статьи какие ЦФО отвечают и структура управленческого баланса.

3. Положение о планировании — документ описывает периодичность, горизонт и регламент планирования, процесс, формат, правила корректировки бюджета и правила актуализации бюджетов — как поступать с отклонениями при расхождении плановых и фактических данных при завершении отчетного периода. 

4. Положение об управленческом учете —  определяет правила сбора данных, валюту, учет расходов и активов, амортизацию и другие правила для управленческого учета.

5. Методика оперативного планирования ДС — описывает работу с платежным календарем, казначейством, правила работы с заявками, их согласования и утверждения, правила их включения в платежный календарь, передачу в оплату, правила работы и распределение заявок по счетам/кассам и т.д.

Система бюджетирования — преимущества внедрения 

Финансовое планирование важно как для крупных предприятий, так и для небольших фирм. На начальных этапах бизнеса детальное составление финансовых планов может быть излишним, но с ростом компании управление финансовыми потоками без бюджетов становится сложным. Бюджетирование помогает не только организовать ресурсы и прогнозировать их поступление, но и дает возможность руководству и инвесторам оценить эффективность бизнеса, контролировать работу подразделений, управлять различными видами деятельности, мотивировать сотрудников и оценивать результаты. 

Однако система бюджетирования может быть сложной и требует понимания от всех участников процесса. При возникновении трудностей предприятие может обратиться к аутсорсинговым экспертам для оптимизации системы бюджетирования. Важно помнить, что успешное финансовое планирование требует профессионального подхода и обученного персонала.

Узнайте больше о возможностях бюджетирования в программных продуктах 1С на странице продукта или по телефону +7 (843) 200-11-22 (г. Казань).