Топ страхов бизнеса на проектах внедрения ERP

Переход на ERP — важный шаг для любого бизнеса. Cистема планирования ресурсов предприятия помогает оптимизировать бизнес-процессы, повысить эффективность работы и информационную прозрачность компании. Однако внедрение ERP часто сопровождается определенными страхами и рисками, которые могут негативно повлиять на результаты проекта. Основные страхи предпринимателей связаны с финансовыми затратами, возможными ошибками в планировании и управлении проектом, а также с необходимостью перестройки методов управления и оптимизации бизнес-процессов.

В этой статье нашего блога мы рассмотрим топ-5 страхов бизнеса при внедрении ERP и предложим стратегии для их преодоления.

Невозможность совместить систему с бизнес-процессами
Консервативность системы
Недостаток экспертных кадров
Невозможность совмещения проектов
Неопределенные сроки проекта

Страх №1: Невозможность совместить систему с бизнес-процессами

Первый страх — это невозможность совместить систему с уникальными бизнес-процессами компании. Из этого страха часто вытекает сопротивление сотрудников проекту и их неверие в успех внедрения. Каждый бизнес считает свои бизнес-процессы уникальными. Отчасти это действительно так — не бывает двух одинаковых проектов, однако большинство типовых функций решений 1С:ERP и 1С:ERP УХ подходит практически для любых нужд бизнеса. После систематизации процессов специалисты КомЛайн показывают, как ложатся уже существующие бизнес-процессы на новую систему, и предлагают свои идеи и варианты решения функциональных разрывов, чтобы получить понятную модель бизнес-процессов в новой системе. При видении четкой картины страхи нивелируются.

Чтобы снять страх предпринимателей и ключевых пользователей, связанный с нехваткой компетенций и отсутствием опыта подобных проектов, специалисты составляют подробный план управления проектом, план управления коммуникациями, рисками, стоимостью, содержанием, качеством — одним словом понятную карту проекта, в которой расписаны пути решения тех или иных задач и обозначены способы устранения проблем.

Страх №2: Консервативность системы

Консервативность системы внутри предприятия — еще один распространенный страх руководителей крупного бизнеса, который мешает успеху внедрения. Пользователи ключевых бизнес-процессов привыкли работать в своей уже имеющейся системе, они боятся изменений и возможной неудачи — проект подобного масштаба многие из них осуществляют только в первый раз. У них существует страх начинать всё с начала: страх новых процессов, нового интерфейса или внедрения новых решений. В этом случае вновь на помощь приходит интегратор, который уже имел схожий опыт в реализации проектов. Интегратор сможет объяснить сотрудникам вместе с тимлидами бизнеса преимущества перехода и перенести уже имеющиеся практики на новую систему. В любом случае в преодолении консерватизма большую роль играет и авторитет руководителей бизнеса, а также их желание ясно донести цели внедрения новой системы до своей команды.

Даже наиболее консервативные сотрудники со временем понимают преимущества перехода на новую систему и начинают активно включать в процесс других своих коллег. По ходу проекта у них начинают появляться новые идеи. Возникающие по ходу изучения системы вопросы всегда легко решаются в ходе консультаций с интегратором, а проблемы и несоответствия в бизнес-процессах нивелируются доработками в системе. Таким образом, страх перемен у ключевых сотрудников снимается.

Страх №3: Недостаток экспертных кадров

Часто при проектах внедрения ERP-систем бизнес сталкивается с недостатком экспертных кадров. Подобный страх встречается как у среднего, так и у большого бизнеса и даже касается индивидуальных предпринимателей. Решить эту проблему можно, если высвободить ключевых специалистов, грамотно приоритизировать их задачи, а также, возможно, дополнить команду новыми сотрудниками. Люди — это ключевой ресурс бизнеса, поэтому предпринимателям необходимо поддерживать их во время проекта и не бояться распределять задачи таким образом, чтобы находилось время и на новые задачи проекта, и на выполнение текущих операционных действий.

Чтобы сплотить команды бизнеса и интегратора, просто необходима прозрачная коммуникация и постоянное налаженное взаимодействие между командами — это ключ к успеху проекта. Например, регулярные встречи, созвоны по обмену опытом. Также можно сделать общий трекер-задач. С помощью трекера возможно отследить прогресс проекта, все ключевые пользователи будут в курсе процессов и при необходимости смогут вовремя вмешаться в процесс.

Таким образом, прозрачное взаимодействие, грамотное распределение задач и поддержка со стороны руководства помогут успешно внедрить ERP-систему и справиться со страхом недостатка экспертных кадров в бизнесе.

Страх №4: Невозможность совмещения проектов

Во всех крупных компаниях идет параллельно множество проектов — автоматизации, внедрения, запуска новых линеек продукции. При этом важно сохранить скорость уже существующих процессов и найти время для реализации новых. Отсюда возникает частый страх невозможности совмещения проектов либо неудачи в решении отдельных задач. Люди боятся снижения темпов развития в связи с той же нехваткой экспертных кадров для реализации всех инициатив.

В этом случае предпринимателю важно применить принципы тайм-менеджмента, перераспределить задачи на менее занятых сотрудников, при этом выделять время ключевых экспертов на митапы и мозговые штурмы. При этом следует максимально перевести всю операционку на других сотрудников, не так активно занятых в проектах. Возможно, это поможет предпринимателям увидеть новые ценные кадры, у которых раньше не было возможности активно проявить себя, а сейчас они генерируют новые идеи. Так, дело не будет стоять на месте, бизнес продолжит свое планомерное развитие.

Страх №5: Неопределенные сроки проекта

Один из распространенных страхов предпринимателя — неопределенные сроки проекта из-за большого масштаба, вследствие чего можно вообще не достичь успеха. В этом случае специалисты КомЛайн фиксируют еще на старте проекта все цели, требований, сроки и ответственных специалистов с обеих сторон. Также эксперты КомЛайн формируют бэклог и декомпозируют проект на очереди. Это дает ясную картину, какие этапы проекта в каком порядке, в какие сроки и с каким результатом будут выполнены — люди перестают бояться неопределенности.

На проекте «АСГ» КомЛайн использовал метод так называемого «большого взрыва», когда все системы запускаются одновременно. Однако он применяется не всегда. Зачастую его заменяют на метод поэтапного перехода, когда сначала запускается производственный контур, затем, например, продажи, а после — регламентированный и финансовый учет.

Также есть вариант перевода холдинговых структур на единую платформу по следующей схеме: сначала запускается пилотный контур, а затем уже идет тиражирование на остальные компании холдинга.

При этом специалистам КомЛайн важно вписываться в четкие сроки проекта и не растягивать его. Оптимальными сроками внедрения для КомЛайн считаются от 9 месяцев до 1,5 лет, так как именно при таких сроках сохраняются понятная цель, понятные требования, заряженная команда. Если срок увеличивается, то меняются ответственные, требования, само окружение и цели компании, поэтому проект превращается в процесс, а не в достижение результата.

Таким образом, специалисты КомЛайн знакомы со всеми страхами бизнеса и предпринимателей при внедрении 1С:ERP и понимают, как митигировать риски, мотивировать команду, а также дать бизнесу четкое видение проекта при оптимальных сроках и поддержать их уверенность в успехе.