Организация и подготовка проектной команды со стороны заказчика

При реализации любого проекта внедрения важно помнить, что после окончания потребителями будут обыкновенные пользователи. Именно на них ориентируется компания-интегратор, чтобы удовлетворить все их потребности и создать комфортные условия для работы, а также как минимум сохранить, а как максимум — улучшить текущие бизнес-процессы предприятия. 

Соответственно, одной из важнейших проектных задач является организация коммуникации с командой бизнеса, особенно с непосредственными пользователями — ключевыми исполнителями бизнес-процессов.

В этой статье мы расскажем, как бизнесу наиболее эффективно подготовить свою команду к проекту внедрения ИТ-системы.

Установочная встреча

Знакомство двух команд проекта происходит, как правило, в рамках установочной встречи, поэтому нельзя недооценивать ее значимость.

Для интегратора и ИТ-команды предприятия проекты внедрения – знакомое дело, но этого нельзя сказать о членах команды со стороны бизнеса. Для них проект может быть чем-то совершенно новым и непонятным. Установочная встреча в этом случае – как дорожная карта, и интегратору важно провести ее так, чтобы каждый член команды понимал, кто за что отвечает, какие у него функции и задачи на проекте, к кому можно обратиться с вопросами, зачем вообще проводилась установочная встреча и почему он должен тратить свое время на коммуникацию с интегратором. Часто инициатором внедрения новой ИС в компании является высшее руководство или ИТ-отдел. Бизнес-подразделения видят в этой затее больше рисков и трудностей: переход на новую ИС требует от команды дополнительных трудозатрат на участие в проектной деятельности, обучение, развития навыков работы с новой программой и знакомства с новым, непривычным интерфейсом. Поэтому им необходима поддержка от остальных членов проектной команды, готовность выявить их требования и отнестись к ним с должным вниманием.

Расскажем на примере, что должно быть итогом установочной встречи. По итогам установочной встречи команда «КомЛайн» всегда убеждается, что у всех членов команды сформировалось правильное знание по следующим пунктам:
 - Дорожная карта, этапы, сроки проекта. Почему в проекте существуют именно эти этапы, почему они будут реализовываться в таком порядке, почему на их реализацию планируется потратить столько времени.
 - Какой результат будет достигнут при завершении каждого этапа.
 - Каждому понятны его функции, задачи, обязанности на каждом этапе проекта.
 - Каждому понятны функции, задачи, обязанности других членов рабочей группы на каждом этапе проекта.
 - Сколько времени каждому лично необходимо выделить на выполнение проектных задач и где его взять.
 - К кому обращаться при возникновении вопросов, в какие сроки он должен получить обратную связь, к кому обратиться, если нет обратной связи.
 - Какие документы будут сформированы на каждом этапе проекта, какова лично его роль в создании этих документов.
 - Расписание дальнейших встреч на проекте. В чем цель каждой встречи. Какие встречи являются обязательными лично для него.
 - Самое главное: зачем ему принимать во всем этом участие? Чем пользователю поможет новый продукт. Риски возникновения каких проблем в работе существуют лично для него в случае, если он сочтет проектные задачи неважными, неприоритетными, не достойными его внимания в потоке текущих бизнес-задач.

Для команды бизнеса результатом установочной встречи в идеале должно стать сформировавшееся доверие к команде интегратора.  Для этого команда интегратора всегда оставляет на таких встречах время для вопросов. 
Обязательные артефакты установочной встречи: запись и протокол, согласованный всеми участниками.

Сбор требований

Этап сбора требований – ключевой в работе с командой бизнеса. От него зависит и полнота доработки, и качество разработки, и удовлетворенность результатом проекта в целом. Чаще всего аналитики на этом этапе взаимодействуют с простыми пользователями систем – исполнителями бизнес-процессов. Поэтому важно убедиться, что для них понятна конечная цель этой работы – построение системы, в которой им придется потом работать, и то, насколько она будет удобна, зависит от их вовлеченности при выполнении именно этого этапа. Необходимо осознавать, что некоторые вещи, которые кажутся пользователю очевидными в силу сформировавшейся привычки, могут быть упущены ими при интервьюировании. Поэтому интегратор всегда несколько раз спрашивает в ходе встрече, нет ли каких-либо аспектов, о которых пользователями не упомянули по причине кажущейся им очевидности.  

После сбора и формализации требований важно привлечь пользователей со стороны бизнеса к их приоритезации. К сожалению, широко распространена практика, когда после проведения ограниченного количества встреч с бизнес-пользователями, ИТ-команды заказчика и исполнителя полностью берут на себя функцию выявления и приоритезации требований, формируют объем и очередность доработок, а в итоге получают курьезные случаи, когда бизнес был готов мириться с отсутствием «прямо сейчас» какого-либо отчета, но не может работать с нужной скоростью из-за отсутствия на привычном месте кнопки привычного цвета. 

Тестирование в рамках опытной и опытно-промышленной эксплуатации

Успех данного этапа зависит от правильности и своевременности всех предыдущих шагов. 

Очень важна установочная встреча перед началом, где нужно объяснить пользователям как будет проходить тестирование, какой объем документов необходим для полноценного тестирования, куда обращаться с вопросами, где и как будут зафиксированы их обращения, в какие сроки и каким образом они будут обработаны и как пользователи будут об этом оповещены.

Еще один момент: команда проекта обычно понимает, что обнаружение ошибок на данном этапе – вещь нормальная и даже положительная. Чем больше ошибок обнаружится сейчас, тем меньше проблем будет в будущем. Но обыкновенные пользователи могут этого не понимать, считать ошибки признаком того, что система спроектирована неправильно и даже крахом всего проекта. Поэтому руководителям проекта со стороны бизнеса важно донести до пользователей, что опытная эксплуатация проводится для своевременного обнаружения ошибок, поэтому их обнаружение на этом этапе – вещь закономерная и скорее позитивная.

Промышленная эксплуатация

На этапе промышленной эксплуатации пользователи начинаю работать в реальных условиях. Что важно на этом этапе: если предполагается дальнейшее сопровождение системы, будет очень хорошо, если переход от знакомых лиц команды внедрения будет постепенным. Не всегда это получается, к сожалению, но в таком случае обязательно нужно провести встречу, где РП представит сотрудников, которые будут заниматься сопровождением. На этом этапе интегратор передает бизнесу все инструкции, контакты, сведения о продукте и доработках.

Даже если этап уже завершен, бизнес может смело задавать вопросы команде сопровождения.