Как провести обучение сотрудников работе в 1С:Предприятие 8.3

Одной из важнейших задач проектов внедрения 1С:ERP, 1С:WMS и любых других продуктов на платформе 1С:Предприятие 8.3 является обучение сотрудников предприятия работе в системе. От того, насколько хорошо пользователи подготовлены, зависит, будет ли их самостоятельная работа в новой информационной системе вестись корректно или нет. 

Рассмотрим несколько важных вопросов подготовки, на которые необходимо обратить внимание. 

Компенсация выпадения сотрудников из решения бизнес-задач

Контроль за усвоением материала

Мотивация сотрудников

Создание центра компетенций

Подготовка инструкций

Компенсация выпадения сотрудников из решения бизнес-задач

Участие персонала в обучении работе в новой учетной системе, как и в проекте в целом, требует определенных трудозатрат. В какой-то период времени из-за нагрузки на проекте у сотрудников могут возникать сложности с полноценным выполнением бизнес-задач.  

Чтобы иметь четкую картину, в какой период какие сотрудники выпадут из рабочего процесса, и кем их можно заменить, требуется заранее сформировать план и график обучения. 

Варианты «компенсации» могут быть разными.

• Временный найм персонала.

Например, если речь идет о сотрудниках склада, которые занимаются сборкой, приемкой товара, то, чтобы компенсировать их неполную бизнес-загрузку во время обучения в ходе проекта, можно на время нанять новых людей и обучить их работе – допустим, за месяц до старта опытной эксплуатации.

• Вывод сотрудников из других смен.

Привлечение сотрудников из других смен, помимо фазы опытной эксплуатации, когда проводится основная подготовка пользователей к работе в системе и требуется их замена на производстве, также применяется на старте промышленной эксплуатации. 

Усиление команды во время продуктивного запуска требуется для того, чтобы компенсировать увеличение времени на выполнение текущих процессов, характерное на первых порах после смены системы.

В некоторых случаях руководители компаний привлекают сотрудников из смежных отделов, которые не подлежат автоматизации на текущем проекте.

• Решение бизнес-задач в нерабочее время с оплатой переработок.

Контроль за усвоением материала

Контролировать процесс и анализировать результаты обучения в ходе проекта необходимо, чтобы дальнейшая работа в системе велась правильно.

Чаще всего подобный контроль на проектах осуществляется путем фиксации показателей появления объектов системы (договоров, плана закупок, платежей и т.д.) в базе опытной эксплуатации.

Фиксация может производиться на ежедневной основе. При этом аналитик из команды интегратора проверяет корректность введенных объектов.

План по вводу объектов является частью плана опытной эксплуатации системы.

Мотивация сотрудников

Разработка системы мотивации персонала для обучения работе в новой системе и активного участия в проекте в целом — это прерогатива руководства предприятия.

По опыту ГК «КомЛайн», решающую роль играет финансовая мотивация, которая может быть привязана к KPI, к выполнению плана по вводу объектов системы, к срокам ее внедрения. Конкретные показатели определяет руководство предприятия, подключая начальников подразделений, HR-отдел. 

Также важно, чтобы HR-отдел разработал систему нематериальной мотивации сотрудников, участвующих в проекте.

Нередко конечные пользователи не понимают, зачем нужно переходить на новую систему, воспринимая сопряженную с этим работу как бессмысленную дополнительную нагрузку, и, как следствие, саботируют процесс внедрения. В связи с этим руководству предприятия необходимо перед началом проекта или фазы опытной эксплуатации провести информационную работу с коллективом и объяснить цели и задачи проекта.

Создание центра компетенций 

Цель создания центра компетенций у предприятия-заказчика проекта заключается в том, чтобы, во-первых, аккумулировать необходимые знания и навыки и сохранять экспертизу внутри компании после завершения проекта, и, во-вторых, собственными силами обеспечивать первую линию поддержки пользователей.

После перехода на новую информационную систему, особенно в период ее стабилизации, пользователи зачастую сталкиваются со сложностями. Им требуется помощь.

Оптимальным вариантом организации технической поддержки, на наш взгляд, является такой, когда первыми на возникающие вопросы пользователей отвечают специалисты IT-службы предприятия или определенные ключевые пользователи. Если первая линия проблему решить не может, подключается вторая линия, например, аналитики исполнителя проекта. Если и они не справляются, задачи переадресуются третьей линии поддержки — разработчикам исполнителя.

В случае наличия достаточных ресурсов в IT-подразделениях компаний возможны случаи, когда центр компетенций в дальнейшем самостоятельно масштабирует внедренную систему.

Приступать к формированию центра компетенций необходимо уже в фазе опытной эксплуатации системы, а к активной подготовке – в ходе промышленной. Важно, чтобы специалисты центра компетенций плотно взаимодействовали с командой аналитиков и консультантов исполнителя проекта, погружались в тонкости работы системы и перенимали необходимый опыт, чтобы в дальнейшем быстро и эффективно решать вопросы пользователей. 

Подготовка инструкций

Еще одним важным моментом при обучении сотрудников предприятия работе в новой учетной системе является подготовка инструкций.

Если внедряется типовая конфигурация на платформе «1С:Предприятие 8.3», для специалистов предприятия материалов информационной системы 1С:ИТС теоретически может быть достаточно. 

Но если конфигурация кастомизирована, инструкции с описанием функционала для конечных пользователей необходимы.

При этом выбор формата остается на усмотрение руководства предприятия. Одни компании заказывают исполнителям проекта подготовку текстовых инструкций. Другим достаточно записи видеоинструкций, которые проводят консультанты интегратора – при необходимости команды предприятий на их основе могут самостоятельно подготовить текстовые инструкции для пользователей.

Итак, мы разобрали несколько важных аспектов обучения пользователей, на которые необходимо обратить внимание команде предприятия при внедрении системы учета и управления. Следование указанным рекомендациям обеспечит комфортный переход и корректное ведение работы в новой системе.