Кейс. Переход с SAP S/4HANA Cloud на «1С:ERP Управление холдингом». Часть 5

Мы завершаем цикл статей о ходе проекта по импортозамещению в IT – переводу крупной производственной компании с решений SAP S/4HANA и SAP EWM на отечественные продукты «1С:ERP. Управление холдингом» и «1С:WMS Логистика. Управление складом» (далее 1С:ERP УХ и 1С:WMS). В предыдущей статье мы описали такие этапы проекта, как демонстрация сквозных бизнес-процессов в новой системе и опытная эксплуатация. В этой статье мы рассмотрим особенности подготовки и реализации Cutover-плана.

• План перехода
• FDR (репетиция продуктивного запуска)
• Задачи инфраструктуры
• Миграция остатков
• НСИ
• Бизнес-Cutover

План перехода

На любом проекте по внедрению 1С:ERP переход к продуктивному использованию системы имеет ключевое значение, потому что критически важно запустить новую информационную систему так, чтобы период простоя предприятий и воздействие на контрагентов были минимальными. Для того чтобы переход увенчался успехом, необходимо выполнить ряд действий, как технического, так и бизнес-характера в строго определенной последовательности. Планирование этих действий и контроль за выполнением являются одной из важных составляющих проекта. При этом формат плана и форма контроля могут меняться в зависимости от размера организации, количества и сложности бизнес-процессов.

На предприятиях с малым количеством несложных бизнес-процессов часто бывает достаточно составления чек-листа по готовности системы к запуску в промышленную эксплуатацию, например, в Google или Яндекс таблицах, и контроля выполнения мероприятий из этого перечня.

Переход в продуктив в крупных компаниях, с множеством бизнес-процессов и составляющих их подпроцессов — это совсем другая история, особенно если переход выполняется с зарубежной учетной системы на отечественную. Обеспечить успешность мероприятия позволяет Cutover-план, подготовка которого начинается задолго до самого перехода.

Cutover-план включает в себя мероприятия по трем направлениям - это техническая подготовка ERP и других систем к использованию, миграция исторических данных (точнее, объектов, которые попадают в интервал остановки компании) и бизнес-переход.

С инициативой использования Cutover-плана на описываемом нами проекте выступила команда заказчика — она оценила его пользу и важность еще при предыдущем внедрении, когда компания переходила с разрозненных систем на SAP S/4HANA.

Подготовка началась за 4 месяца до запуска системы в промышленную эксплуатацию. План был сформирован в MS Excel, контроль за его выполнением велся в трекере Devprom.

Рассмотрим, какие группы процессов выполнялись в рамках Cutover.

Рис. Группа процессов Cutover

FDR (репетиция продуктивного запуска)

Задача FDR (full dress rehearsal) заключается в тестировании всех аспектов перехода, включая процессы, логистику, ресурсы, ИТ-среду, до запуска продуктивного Cutover, чтобы быть уверенными в успешном выполнении перехода.

Сюда входили:
a) Интеграция 1С:ERP УХ с 1С:WMS, в т.ч. задачи по настройке интеграции базы 1С:ERP с базами 1С:WMS, распределенными по складам, регистрации в 1С:ERP УХ номенклатуры и серии для выгрузки в 1С:WMS, загрузке остатков в 1С:WMS, сверке остатков в ERP и WMS-системах и настройки НСИ в WMS.
б) Подготовка и загрузка шаблонов остатков готовой продукции, сырья и материалов, а также полуфабрикатов в 1С:ERP.
в) Тестирование бизнес-процессов.

Рис. Тестирование бизнес-процессов в рамках FDR

г) Дополнительные задачи, такие как загрузка шаблона Заказов на закупку, репликация справочников из опытной эксплуатации, синтетический тест процессов O2C, Производства и т.д.

Рис. Дополнительные задачи в рамках FDR

Задачи инфраструктуры

К задачам инфраструктуры в рамках Cutover относились:

а) Развертывание продуктивного ландшафта со всеми настройками.

Здесь также требовалось настроить константу, произвести контроль продуктивной системы, функциональным тимлидам - проверить настройки ролей, и перенести доработки в продуктив.

б) Переключение инфраструктуры (Chicago, LogistPro, SAP ATTP, EDI и других внешних IT-систем), в т.ч. 

• переключение интерфейса программных продуктов, 

• включение регламентных заданий обмена в 1С:ERP УХ, 

• настройка адреса почтовой рассылки, 

• включение EDI в 1С, 

• настройка в базе продуктовного контура EDI и т.д.

в) Блокировка SAP, создание резервной копии,

что требовало собрать списки пользователей на уровень разблокировки доступа в SAP, заблокировать пользователей SAP (ERP, EWM), заблокировать SAP с созданием резервной копии, остановить EDI-контур в SAP.

Миграция остатков

Группа процессов Cutover Миграция остатков отвечает за перенос исторических данных из старой системы в новую и охватывает такие задачи, как перевысылка заказов готовой продукцию на отгрузку из систем автоматизации мобильной торговли, перенос заказов на закупку, взаиморасчетов, входящего сальдо, основных средств, остатков номенклатуры, остатков по счетам, расходов будущих периодов, а также переоценка запасов.

НСИ

Процессы НСИ в рамках Cutover включали в себя, например, коммуникации о заморозке НСИ - когда проектная команда прекращает загружать и обновлять НСИ и передает эту задачу пользователям, непосредственно заморозку НСИ, дежурство команды НСИ на случай необходимости корректировок нормативно-справочной информации, загрузку списка шаблонов, сформированных в ходе реализации Cutover, НСИ Signoff.

Бизнес-Cutover

Бизнес-Cutover или бизнес-переход охватывает последние активности в старой системе, ее отключение и первые действия в новой системе.

В части закупок нужно было закрыть заказы на закупку в SAP S/4HANA.

В части производства — обнулить/закрыть незавершенное производство, остановить производство, закрыть производственные заказы с закрытием остатков сырья и материалов (СиМ), остановить Intercompany и размещение в распределительных центрах. После этого - создать черновики планов производства, заполнить планы производства, начать перемещение и приемку сырья и материалов, и наконец, запустить производство на площадках.

Бизнес-процессы перехода в рамках отгрузки включали в себя:

• установку цен клиентам,

• обнуление «1С:Розница»,

• остановку отгрузок в SAP,

• обработку маршрутизации заказов готовой продукции на отгрузку,

• начало Intercompany,

• старт отгрузок с различных складов.

Бизнес-Cutover включает также финансовый блок с таким задачами, как, например:

• последний платежный день в 2022,

• установка минимальной оптовой цены (МОЦ) и лимитов торговых кредитов (ЛТК), финансовое закрытие в SAP,

• формирование заявок на оплату,

• начало оплат поставщикам,

• график закрытия января и др.

Рис. Задачи финансового блока в рамках Cutover

Кроме того, в Cutover-план входили такие проектные активности, как обучение и аттестация пользователей.

Запуск информационной системы на базе 1С:ERP УХ и 1С:WMS в промышленную эксплуатацию состоялся 8 января 2023.

С этого момент проектная команда «КомЛайн» с привлечением дополнительных IT-специалистов обеспечивала интенсивную поддержку пользователей как в офлайн, так и онлайн форматах на всех производственных площадках предприятия. В течение месяца поддержка была круглосуточной.

В ходе промышленной эксплуатации продолжалась доработка системы, выявление, анализ, приоритизация и устранение инцидентов.

В настоящее время все площадки компании работают в штатном режиме.