«1С:Управление холдингом 8» (УХ): обзор возможностей программы

В современной бизнес-среде несколько компаний или филиалов могут объединиться в одно головное предприятие — холдинг. Преимущество такого подхода к управлению бизнес-процессами — повышение конкурентоспособности на рынке. Но со временем неавтоматизированные бизнес-процессы как внутри холдинга, так и между его филиалами усложняются, компания обрастает разнотипными видами отчетности, а согласование документов может длиться годами. Эффективное управление такими структурами требует специальных решений.

Вышеперечисленные проблемы решает специализированный инструмент автоматизации управленческой деятельности холдинга и его дочерних компаний на базе программного продукта «1С:Управление холдингом 8» (1С:УХ). Это комплексное решение для управления группами компаний.
Система управляет информационными потоками и упорядочивает процессы большого бизнеса. Она интегрирует разрозненные данные из разных юрлиц в одну понятную картину. Вместо того чтобы ждать несколько дней, пока каждое ООО пришлет свои Excel-таблицы, CFO может увидеть сводный баланс по всему холдингу одним кликом.

В данной статье сфокусируемся на ключевых функциональных возможностях и преимуществах решения 1С:УХ редакции 3.2.

«1С:УХ» – что это за программа?

«1С:Управление холдингом 8» (УХ) — современное CPM-решение на базе платформы «1С:Предприятие 8.3» для комплексной автоматизации управления холдингами различного масштаба. Представляет собой отдельную конфигурацию из многочисленной линейки программных продуктов фирмы «1С». IT-решение позволяет более эффективно выстраивать бизнес-процессы всех структурных подразделений и взаимодействие между ними. Управление холдингом становится централизованным.
Это не просто «бухгалтерия для большого предприятия». Это единый мозговой центр для управления финансовыми ресурсами, рисками, закупками и инвестициями всей группы компаний. Важная особенность решения — использование глубоких механизмов элиминации, которые автоматически исключают взаимные требования и обязательства между юрлицами внутри группы при консолидации. Это то, что вручную почти невозможно сделать без ошибок. Консолидация информации происходит автоматически.

Кому необходима система «1С:УХ»?

Программа «1С:Управление холдингом 8» будет полезна группам компаний, у которых большая часть бизнес-процессов по управлению финансовыми потоками централизована. Система дает возможность руководителям крупных управляющих компаний оперативно контролировать, управлять работой подразделений и обеспечивать единый учет и отчетность на всех уровнях.
Продукт особенно актуален, когда финансовая служба холдинговой компании тратит дни на сбор сведений из разных источников, когда управленческие решения принимаются на основе вчерашних цифр, а не в режиме реального времени, когда подготовка консолидированной отчетности превращается в ежемесячный аврал с привлечением внешних консультантов. Упрощенно говоря, УХ необходима, когда управление группой ведется неэффективно.

Преимущества системы «1С:Управление холдингом 8»

Автоматизация деятельности холдинговых структур — сложный и ответственный процесс. Как правило, он требует тщательного планирования с учетом анализа бизнес-процессов, чтобы достичь цели и решить задачи, стоящие перед холдингом. При этом эффект от внедрения 1С:УХ может быть существенным, а именно:

• Ускорение закрытия периодов и формирование качественной отчетности МСФО.

• Оперативный контроль в режиме реального времени показателей затрат — CAPEX и OPEX благодаря расширенному функционалу 1С:УХ в части бюджетирования, казначейства, управления инвестиционными проектами и пр. Повышается эффективность управления.

• Минимизация негативного влияния неопределенности с выделением требуемых для этого ресурсов организации с учетом средств прогнозирования, выявления, лимитирования, аудита и хеджирования кредитных, процентных и валютных рисков.

• Минимизация расходов на приобретение ресурсов за счет проведения конкурентных лотов, в результате чего заключаются долгосрочные договоры на оптимальных условиях для бизнеса.

• Снижение влияния налоговых рисков за счет ведения структуры владения холдингом, повышения эффективности централизованного налогового планирования и возможности моделирования последствий изменения структуры холдинга.

• Снижение нагрузки на управляющую компанию и дочерние общества, сокращение сроков сверки, а также упрощение коммуникации в процессе сверки за счет использования способов сверки и элиминации внутригрупповых операций.

• Минимизация бухгалтерских ошибок благодаря интеграции с инструментом «Фабрика платежей».

• Поддержка корректности сведений.

Главный итог: вместо рутины сотрудники начинают работать на результат бизнеса. Финансисты — анализируют риски и возможности, а не сводят таблицы. Руководители — видят полную картину управления для стратегических решений. Например, система дает смоделировать, как повлияет на налоговую нагрузку создание нового ООО в другом регионе или вывод актива в отдельную компанию. Это средство для планирования будущей деятельности компаний. Управление в холдинге становится проактивным.

Основные возможности «1С:УХ»

Функционально «1С:Управление холдингом 8» сочетает в себе лучшее из средств автоматизации крупных компаний за счет интеграции двух популярных продуктов фирмы «1С» — «1С:Консолидация» и «1С:Бухгалтерия 8 КОРП»:

• управление мастер-данными (НСИ) группы компаний - например, создание общих справочников для всех организаций.

• централизация регламентированного учета;

1С:УХ способствует проведению автоматизированного учета соблюдения требований законодательства.

• централизованное управление закупками и активами.

Система обеспечивает эффективное планирование, контроль и анализ всех закупочных процессов в холдинге, а также учет активов и консолидацию потребностей группы компаний.

• централизованное бюджетирование.

В программе 1С:УХ можно составлять детальные финансовые планы на различных уровнях структуры холдинга, а также вести параллельный учет отдельных видов операций.

• централизованное казначейство, управление договорами и налогами.

Решение делает возможным эффективное управление денежными потоками, дебиторской задолженностью, оборотным капиталом, налогами и позволяет контролировать выполнение контрактных обязательств и ограничений.

• управление проектами.

• управление рисками.

Функционал «1С:Управление холдингом 8» включает финансовые инструменты для анализа и хеджирования финансовых рисков в компании, а также способы для анализа и контроля торгово-кредитных рисков и инвестиционных программ в холдинге.

• управление инвестиционными инициативами.

• бизнес-анализ.

• консолидация международной и управленческой отчетности.

Программа обеспечивает ведение учета с использованием подокументной трансляции — расширенных механизмов закрытия периода по МСФО.

• стратегическое управление по сбалансированной системе показателей (Balanced Scorecard) с использованием анализа данных и дашбордов.

Программа дает проводить глубокий анализ материалов по сбалансированной системе показателей и строить наглядные графические дашборды для быстрого принятия решений. Обеспечивает поддержку принятия решений.

Представьте: все эти модули работают не сами по себе, а как части одного механизма управления бизнесом. Сведения из закупок сразу влияют на бюджет, а информация из казначейства — на отчетность. Нет необходимости что-то перекладывать из одной системы в другую. Например, когда менеджер по закупкам создает запрос, система сразу проверяет ее на соответствие бюджету лимитодержателя. А когда казначей проводит платеж, эта операция автоматически отражается в управленческом учете и сокращает остаток по статье БДДС. Это и есть единое информационное пространство.  

Централизованное планирование бюджета и лимитирование

Подсистема бюджетирования в «1С:Управление холдингом 8» позволяет составлять в различных уровнях структуры холдинга детальные финансовые планы на основе 3 видов бюджета — БДДС, БДР и бюджета движения ресурсов. Кроме этого, система обладает расширенным функционалом по настройке бюджетной модели, бюджетированию операций. Ведение параллельного учета отдельных видов операций дополнительно входит в подсистему бюджетирования в 1С:УХ.

Лимиты можно задавать в бюджетах (БДДС, БДР и бюджет движения ресурсов) при планировании в разрезе 6 аналитик:

• контрагент и договор;

• ЦФО;

• статьи бюджетов;

• проекты и этапы проектов;

• валюта;

• 3 дополнительные аналитики, определяемые для статей бюджетов.
  
  

При лимитировании возможен контроль на уровне заявок на операцию и графиков начислений и платежей договоров.

Оперативное планирование и нормирование затрат происходит за счет использования документов «Оперативный план» и «Заявка на операцию» и обновлений функций комментирования и управления версиями бюджетов.

Это значит, что можно не просто планировать бюджет «сверху вниз», но и управлять его исполнением в моменте. Если менеджер компании хочет потратить деньги, интегрированная система учтет, есть ли в бюджете лимит на эту цель, контрагента и статью. Но главное — лимиты работают гибко. В программе можно настроить правила, например: если годовой лимит по статье «Реклама» исчерпан, но освободились финансовые средства по статье «Командировки», то с согласия CFO их можно перебросить. Это живой, а не догматичный контроль бизнеса. Управление бюджетами в компании становится гибким.

Учет и отчетность МСФО

В системе «1С:Управление холдингом 8» 3.2 можно вести учет по МСФО в разрезе 2 моделей – транзакционной и трансформационной. Использование трансформационного подхода целесообразно в случае обмена РСБУ-данными от центра к периферийным базам — дочерним и зависимым компаниям. Напротив, транзакционный подход рекомендуется применять в случае параллельного ведения учета по МСФО и РСБУ в одной информационной базе.

Для трансляции финансовых данных РСБУ на план счетов МСФО разработан справочник «Шаблоны трансляций». На основании транслируемой информации далее будут выполняться расчеты и готовиться отчетность по МСФО. Для этого необходимо создать элемент справочника для каждой пары плана счетов. Помимо этого, разработаны 14 объектов параллельного учета. Учетная политика каждого объекта может отличаться от учетной политики РСБУ.

По обеим моделям учета в системе необходимо заполнять документ «Экземпляр отчета», структура которого задается в справочнике «Виды отчетов» и связанных справочниках.

Раньше подготовка и управление отчетностью по МСФО были большой квартальной задачей для холдингов. Теперь это регулярный процесс. Система автоматически пересчитывает данные по международным стандартам, а финансисты следят за исключениями и донастройками. Ключевое преимущество — глубокая детализация. Вы можете не просто получить итоговую цифру, но и раскрыть ее вплоть до первичного документа из любой дочерней компании холдинга. Это отвечает самым строгим требованиям аудиторов по трансфертному ценообразованию и раскрытию информации о связанных сторонах. Учет по МСФО и управление упрощаются.

В поставку программного продукта «1С:Управление холдингом 8» также включен пакет индивидуальной и консолидированной отчетности вместе с примечаниями.

Казначейство, управление договорами и лимитами.

Управление казначейством в современных организациях требует специализированных методов для эффективного планирования и управления финансовыми потоками. Поэтому использование подсистемы Казначейство в 1С:УХ становится неотъемлемой частью автоматизации процессов на предприятии.

В этом контексте система 1С:УХ включает функционал для реализации и управления ключевыми задачами казначейства:

• отражение платежных операций с помощью документа «Заявка на оплату», для полной или частичной отмены исполнения ранее утвержденного обращения на оплату предусмотрен документ «Закрытие платежной позиции»;

• отражение будущих поступлений средств на расчетный счет или в кассу организации в документе «Планируемое поступление денежных средств»;

• создание документов «Платежное поручение» для связи фактических платежей с документами оперативного планирования расходов ДС;

• утверждение подготовленного списка выплат перед формированием платежных поручений с помощью документа «Реестр платежей»;

• пакетное создание платежных поручений и кассовых ордеров на основании утвержденных запросов на операцию при помощи обработки «Генерация кассовых ордеров»;

• автоматическое определение аналитики факта движения ДС исходя из материалов банковской выписки с помощью обработки «Разнесение банковской выписки»;

• материальный кэш-пулинг — автоматическое перечисление на мастер-счет ДС участников пула с избыточной ликвидностью;

• управление группой основных настроек — «Статьи бюджетов», «Платежный календарь», «Управление договорами», «Заявки и платежи», «Отражение фактических данных», «Загрузка данных», «Валютный контроль», «Претензионно-исковая работа», «Кредитные лимиты».

Казначейство в программе УХ — это единый пульт управления деньгами компаний. Здесь видно, сколько средств есть, сколько планируется к поступлению и расходованию. Это гарантирует отсутствие кассовых разрывов и эффективное использование ликвидности, принятие правильных решений. Система автоматически строит прогнозный платежный календарь с учетом всех входящих и исходящих потоков, включая арендные платежи, налоговые отчисления и фонд оплаты труда. Персонал может смоделировать последствия досрочного погашения кредита или задержки платежа от ключевого дебитора. Финансовое моделирование и управление ликвидностью в холдинге выходят на новый уровень.

С помощью «Платежного календаря», инструмента для анализа прогнозных остатков ДС и выявления будущих кассовых разрывов, можно проводить также анализ «Что, если?». При таком анализе можно узнать, как влияют дата и расчетный счет платежа на платежную позицию организационной единицы и холдинга в целом и таким образом спланировать необходимые внутригрупповые платежи либо перенос срока платежа.

Для использования «Платежного календаря» необходимо включить одноименную группу настроек и заполнить их в данном разделе.

В рамках группы настроек «Управление договорами» 1С:УХ дает бизнесу возможности:

• автоматически формировать идентификатор платежа в контрактах с покупателями;

• автоматически создавать заявки по графикам платежей;

• актуализировать график при проведении документа «Отражение фактических данных по договору» (настройка «Режим актуализации графика при изменении первичных документов»);

• использовать запросы на привлечение финансирования;

• использовать графики начислений и платежей;

• отражать сделку цессии для уступки прав требования дебиторской задолженности в регламентированном учете в справочнике «Номенклатура» (настройка «Номенклатура отражения цессии»).

По сравнению с прикладным решением «1С:Бухгалтерия предприятия КОРП» в системе 1С:УХ ведется работа с расширенным списком соглашений, в том числе с комитентом (принципалом) на продажу/на закупку, с комиссионером (агентом) на продажу/на закупку, с давальцем, с переработчиком, с поклажедателем, с хранителем, по привлечению средств (кредит, овердрафт, факторинг), с использованием производных финансовых методов (постановочный/расчетный валютный форвард, валютно-процентный своп) и др.

Каждый контракт может иметь вид соглашения в зависимости от назначения и уровня ведения взаиморасчетов. Всего соглашений может быть 3: рамочный договор, спецификация к договору, договор с условием. А по реквизиту «Ведение расчетов» можно понять уровень детализации расчетов по контракту — по договору в целом, по заказам, по накладным.

Управление инвестиционными проектами

Функционал подсистемы «Инвестиционные проекты» в 1С:УХ позволяет:

• хранить список задач и их этапов в справочнике «Проекты и этапы»;

• актуализировать ключевые показатели задач (сроки, показатели эффективности и пр.) и планировать стоимость инвестиционного проекта с помощью документов «Экземпляр отчета» и «Оперативный план»;

• рассчитывать показатели эффективности (NPV — чистая приведенная стоимость денежных потоков, IRR — внутренняя ставка доходности, PBP — срок окупаемости проекта, FCF — свободный денежный поток, PI — индекс прибыльности);

• управлять жизненным циклом, а также загружать показатели из MS Project через специальную обработку — «Диаграмму Ганта»;

• проводить квалифицированную экспертизу, задавать критерии оценки по принятой методологии посредством справочника «Критерии выбора» и отбирать альтернативные инициативы с помощью механизма интегральных оценок — основания включения или невключения проекта в справочник «Инвестиционные программы»;

 

Регламентированный учет

Система «1С:УХ» ред. 3.2 благодаря встроенной в нее конфигурации «1С:Бухгалтерия КОРП» 3.0 позволяет автоматизировать подготовку регламентированной, управленческой или международной отчетности с возможностью консолидации согласно стандартам законодательства РФ. Для этого в 1С:УХ есть все необходимые средства.

Централизованное управление закупками и активами

Функционал подсистемы «Корпоративные закупки» в 1С:УХ дает минимизировать затраты на МТР за счет возможностей управления и проведения конкурентных закупочных процедур. В результате торгов заключаются долгосрочные соглашения на оптимальных условиях.

Кроме того, в целях автоматизации отдела закупок функционал «Корпоративных закупок» помогает:

• Оценивать потенциальных поставщиков по различным критериям — достаточно заполнить основные настройки в подсистеме, подключить и настроить личный кабинет поставщика, зарегистрировать компанию-поставщика в системе через «Анкеты регистрации».

• Проводить аккредитацию поставщиков с помощью документа «Аккредитация поставщика» на основании анкеты регистрации, причем пользователь личного кабинета может самостоятельно запустить процесс аккредитации.

• Собирать потребности от ЦФО с использованием заявок на закупку с подготовкой плана потребности — по 223-ФЗ и закупки коммерческой организации. Оба варианта дают возможность контролировать расходы на закупку по лимитам БДДС. Потребности регистрируются документом «Заявка на закупку» в разрезе организации, ЦФО и проекта.

• Учитывать аналоги номенклатуры с помощью обработки «Помощник планирования» — помогает вводить базу аналогов и заменять дорогие позиции номенклатуры на дешевые аналоги в целях уменьшения расходов на закупку.

• Покрывать потребности ЦФО внутригрупповыми, действующими сделками с поставщиками, проведением лотов.

• Планировать программы закупок по 223-ФЗ в одноименном документе, вести подготовку и проводить как однолотовые, так и многолотовые закупочные процедуры.

• Выгружать и загружать программу закупок и прочую информацию в «ЕИС» организациям, ведущим учет по 223-ФЗ.

«Корпоративные закупки» становятся центром экономии в компании. Система управления помогает объединять обращения от всех дочек, чтобы закупать оптом и дешевле, а также автоматически ищет среди утвержденных поставщиков тех, кто предложит лучшие условия. Например, если три завода в холдинге принимают решение закупить метизы, система предложит объединить заявления в один лот и проведет электронный аукцион. Консолидация закупок существенно экономит расходы бизнеса на МТР.

В целом, 1С:УХ — мощное средство централизованного управления холдинговыми компаниями с учетом тонкостей работы компаний различного масштаба. В программе сосредоточены методы автоматизации множества бизнес-процессов и обработки большого массива оперативной информации. Внедрение этой системы управления помогает значительно повысить эффективность работы холдинга и обеспечить его успешное развитие.

Узнайте больше о возможностях управления холдингом в 1С на странице продукта и по телефону +7 (843) 200-11-22 (г. Казань).