WMS система управления складом: как работает и как выбрать

40% компаний не используют WMS, а 80% — не внедряют роботизацию. Это результаты опроса 120 владельцев складов разных типов в 2023 г. Но интерес к автоматизации складской логистики есть и будет, а на планы внедрения WMS-систем влияет не столько их стоимость, сколько комплексный подход к выбору системы.
О том, как решения WMS помогают снижать расходы на производство, оптимизировать использование складских помещений, ускорить формирование заказов любого объема и как выбрать подходящую WMS-систему, — читайте в статье от экспертов КомЛайн.

Если вам необходима консультация экспертов по автоматизации и цифровизации бизнеса, звоните по номеру 8 (800) 200-11-22 (Казань). У нас большой опыт работы в сфере IT-услуг свыше 20 лет. Наша специализация — комплексная автоматизация бизнеса в сегменте FMCG.

Что такое WMS и зачем она нужна

WMS, также известная как система управления складом, автоматизирует различные складские бизнес-процессы, от прибытия товаров до отгрузки клиентам. Она обеспечивает точный учет запасов и поддерживает различные функции, такие как использование ресурсов, управление персоналом, управление логистикой, общие складские операции, выполнение заказов и аналитика. Направлена на повышение эффективности при минимальных затратах за счет экономии времени, минимизацию ошибок и переход на автоматизированный учет. Может интегрироваться с другими инструментами и решениями, такими как сканирование штрихкодов, дополненная реальность (AR), системы управления перевозками (TMS) и планирование ресурсов предприятия (ERP). Крайне важно различать управление складом и складской учет, поскольку последний ориентирован на отслеживание остатков продукции и подготовку соответствующих документов, а первый предполагает более широкий круг задач, связанных с бизнес-процессами и управлением ресурсами на складах.
Цель WMS — повысить эффективность работы при минимальных затратах: сократить время работы персонала, избежать ошибок и ручного учета.

Чем WMS отличается от ERP

Очень часто заказчики задаются вопросом, а можно ли автоматизировать работу склада на базе ERP? Основное отличие ведения работы склада в ERP и в программах класса WMS состоит в том, что по части склада ERP это управляемая человеком система, а WMS — наоборот, автономная управляющая система. Т.е. в ERP можно настроить ячеистый склад и видеть, в какой ячейке какая продукция находится и в каком количестве. Перемещениями на складе ERP не управляет, это делают сотрудники по тому, как они это захотят. А программа WMS напротив управляет всеми складскими процессами по своим заданным алгоритмам, заранее заложенным, и на выходе дает конкретные задания, куда поместить товар, откуда взять и т.д. По сути в ERP складской учет взят из «1С:Управление торговлей». Естественно, на 1С:УТ невозможно сделать WMS систему, она изначально спроектирована под другие задачи.
В ERP есть определенные ограничения:

• размещать товар можно только после его полной приемки;
• товар доступен к работе только после приемки всей поставки;
• нет контроля за сборкой заказов.

В WMS напротив:

• возможна попаллетная приемка и размещение, не дожидаясь всей партии;
• как только товар размещен, он сразу становится доступен для дальнейшей работы, отгрузки и т.д.;
• одновременно можно выполнять несколько задач, так как задачи приходят на ТСД;
• есть контроль за комплектацией заказов.

Конечно, можно доработать ERP, но это все равно не будет полноценным функционалом WMS, плюс доработка ERP влечет сложность с поддержкой и обновлением системы. Так же, если по какой-либо причине встанет работа ERP, то работа склада полностью остановится, а системы класса WMS изначально проектируются как автономные системы и предназначены для большей нагрузки.

Сложности при внедрении WMS

Система управления складом — это автоматизация и экономия в привычном понимании. Однако при выборе WMS-решения есть некоторые нюансы. Необходимо составить четкое техническое задание, учитывая особенности логистики, перед обращением к разработчикам. Тестирование также необходимо, так как WMS-система — сложный продукт, требующий проверки на реальном складе. Идеальным вариантом будет поддержка со стороны поставщика на протяжении всего внедрения, взаимодействие и обратная связь для улучшения и исправления ошибок.
Также предприятие может столкнуться со следующими трудностями при работе склада:
1. Потеря товара и пересорт. Когда по документам на складе N-ая номенклатура еще есть на остатках, а на самом деле продукции меньше, чем по документам или вовсе нет. Так же на проектах мы часто встречаемся с такой ситуацией, что продукция может храниться где угодно, без какого системного распределения/хранения. И знает о реальном его местоположении единственный сотрудник на складе. Что будет, если он заболеет, например? Как тогда искать товар? Соответственно, из этого вытекает долгий поиск товара на складе, что влечет за собой увеличение времени складских операций.
2. Отсутствие понимания сроков годности продукции и партионного учета. Как следствие, сложно соблюдать требования контрагентов к отгрузке товара, что может вести за собой возврат продукции от контрагентов и убытки, иногда достигающие нескольких миллионов рублей в год.
3. Отсутствие аналитики работы сотрудников и их эффективности. Сейчас многие склады переходят на сдельную оплату труда, поэтому нужно анализировать работу сотрудников в разрезе выполненных операций, времени операций, количеству выполненных строк за смену и т.д. У нас был такой пример: на складе работает 5 сотрудников, в среднем все выполняют 1300 строк за смену. А когда стали смотреть детализацию, выяснилось, что 4 сотрудника выполняют примерно 1500 строк за смену, а 1 всего 600. Соответственно, на основе внедрения WMS можно принимать управленческие решения, анализировать бизнес-процессы работы склада, думать, как их оптимизировать и т.д.
4. Низкая компьютерная грамотность сотрудников клиента и отсутствие желания учиться новым навыкам. На обучение персонала также тратится время для правильного понимания и выполнения сотрудниками необходимых задач.
Вышеперечисленные задачи решает единый инструмент автоматизации складской логистики на базе программного продукта «1С:WMS Логистика. Управление складом»/«КомЛайн:WMS».
Далее в этой статье рассмотрим, из каких компонентов состоит типовая WMS-программа и обзор ключевых функциональных возможностей 1С:WMS.

Как устроена WMS: состав и компоненты

Внедрение системы WMS позволяет эффективно планировать и контролировать все процессы на складе, включая управление перемещениями грузов, сотрудниками и транспортом.
В комплект поставки WMS-системы входят 2 ключевых элемента:

• программная часть — информационная система, может поставляться в виде типового коробочного решения либо разрабатываться под потребности заказчика, обеспечивает централизованное управление и оптимизированное использование склада;
• аппаратная часть — оборудование и прочее ПО:
• 2D-сканеры и принтеры штрихкодов;
• ТСД — терминалы сбора данных;
• Портативные устройства: ПК/ноутбук, планшет или телефон;
• Серверы;
• Радиопередатчики;
• RFID-чипы и др.

В свою очередь аппаратная часть состоит из 3 компонентов: базы данных для хранения информации, визуального интерфейса для просмотра и форм для ввода и корректировки данных, и бизнес-логики — алгоритмов для обработки запросов пользователя к БД.
Таким образом, внедрение WMS упрощает и оптимизирует рутинные операции на всех этапах работы склада.
Теперь перейдем к основным складским операциям в разрезе сравнения программ WMS и ERP. 

Приемка

Современные системы WMS значительно оптимизируют операции приемки товаров, а также процессы в расширенной цепочке поставок. WMS-системы поддерживают предварительно настроенные бизнес-процессы и обеспечивают низкую вероятность ошибок во время приемки товаров.
Алгоритм приемки следующий.
Когда в WMS поступает информация об ожидаемом поступлении, программа заранее распределяет, куда в какую ячейку нужно будет поместить товар. И намного проще происходит приемка маркированной продукции.
В ERP нет планирования размещения товара на склад и приемка происходит по бумажке.
Таким образом, программа WMS помогает ускорить товарооборот, увеличивается пропускная способность товара за ед времени, снижается стоимость хранения единицы или объема товара. 
В ERP же в  ячейке могут храниться паллеты с разными товарами и коробами, короба с разными товарами, с разными сроками производства и годности.

Размещение и хранение продукции

WMS система управления складом с учетом особенностей и потребностей позволяет оптимизировать расположение и повысить эффективность работы склада.
Автоматизация процесса управления с помощью WMS позволяет разбить склад на виртуальные ячейки и зоны, учитывая степень загруженности и тип товаров.

Программа автоматически распределяет задания между работниками, обеспечивая равномерную нагрузку и избегая столкновений. WMS также помогает определить оптимальные позиции для размещения товаров, учитывая их характеристики и условия хранения.
Система учитывает различные ограничения и правила хранения, чтобы обеспечить оптимальное размещение и избегать смешивания товаров. 
Без автоматизации подобные задачи становятся гораздо сложнее и менее эффективными. Программа WMS позволяет достичь оптимальной организации склада и повысить его производительность.

Комплектация заказов

Без WMS требования контрагентов с товарам в заказе в лучшем случае фиксируются на бумаге, а зачастую комплектовщики держат это в голове. Водители погрузчиков могут самовольно выбирать товар, не соблюдая требования к партии или сроку годности. Не всегда при отборе заказа соблюдается очередность отбора продукции. Например, более тяжелую продукцию могут положить сверху, что влечет за собой продавливание коробов, которые находятся снизу, товар может быть испорчен, что влечет за собой рекламации. Иногда можно встретить в продуктовых магазинах, когда лежат пакеты с молоком и из них течет молоко. Часто это следствие именно неправильной работы на этапе комплектации заказа. Также в ERP нет функционала, который управляет погрузкой заказа в машину. А это очень важно, когда по рейсу нужно отгрузить несколько заказов.
С WMS при отборе заказа автоматически учитываются требования контрагентов к товарам. Есть возможность работы по FIFO, FEFO, LIFO, LEFO. Программа учитывает хрупкость товара или тары, исходя из этого комплектовщику выстраивается оптимальный маршрут для сборки заказа, чтобы минимизировать пробег техники, что очень актуально для больших складов.

Отгрузка товаров

В ERP нет процесса отгрузки как такового. Поэтому сотрудники сами решают, как и в какой последовательности загружать машину. Остро стоит эта проблема на тех складах, где персонал арендованный, часто меняется. Или где персонал постоянный, но низкоквалифицированный, нет мотивации загружать машины правильно. Соответственно происходят частые перекатывания паллет при перегрузке на ось.
При наличии WMS автоматически создается задание на погрузку. В данном задании учитываются, например, рейс, по которому будет двигаться автомобиль. И загрузка будет происходить в обратном порядке, чтобы сначала грузились самые дальние точки рейса. Также на одном из проектов мы наблюдали такую картину, когда  зону отгрузки приходят скомплектованные паллеты, и в зоне отгрузки происходит разукомплектация паллет и новая сборка, так как верхний слой не проходил и создавал излишнюю нагрузку. Соответственно, тратится время на лишние операции. При наличии WMS паллета по слоям комплектовалась согласно заложенным требованиям.
Также при наличии WMS можно одновременно загружать несколько машин и можно управлять двором, когда на погрузке несколько машин.

Управление персоналом

Внедрение WMS-системы позволяет оптимизировать штат сотрудников для сокращения расходов на его содержание. Оптимизация штата возможна при уменьшении частоты товарной инвентаризации, что позволяет проводить ее без вмешательства в основные рабочие моменты. Количество сотрудников рассчитывается исходя из количества производственных операций, времени на их выполнение, а также времени на отдых и перерывы во время рабочего дня. В случае непредвиденных обстоятельств предусматривается дополнительная выделенная рабочая сила, помимо кладовщиков, грузчиков и водителей-погрузчиков.
Также программа WMS позволяет разработать оптимальные маршруты перемещения по складу, разбить задачи на подзадачи, а также отслеживать статус и время выполнения заданий. В системе WMS возможно получать аналитику производительности труда, затраты на трудовые ресурсы, данные о планировании онлайн. Это позволяет компаниям в перспективе корректировать свои действия.
Помимо вышеперечисленного, в системе WMS доступно распределение задач на основе приоритета/близости для оптимального времени нахождения в пути и сокращения количества бесполезных перемещений.
Информационное сопровождение и отчетность

Электронный документооборот системы хранит информацию о товарах и остатках. Благодаря автоматизации бухгалтерского учета пользователи могут легко получать доступ к текущим данным и создавать отчеты, предотвращая затоваривание запасов.
Кроме этого, внедрение WMS-системы позволяет автоматизировать большую часть складских процессов, как следствие — избавиться от бумажного документооборота и сэкономить ресурсы.

Инвентаризация

Без WMS нет актуальных данных о товаре и они очень быстро устаревают. Как правило, на время инвентаризации работу склада останавливают. Поэтому ее проводят очень редко, она длится долго, поскольку проходит инвентаризация всего склада. Весь процесс очень трудоемкий.
С помощью WMS-системы инвентаризацию можно проводить когда угодно, без остановки склада. Так же программа в фоновом режиме ведет контроль за качеством продукции, ее сроками годности. Если вдруг появляется бракованный товар или с истекшим сроком годности, то система автоматически создает задание на перемещение такой продукции в зону брака.

Преимущества внедрения WMS

В результате внедрения WMS склад получает:
1. Повышение точности учета в разрезе характеристик товара, будь то качество либо срок годности.
2. Прозрачность запасов и мониторинг в режиме реального времени.
3. Ускорение выполнения обработки и выполнения заказов, как следствие — снижение затрат на 20-30%, экономия времени и бюджета.
4. Независимость от человеческого ресурса и опыта.
5. Минимизация риска потерь благодаря системе уведомлений о товарах с истекающим сроком годности.
6. Повышение производительности и снижение стоимости заказов благодаря возможности планирования размещения товаров и рационального использования пространства.
7. Минимизация ошибок при комплектации заказов и контроль наличия товара на складе.
Благодаря вышеперечисленным преимуществам решаются проблемы с некорректностью информации на сайте, воровством или браком товаров.
Важно отметить, что система внедряется с целью увеличения операционной эффективности, сокращения отходов и рационального использования ресурсов. Внедрение WMS также помогает исключить  ошибки при инвентаризации, неоптимальное управление товарными запасами, возврат товаров, непредвиденные задержки и претензии контрагентов, поскольку известны сроки доставки.

Кому подходит WMS

Внедрение WMS-системы целесообразно, если склад предприятия относится хотя бы одному из критериев:

• Крупно-оптовые/производственные склады с ассортиментом до 500 SKU с типовыми операциями. Товар приходит и отгружается целыми паллетами.
• Мелкооптовые или розничные склады торговых компаний с ассортиментом от 500 SKU. Приемка и отгрузка товаров осуществляется в любых единицах хранения.
• Предприятия с обширной складской площадью — от 1000 м2 и более.
• Склады транспортных компаний с уникальными обезличенными грузами.
• Склады со скоропортящейся продукцией.
• Склады строительных материалов, мебельные склады и склады ответственного хранения.

Внедрить WMS-систему можно 2 способами:
1. Самостоятельно/выбрать «коробочное решение» с набором необходимого функционала для типовых складских процессов
2. Обратиться к компании-интегратору, эксперты которой постоянно работают с WMS-системами и знают нюансы их внедрения и поддержки. Интегратор поможет адаптировать систему под специфику бизнес-процессов

Как выбрать систему учета для склада: виды решений

Ранее классификация WMS-систем на коробочные, пользовательские и адаптируемые подразделения устарела из-за развития их архитектурных особенностей и функциональных возможностей. Сегодня российские поставщики ПО предлагают как коробочные версии, зачастую по модели SaaS, так и профессиональные или расширенные версии WMS с гибкими возможностями настройки. Некоторые российские вендоры даже предлагают комплексные решения класса SCE (Supply Chain Execution), включающие помимо WMS ещё и другие системы управления. Например, YMS (Системы управления двором), Billing, TMS (Transport Management Systems), LM (Labor management) и другие специализированные модули. Это усложняет процесс выбора системы. В результате сравнение систем и анализ затрат требует опыта аналитиков на стороне клиента.
Раскроем основные аспекты классификаций WMS-систем коротко для понимания.

Коробочная WMS-система

Представляет собой решения с набором типовых функций. Программы такого типа обычно работают только на определенной платформе, например, Windows. В стоимость включены установка и лицензии за дополнительные пользовательские места. Готовый функционал не требует доработок, достаточно установить программу и настроить доступ.

Облачная/адаптивная WMS-система 

Может быть доработана по желанию бизнеса и часто подходит для ИП и малого бизнеса с сложными процессами. Среди них такие программы, как «Большая Птица», «Мегаплан», «Consid.WMS Cloud» для территориально распределенной сети складов и филиалов, «Outofbox.ru» для интернет-магазинов, «Yolka WMS» на платформе 1С и другие.

 
Заказная WMS-система

Будет адаптирована под конкретные потребности бизнеса с высоким товарооборотом и широким ассортиментом. Эти решения наиболее дорогостоящие и могут включать настройку дополнительного оборудования, такого как конвейеры и весы. При правильной адаптации они смогут окупиться.
Таким образом, варианты WMS-систем зависят от размера бизнеса и требуемой функциональности.
Однако у программ заказного типа есть «подводный камень» — они базируются на новых алгоритмах, а это значит, потребуется больше времени на обучение сотрудников, тестирование и настройку.
Предлагаем 6 критериев выбора WMS-системы, подходящей под задачи вашего бизнеса:
1. Соответствие типового функционала WMS-системы специфике бизнеса.
2. Интегрируемость.
Совместима ли WMS-программа с IT-инфраструктурой (ПО, оборудование) в компании.
3. Кастомизация.
Распишите, какие доработки нужны и как они реализуются в системе.
4. Масштабируемость.
Поддерживает ли WMS-система увеличение количества пользователей, добавление функционала.
5. Наличие техподдержки и сопровождения системы.
6. Квалифицированный процесс внедрения.
Оцените, хватает ли опыта/компетенций для внедрения у ваших IT-спецов VS насколько компетентна компания-интегратор, есть ли кейсы и отзывы.
7. Интеграция с погрузочно-разгрузочным оборудованием, с бухгалтерской и кассовой системами и ERP-системами учета. Если товары маркированные или акцизные, необходима интеграция с системами «Честный знак» и ЕГАИС.
8. Удобство интерфейса, чтобы максимально экономить время пользователя. Если у программы есть открытый API, можно дорабатывать ее под свои потребности. Некоторым пользователям достаточно знать только о приходе и расходе товаров, а другим нужна подробная аналитика продаж и ценовой учет.
9. Наличие функций распознавания и работы с товарными позициями, отличающимися по некоторым характеристикам, например, размеру или цвету. Она должна быть гибкой и адаптироваться к разнообразным продуктам на рынке.

Сколько стоит внедрение системы WMS

Стоимость проекта варьируется от нескольких десятков тысяч до нескольких сотен тысяч рублей и зависит от объема функционала, количества лицензий (АРМ), степени кастомизируемости системы под бизнес-процессы компании, а также от количества интеграций со сторонними приложениями. Например, стоимость основного решения «1С:Предприятие 8. WMS Логистика. Управление складом» составляет 282 900 рублей, а стоимость АРМ начинается от 24 750 рублей за клиентскую лицензию с привязкой к 1 радиотерминалу (электронная поставка).
Окупаемость таких проектов обычно происходит в среднем за 2 года (для маленьких складов — до 4-5 лет). Поэтому автоматизация на базе WMS доступна в основном среднему и крупному бизнесу, хотя она также необходима и малому бизнесу.
Важно адекватно оценивать свои реальные потребности и возможно, для бизнес-процессов вашей компании достаточно автоматизировать складской учет, а программа WMS не требуется.
На рынке ПО в сфере складской логистики представлены как российские, так и зарубежные варианты. Работа с отечественными программами обычно более удобна, так как они учитывают требования законодательства и форм документов для товара. Российские сервисы также могут интегрировать склады и торговые точки в реальном времени, что позволяет экономить средства предприятия.
Узнайте больше о возможностях «1С:WMS Логистика. Управление складом»/«КомЛайн:WMS» на странице продукта и по телефону 8 (800) 200-11-22 (г. Казань).