Оптимизация складских запасов и управление товарными запасами в производстве

По состоянию на 2024 год рост цен на сырье и комплектующие, разрывы логистических цепочек и тенденция к импортозамещению усложнили процессы управления на складе. Предприятиям приходится искать новых поставщиков, решать вопросы с закупками и хранением товаров, что приводит к дополнительным финансовым издержкам.

В данной статье разберемся, как подойти системно к управлению запасами, на какие группы и типы можно разделить свой складской запас в целях его оптимизации и эффективного управления.

Если вам необходима консультация экспертов по автоматизации и цифровизации бизнеса, звоните по номеру 8 (800) 200-11-22 (Казань). У нас большой опыт работы в сфере IT-услуг свыше 20 лет. Наша специализация — комплексная автоматизация бизнеса в сегменте FMCG.

Контроль состояния запасов на складах

Первый шаг к контролю над складскими запасами — проведение инвентаризации.

Однако при инвентаризации на складе можно выявить основные проблемы в управлении запасами. В большинстве случаев для бизнеса в приоритете остается такая проблема как «out of stock» или упущенные продажи, т.е. отсутствие товара в наличии до определенного уровня.

Следующая проблема — излишки. Исключить излишки и «out of stock» практически невозможно. Эти проблемы всегда будут существовать неразрывно, вопрос только в каком масштабе они будут существовать. Одна из главных причин образования излишков и «out of stock» — несоответствие прогнозов и планов факту продаж. Т.е. когда на длительный период (горизонт 2-3 месяца) строятся планы и прогнозы, а после выясняется, что соответствие этих планов факту очень слабое.

Еще важный момент, который влияет на эти проблемы, — изменение спроса. Когда строится план на ближайшие 2 месяца, делается допущение, что в это время рынок будет покупать наши товары. К сожалению, это не так. Сам рынок определяет, где и когда он будет покупать, и точно достоверно это посчитать и спрогнозировать на текущий момент невозможно. Когда рынок корректируется, происходит изменение спроса по тем или иным номенклатурам, начинают естественным образом формироваться «out of stock» и излишки.

Осознавая, что прогнозы не работают в целях повышения эффективности запасов, специалисты по управлению запасами рекомендуют обращаться к теории ограничений.

Теория ограничений гласит, что гнаться за бесконечным повышением уровнем сервиса или гнаться за бесконечным снижением уровня излишков не смысла, т.к. спрос на рынке корректируется ежедневно, соответственно, нужно научиться управлять цепочкой поставок таким образом, чтобы максимально быстро на это реагировать.

Еще важный момент — расфокусировка команды. Ассортимент, запасы постоянно меняются, требуют анализа, ввода/вывода позиций, плюс к этому добавить различные задачи от руководителей — сегодня нужно сконцентрироваться на оборачиваемости, завтра на уровне сервиса, в зависимости от того, где находится стратегический приоритет. Целей становится очень много, команда расфокусируется, она начинает метаться между «out of stock» и излишком.

Оптимизация складских запасов

В борьбе с вышеперечисленными проблемами необходимо применять следующие методы.

1) Управление всей цепочкой поставок — от начала и до самого конца. На примеры оптимизации работы производства, проблематика может перейти из блока Производство в блок Закупки: Производство работает по налаженной схеме, получало заказы, которые учитывали изменения на рынке. Такая схема сильно перекликается с теорией ограничения, что нужно настроить цепочку поставок таким образом, чтобы она снабжалась по логике «Что сегодня продали, то это нужно произвести либо закупить». Когда этот вопрос решается в производстве, он автоматом решается и в закупках. Поэтому нужно брать всю цепочку под контроль.

2) Фокус на рабочем капитале — нужно концентрировать подразделения на рабочем капитале, поскольку в руках отдела управления запасами/закупок находится львиная доля всего рабочего капитала в компании. Это и задолженность поставщикам, те запасы которые хранятся на складах, то есть это основной объем капитала, которым организация пользуется для генерации прибыли. Соответственно, здесь необходима концентрация не только на точечных проблемах, а на всем объеме капитала в целом и том, какую, доходность он приносит.

Ключевые показатели эффективности в управлении товарными запасами

К ключевым показателям эффективности в управлении запасами относятся:

1. Запасы

Т.к. основной актив любой компании это запасы, необходимо понимать и стоимость запасов, и их количество. Нужно понимать запасы в динамике и сравнить за аналогичные промежутки времени в прошлом. Важно оценивать и структуру запасов: деньги, вложенные в запасы, для продаж; деньги, вложенные в запасы, для выкладки товаров и страховых запасов; излишние товарные запасы. Понимая и разделяя структуру запасов, картина по управлению запасами в компании становится более прозрачной и более понятной.

2. Продажи

Основной бизнес-процесс любой компании это получение прибыли, соответственно, продажи конечному покупателю. Объем продаж позволяет ритейлеру проанализировать структурные изменения в спросе, сезонные колебания, эффективность собственной ассортиментной матрицы.

3. Излишки — сверхнормативные запасы, то что пагубно влияет на оборачиваемость бизнеса. Очень важно анализировать причины возникновения излишков для уменьшения вероятности допущения ошибок. А также понимать стратегию дальнейшей работы с излишками.

4. Упущенные продажи — недополученные продажи в результате отсутствия остатков. В отличие от излишков, крайне важно понимать корневую причину возникновения упущенных продаж. К таким причинам может относиться частичная и полная недопоставка поставщика, отсутствие параметров для формирования заказа (графики заказа, спецификации), резкие скачки спроса и прочие причины. Очень часто встречается комбинация этих причин, и тут важно фокусно работать над самой распространенной причиной для увеличения продаж через увеличение доступности товара. Рассчитывается в денежном выражении.

5. Процент доступности — показывает процент матричного ассортимента, который есть в наличии в минимальном количестве. Процент доступности стоит оценивать в разрезе категории, производственной сети, поставщиков, менеджеров по управлению товарными запасами. Рассчитывается в количественном выражении.

6. Оборачиваемость запасов — показывает степень гармонии между запасами и продажами в компании. Это относительный показатель, чаще всего его оценивают в разрезе сети либо категорий. К примеру, елси обычная оборачиваемость составляет 22 дня, то при оборачиваемости от 26 дней стоит точно бить тревогу, чтобы понять причину и разобраться, что привело к такому высокому росту оборачиваемости.

Понимая причину таких существенных отличий, возможно, вы найдете почву для существенных улучшений в компании.

Виды товарных запасов

Товарный запас — это количество единиц каждой продукции в натуральном и денежном выражении, которое лежит на складе. Есть склады, есть продукция, есть объем запаса каждого товара на каждом из складов. Объем запаса физически являясь одним и тем же товара может  иметь разную закупочную складскую сущность.

Основной запас

К основному товарному запасу относится рабочий товарный запас. Он необходим для обеспечения отгрузки в соответствии с планом продаж на текущий период. Именно этот товарный запас позволяет компании удовлетворить потребность клиентов, которая возникает в течение определенного периода. Без этого товарного запаса организация не сможет физически существовать.

Следующий вид в группе Основного товарного запаса — страховой товарный запас. Каждая организация старается применить различные методы прогнозирования по определенным позициям. И от точности прогноза зависит удовлетворим потребность клиента или нет. Однако как бы точно мы ни прогнозировали спрос на будущий период, есть риск того, что продукция может попросту отсутствовать на складе. К таким рискам относится возможность задержки продукции при поставке его от производителя на склад компании и непредвиденный рост продаж, который организация не ожидала на определенный период.

Временный товарный запас

К временным запасам относится сезонный товарный запас. Каждый вид деятельности имеет свою сезонность. Поэтому чтобы удовлетворить сезонные всплески продаж, компании создают сезонный товарный запас. Поэтому сезонный товарный запас — избыточный запас, создаваемый до начала роста продаж.

Маркетинговый товарный запас — дополнительный запас, который формируется на время проведения маркетинговых акций, рекламных компаний и т.д., т.к. проведение акций приведет к увеличению спроса на продукцию.

К временным запасам относится также конъюнктурный товарный запас. Это избыточный товарный запас, который создается под воздействием конкурентной ситуации на рынке. Причинами создания конъюнктурного запаса могут быть: разовые акции поставщиков, прогнозируемый или искусственно создаваемый дефицит продукции у поставщиков и т.д.

Резервный товарный запас — запас, который был закуплен под конкретного клиента.

Вынужденный запас

Теперь давайте рассмотрим, какие запасы относятся к вынужденным товарным запасам.

Брак — продукция, который потерял потребительские функциональные свойства и не может быть в дальнейшем использован по назначению.

Неликвидный или труднореализуемый запас (на который нет спроса).

Часто это продукция, которая появляется в результате:

• ошибки при создании первого заказа;

• неконкурентное ценообразование (продукция нужна рынку, но он дорог);

• смена бренда — тот ассортимент, который предлагали клиентам по определенному бренду, становится ненужным, если не поддерживаете полный ассортимент бренда;

• неэффективное взаимодействие отдела продаж и отдела закупок;

• изменение качества продукции в процессе хранения;

• отсутствие спроса на продукцию.

Контроль и управление запасами в производстве

Итак, необходимо определить, достаточно ли у предприятия собственных средств для финансирования запасов. Рекомендуется контролировать все показатели, участвующие в расчете инвестиционного ресурса, чтобы определить текущее состояние денег компании и разработать план действий для обеспечения ее платежеспособности.

Управлять вышеперечисленными показателями можно, например, с помощью таких решений как «1С:WMS Логистика. Управление складом» и «КомЛайн:WMS».

Узнайте больше о возможностях системы управления товарными запасами «1С:WMS Логистика. Управление складом» либо «КомЛайн:WMS», на странице продукта и по телефону +7 (843) 200-11-22 (г. Казань).