Как подготовиться к автоматизации планирования в 1С:ERP?

В предыдущей статье блога мы рассмотрели, зачем предприятию нужно планирование. В этом материале мы постараемся разобраться, как подготовиться к внедрению подсистемы планирования в конфигурации 1С:ERP, какие возможны сложности, и как их преодолеть.

Этапы внедрения подсистемы планирования в 1С:ERP
Сложности при внедрении планирования в 1С:ERP и решения

Этапы внедрения подсистемы планирования в 1С:ERP

Для успешного внедрения блока планирования в 1С:ERP мы рекомендуем выполнить следующие шаги.

1. Анализ бизнес-процессов.

Проанализируйте текущие процессы планирования в вашей компании. Тщательно изучите бизнес-процессы вашей компании, чтобы определить, какие именно аспекты планирования нужно улучшить и/или автоматизировать. Проведите ревизию своих бизнес-процессов, связанных с планированием операционной деятельности, регламентируйте процессы.

Для анализа бизнес-процессов можно использовать различные инструменты (Flowchart, BPMN, BPMS и пр). На проектах специалисты «КомЛайн» чаще всего используют нотацию BPMN 2.0, в которой отображают процессы AS IS и TO BE.

Схемы бизнес-процессов помогают детально изучить и понять текущие процессы компании. Это позволяет идентифицировать узкие места, определить потенциальные улучшения и оптимизировать процессы перед внедрением новой системы.

Графическое представление схем бизнес-процессов делает процессы более понятными для всех участников, что способствует лучшему взаимопониманию и согласованности действий.

Рис. Схема бизнес-процесса TO BE в нотации BPMN 2.0 - Годовое планирование

2. Анализ требований.

Выберите цели, которые хотите достичь с помощью внедрения подсистемы планирования. Сформулируйте требования к системе планирования с учетом специфики и потребностей вашего бизнеса. Они могут включать в себя функциональные возможности, интеграцию с другими программами, требования к отчетности и т.д.

Здесь снова выручают схемы бизнес-процессов, которые являются основой для проектирования системы планирования в 1С ЕРП. Применение их  помогает разработать структуру системы, определить взаимосвязи между различными модулями и функциями, а также создать логику работы системы.

На основе схем бизнес-процессов можно выделить ключевые требования к системе планирования. Понимание того, какие шаги и операции выполняются в рамках процессов, дает возможность определить необходимый функционал для успешного внедрения системы.

3. Регламентация методологии планирования.

Согласуйте внутри компании методологию планирования, которую хотите перенести на внедряемую информационную систему.

На проектах специалисты «КомЛайн» часто сталкиваются с тем, что ключевые сотрудники, работающие порой по многу лет на одном заводе, составляют планы, основываясь на своем экспертном мнении. Такая схема может быть вполне рабочей на протяжении долгого периода, пока ценный сотрудник не уйдет в декрет, на пенсию или уволится. Автоматизировать подобные процессы чаще всего не представляется возможным, потому что планирование по факту интуитивное, со значимой долей погрешности.

Поэтому очень важно заходить в проект внедрения с утвержденной и согласованной методологией планирования.

Существует несколько методов планирования, но на практике организации пользуются их симбиозом, используя из каждого метода наиболее ценные для конкретных задач артефакты. Например, у балансового метода — обоснованность расчетов и взаимную связь между показателями, у опытно-статистического метода — данные прошлых периодов для выявления трендов и построения прогнозов, у нормативного метода — обоснования для технико-экономических расчетов.

В зависимости от выбранной нотации схемы помогают описать взаимосвязь данных, входящие и исходящие потоки, визуализировать выбранную методологию планирования.

4. Выбор модулей.

Изучите различные варианты подсистем планирования, доступных для 1С:ERP, и выберите наиболее подходящее решение для вашей компании. В этом вам может помочь интегратор с квалифицированными специалистами, специализирующимися на внедрениях систем планирования и бюджетирования.

Специалисты интегратора в соответствии с заявленными требованиями и выбранной методологией планирования смоделируют бизнес-процессы и продемонстрируют непосредственно на инструментах системы функционал, который подходит именно вашему предприятию. Кроме того, они зафиксируют GAPы и/или предложат обход функциональных разрывов типовыми средствами.

Затем вы совместно выберете варианты составления номенклатурных планов с использованием инструментов бюджетирования или без, а также определитесь, понадобятся ли вам такие инструменты как плановая калькуляция и диспетчирование этапов производства.

5. Настройка системы.

Подготовьте 1С:ERP к внедрению блока планирования. То есть нужно настроить параметры системы в соответствии с выявленными требованиями, создать необходимые справочники и установить дополнительные модули.

6. Обучение сотрудников.

Обеспечьте обучение сотрудников, которые будут работать с новым блоком планирования. Убедитесь, что они понимают принципы работы системы и могут эффективно ею пользоваться.

При обучении сотрудников схемы бизнес-процессов помогают пользователям быстрее освоить систему планирования, понять логику работы, четко представить, как новая система вписывается в текущие рабочие процессы.

7. Тестирование.

Прежде чем начать полное внедрение, проведите тестирование системы планирования. Убедитесь, что все процессы работают корректно и соответствуют требованиям бизнеса.

На этапе тестирования мы снова обращаемся к схемам бизнес-процессов, которые используются для проверки корректности работы системы. Они позволяют убедиться, что система работает согласно заданным процессам, и выявить возможные проблемы или несоответствия.

8. План внедрения.

Разработайте план внедрения подсистемы планирования, определите этапы и сроки реализации проекта. Обеспечьте контроль за выполнением этого плана.

9. Запуск и сопровождение.

После успешного тестирования выполните запуск системы планирования. Обеспечьте поддержку пользователей и регулярное обновление системы для оптимизации работы.

Использование схем бизнес-процессов способствует более эффективному и успешному процессу внедрения подсистемы планирования в 1С:ERP, а также повышает шансы на достижение поставленных целей и улучшение бизнес-процессов компании.

После запуска схемы бизнес-процессов могут использоваться для мониторинга и контроля выполнения процессов, а также для выявления возможных проблем или улучшений.

Каждый из этапов требует внимания к деталям и сотрудничества между различными подразделениями компании. Пройти их вы можете как собственными силами, так и силами специалистов интегратора. Ограничениями в данном вопросе могут служить загруженность и компетенции собственных специалистов, а также бюджетные рамки проекта.

Наш опыт свидетельствует о том, что проекты с участием внешних специалистов, специализирующихся на внедрениях профильных продуктов, проходят быстрее, успешнее, менее болезненно для штатных сотрудников заказчика, а порой и дешевле, за счет наработанной практики.

Сложности при внедрении планирования в 1С:ERP и решения

При внедрении подсистемы планирования в 1С:ERP могут возникнуть различные проблемы. Как правило, подобные проблемы встречаются на любом проекте автоматизации независимо от внедряемых систем.

1. Сопротивление изменениям.

Сотрудники могут сопротивляться изменениям в процессах планирования из-за страха перед неизвестным, сложным, потерей привычного рабочего порядка, дополнительной нагрузке.

Обычно эту проблему можно решить с помощью внутренней мотивации, дополнительным поощрением за участие в проекте внедрения, грамотно используемых инструментов гейминга.

2. Нехватка квалифицированных специалистов.

Недостаток опытных специалистов, способных работать с новой системой, может замедлить процесс внедрения. Недостаточное обучение сотрудников часто приводит к ее неправильному функционированию и отсутствию результатов, ради которых инициируется проект. Чтобы новые возможности использовались эффективно,  обучение должно стать одним из приоритетов.  

При переходе на новый программный продукт, при изменении методологий и бизнес-процессов в целом необходимо повышать профессиональный уровень персонала. Будет это обучение на профильных курсах в учебных центрах, групповые занятия в офисе с преподавателем или обучение силами консультантов интегратора непосредственно на внедряемом функционале — это лишь вопрос бюджета расходов на проект и готовности руководства и самих сотрудников вкладываться в повышение компетенций.

3. Интеграция с существующими системами.

Проблемы случаются при интеграции новой подсистемы планирования с уже существующими системами управления предприятием. Подсистема планирования должна быть интегрирована с другими модулями ERP (например, управление складом, производство), а это требует дополнительной настройки и тестирования.

4. Изменение бизнес-процессов.

Чтобы эффективно использовать новые возможности и инструменты, вероятно, потребуется корректировка текущих бизнес-процессов под функционал системы. На практике далеко не все готовы пересматривать исторически сложившиеся процессы ради комплексных профитов новой системы.

5. Неправильная настройка системы.

Неправильная настройка подсистемы может привести к недостаточной точности и эффективности планирования.

Для исключения данной проблемы нужно тщательно подходить к выбору интегратора и объективно оценивать собственные силы, если рассчитываете реализовать проект без привлечения внешних подрядчиков.

6. Сложность настройки параметров.

Подсистема планирования может требовать настройки большого количества параметров и правил, что является трудоемким процессом.

Это вопрос выбранной методологии: бывает, что заказчик выбирает максимально подробное планирование, которое, возможно, и обеспечит 99% попадание, но трудозатраты на внедрение, а самое главное — на дальнейшую ежедневную работу с таким функционалом, будут не оправданы. Здесь необходимо соблюсти золотую середину и разработать/внедрить модель планирования, которая позволяет работать бизнесу максимально эффективно, но не отвлекает все ресурсы на подготовку планов.

7. Качество данных.

Если данные, используемые в процессе планирования, недостоверные или несогласованные, это может привести к ошибочным прогнозам и решениям. Для точного прогнозирования и планирования требуется качественная и актуальная информация.

При регламентировании бизнес-процессов, связанных с планированием, методологии, необходимо определить ответственных, которые будут предоставлять фактические данные, требуемую информацию, утверждать планы, а также сроки предоставления информации. Необходимо, чтобы исполнители четко понимали, какие документы, отчеты они должны заполнить, отразить в системе, и в какие сроки.

8. Бюджет и сроки.

Недооценка бюджета и времени, необходимых для внедрения подсистемы планирования, может привести к финансовым и временным затратам выше запланированных.

Здесь для оценки срока и бюджетов будет полезным проектный опыт интегратора.

9. Отсутствие поддержки руководства.

Если руководство компании не поддерживает внедрение новой системы планирования, это может привести в лучшем случае к трудностям в процессе изменений, а скорее всего сделает проект невыполнимым.

10. Требования к вычислительным ресурсам.

Подсистема планирования может быть ресурсоемкой, особенно при работе с большим объемом данных. Это требует оценки и обеспечения достаточных вычислительных мощностей, а, как следствие, дополнительных инвестиций в основные средства компании.

11. Перманентное изменение бизнес-процессов заказчика. 

В этом случае без волевого решения со стороны самого заказчика об удачном внедрении не может быть и речи. Если методология в процессе внедрения постоянно меняется, появляются новые вводные, которые нельзя гибко заложить в настройки функционала, то стоит принять решение о замораживании методологии планирования, по крайней мере на время реализации проекта автоматизации, и вернуться к доработкам и усовершенствованиям системы позже.

На одном из наших проектов из-за комплекса причин пришлось частично приостановить внедрение подсистемы планирования. Сыграли роль и высокое сопротивление ключевых пользователей, их внутренние страхи и опасения новой системы, увеличенная нагрузка на персонал в период основного внедрения, одновременно с которым планировалось вводить новые бизнес-процессы, и отсутствие поддержки со стороны руководства заказчика.

Для успешного внедрения подсистемы планирования важно учитывать эти проблемы заранее и разработать стратегию их решения, чтобы минимизировать возможные негативные последствия. Возможно, уже на входе в проект стоит отказаться от автоматизации части блоков или заложить их автоматизацию во вторую-третью очередь — когда напряжение основного проекта сойдет, можно будет перейти к усовершенствованию бизнес-процессов и внедрению новых без лишнего сопротивления.

Также нужно учитывать, что для каждой организации в разные моменты ее жизненного цикла формируются разные требования к планам, их точности, объему, периодичности. Поэтому порой бывает, что компания хочет внедрить и автоматизировать тот процесс, которым еще не готова пользоваться, он для нее избыточен, не информативен, или пока нет сотрудника, который бы драйвил и отвечал за данный процесс. Это именно тот случай, когда «лучшее — враг хорошего».