Этапы постановки и автоматизации управленческого учета в 1С. Часть 1

В первой части статьи рассмотрим основные этапы постановки управленческого учета.

Интервью, изучение потребностей, требований компании
Актуализация организационной структуры и составление схем бизнес-процессов AS IS и TO BE
Разработка отчетных форм, основных и операционных бюджетов, аналитики ведения управленческого учета, плана счетов
Создание эталонной модели автоматизации управленческого учета
Разработка регламента ведения управленческого учета

Любой процесс в компании — от продаж до уборки помещений — связан либо с непосредственным извлечением прибыли, либо с затратами, направленными на ее извлечение.  Это означает, что любой процесс имеет стоимостное выражение. В зависимости от сферы деятельности организации и ее масштабов, количество таких процессов может варьироваться.

Рассмотрим условное производственно-торговое предприятие. Сбытовая служба задает параметры продаж продукции на планируемый горизонт, и далее запускается цепочка процессов.

1. Склад готовой продукции сверяет остатки, недостающие позиции передает для составления производственной программы.

2. При формировании производственной программы учитываются производственные мощности, трудовой ресурс, остатки на складе сырья и материалов для производства.

3. В случае нехватки производственных мощностей формируется план капитальных вложений в приобретение оборудования, строительство новых корпусов и т.п., либо принимается решение по аренде производственных площадок, либо рассматриваются другие варианты.

4. Для обеспечения производственного процесса сведения подаются в службу персонала (кадров) для размещения вакансий.

5. Информация по недостающему сырью и материалам направляется в службу снабжения для закупки.

6. Служба снабжения формирует план закупки сырья и материалов и направляет в финансовую службу заявку на выделение денежных средств.

7. В распоряжении финансовой службы есть остатки денежных средств на расчетном счете, в дебиторской задолженности, а также, при необходимости, существует возможность привлечения заемных и кредитных средств.

Все вышеперечисленное сопряжено с процедурами согласования и функциями обеспечивающих подразделений, на которые тратится время, также имеющее свою ценность и, соответственно, стоимость.

Таким образом, на каждом из звеньев перечисленной укрупненной цепочки есть свой учет:

• затрат на рекламу и маркетинг,

• затрат готовой продукции,

• затрат материалов,

• фонда заработной платы,

• затрат на подбор персонала,

• затрат на электроэнергию,

• капитальных вложений

и многих других.

Чтобы организация сохраняла «живучесть» и экономический рост, необходим постоянный контроль и анализ всех хозяйственных операций для оценки финансового состояния. Инструментом для такого контроля и анализа служит управленческий учет.

Задача управленческого учета – систематизировать фиксацию необходимой информации с последующей ее аналитической обработкой для принятия управленческих решений.

Традиционно это делается в формах основных бюджетов (движения денежных средств, доходов и расходов, управленческого баланса) и вспомогательных бюджетов (бюджет продаж, бюджет закупок, производственная программа, бюджет накладных расходов и т.д.), а так же в формах различных управленческих отчетов. На основе таких форм бюджетов и отчетов выстраиваются показатели и коэффициенты: финансовые, производственные, маркетинговые, эффективности работы персонала, склада и др.

При выполнении работ по постановке управленческого учета и последующей его автоматизации проектная команда проходит следующие последовательные шаги.

Интервью, изучение потребностей, требований компании

На данном этапе выявляется, какие аналитические данные и отчеты необходимы для принятия управленческих решений, проводится анализ текущей системы учета. Определяются цели, которые нужно достичь с помощью управленческого учета, поскольку в зависимости от сферы деятельности организации управленческий учет может включать:

• производственный учет — сбор данных, анализ, прогнозирование и контроль себестоимости производимых товаров, работ или услуг. Учет ведется в натуральном и стоимостном выражениях. С его помощью в совокупности с другими видами управленческого учета делается оценка себестоимости производства по видам продукции, строится аналитика по разным динамикам, принимается решение об объемах производственной программы и ее структуре. При этом в зависимости от задач можно вести производственный учет по объекту учета (от единицы каждого вида сырья до единицы готовой продукции), видам расходов (сырье и материалы, ФОТ, электроэнергия и т.д.), по месту возникновения затрат (участок, цех);

• маржинальный учет — оценка доходности как по отдельным SKU, так и в целом по бизнесу, управление ценообразованием, анализ точки безубыточности;

• бюджетирование – формирование прогнозов деятельности организации на краткосрочную, среднесрочную и долгосрочную перспективу, контроль за фактическим исполнением бюджетов.

Актуализация организационной структуры и составление схем бизнес-процессов AS IS и TO BE

Для того чтобы понять, отражает ли текущий учет реальность в жизни организации, важно выделить все ее бизнес-процессы. Однако, перед тем как приступить к этой работе, необходимо прорисовать организационную структуру предприятия, включая руководящие органы, подразделения, отделы, группы, сотрудников и их функциональные обязанности.

Часто к оргструктуре на предприятиях отношение довольно формальное, по принципу «когда-то рисовали». И так же часто в процессе прорисовки «вспоминаются» новые подразделения. Такая актуализация дает возможность более полно изучить бизнес-процессы.

Далее, в ходе интервью сотрудников описываются детали бизнес-процессов AS IS, поскольку у каждого предприятия есть своя специфика, которая зависит от отрасли, рода деятельности и логистических цепочек.

Например, одна компания осуществляет закупку товаров или сырья на внутреннем рынке, другая — использует импортные операции, третья компания занимается только производством для «якорных» оптовых покупателей, четвертая — помимо производства, имеет разветвленную сеть реализации готовой продукции (опт, розницу, e-commerce, франчайзинговую сеть и т.п.).

На этом этапе определяются центры финансовой ответственности, которые будут контролировать отдельные виды доходов и расходов, отвечать за формирование и исполнение операционных бюджетов.

Нередко в ходе такой работы выявляются дублирующие функции у разных подразделений, что ложится в основу предложения альтернативной организационной и финансовой структуры, и, как следствие, скорректированных бизнес-процессов TO BE.

Таким образом, модель TO BE, как правило, строится на основе схемы AS IS, на которой выявляются «узкие» (слабые, лишние) места, далее оформляется видение желаемого будущего и формируются возможные варианты, следуя которым достичь желаемые результаты будет быстрее и эффективнее.

На одном из производственных предприятий в ремонтно-механическом цехе,  в функции которого входило производство оснастки и отработка технологии по производству закладных деталей с дальнейшей передачей этой технологии в арматурный цех, регулярно возникала ситуация, когда приходилось выполнять объем по производству закладных за арматурный цех, если тот срывал производственное задание.

Стало очевидным, что экономически целесообразнее закупать закладные детали у стороннего производителя, поскольку себестоимость производства деталей в ремонтно-механическом цехе выше. Кроме того, у начальника ремонтно-механического цеха отпала необходимость в непроизводительной трате рабочего времени на оформление нарядов, у отдела труда и заработной платы – на расчет расценок на производство деталей, у планово-экономического отдела – на согласование нарядов и т.д.

Разработка отчетных форм, основных и операционных бюджетов, аналитики ведения управленческого учета, плана счетов

После выявления центров финансовой ответственности и определения целевых бизнес-процессов TO BE совместно с командой предприятия разрабатывается структура основных бюджетов, отчетных форм и система показателей по каждому отчету.

Для наполнения разработанной структуры отчетов данными нужно, чтобы эти данные были разложены по соответствующим «полочкам». Такими «полочками» служит план счетов, разработанный с учетом требуемой аналитики.

Как правило, при разработке управленческого плана счетов отдается предпочтение объединению управленческого плана счетов с бухгалтерским, при котором, например, к привычным счетам затрат бухгалтерского учета (20, 23, 25, 26, 44) добавляется дополнительная аналитика. В разрезе активов, выручки, себестоимости проще ввести дополнительные субсчета. Все это делает удобным единовременное внесение информации в бухгалтерский и управленческий учет.

Дополнительные аналитики и субсчета разрабатываются с учетом собранной на 1-3 шагах требований к разрезам информации.

Создание эталонной модели автоматизации управленческого учета

Следующий этап перед автоматизацией бизнес-процессов на текущем шаге – составление эталонной модели на базе, например, MS Excel.

Эталонная модель представляет собой некую концепцию перед будущей автоматизацией процессов и включает в себя стандарты, методы и процессы, которые могут быть автоматизированы на базе продуктов 1С. В рамках эталонной модели могут быть отработаны такие функции, как:

• Сбор и обработка данных из различных источников для анализа;

• Автоматизированный анализ данных (выявление трендов, прогнозирование результатов, формирование отчетов и др.);

• Бюджетирование;

• Интеграция с другими информационными системами.

Эталонная модель автоматизации управленческого учета разрабатывается с учетом специфики конкретной организации, ее потребностей, целей. Может включать в себя стандартные решения и индивидуальные настройки.

Рис. Эталонная модель для автоматизации БДР

Рис. Эталонная модель для автоматизации БДДС

Разработка регламента ведения управленческого учета

Полученное представление о связях в бизнес-процессах, сборе данных и обмене с другими информационными системами, а также зафиксированные требования руководства компании позволяют сформировать набор правил и процедур ведения управленческого учета, закрепленный в регламенте. Документ является основой для будущей автоматизации управленческого учета в 1С и обычно содержит следующие разделы:

1. Цели и задачи управленческого учета в компании;

2. Организационная структура управленческого учета с описанием структуры подразделений, ответственных за ведение управленческого учета, распределение обязанностей и полномочий;

3. Процедуры сбора и обработки данных с описанием процесса сбора, обработки и анализа информации;

4. Методы учета и формы отчетности;

5. Контроль за правильностью и достоверностью данных.

Об этапах автоматизации управленческого учета мы расскажем во второй части статьи.