Управление закупками в 1С:ERP

Регистрация информации по поставщикам

В подсистеме 1С:ERP «Закупки» можно создавать и поддерживать базу данных входящих сопроводительных документов поставщиков. Отражение таких документов в информационной базе обычно требует заполнения номенклатуры. Это можно сделать вручную либо при загрузке специальных документов поставщика. 
Однако на практике известны случаи, когда наименование номенклатуры во входящих документах поставщика не совпадало с наименованием той же номенклатуры в системе. Для исключения возникновения подобных ситуаций в 1С:ERP предусмотрена настройка «Номенклатура поставщика» для настройки соответствия товаров поставщика товарам в базе данных предприятия. А для регистрации ее в том виде, в каком она записана в БД поставщика, в системе предусмотрен справочник «Номенклатура партнеров».
Кроме этого, в 1С:ЕРП можно загрузить прайс-лист не только поставщиков, но и конкурентов.

Условия закупок

В 1С:ЕРП можно устанавливать и контролировать условия закупок с помощью справочника «Соглашения об условиях закупок». Таким образом, в программе можно задавать различные параметры, такие как порядок и этапы оплаты, минимальный объем товара, допустимые условия и сроки поставки.

Варианты приемки товаров от поставщика

Для удобства работы с поставщиками в системе 1С:ERP существует несколько вариантов поступлений:
1. На основании накладной — можно напрямую оформлять разовые поставки без указания договора с поставщиком и сроков.
2. По нескольким документам — накладная регистрируется по факту приема товаров после создания заказа/приходного ордера на товары.
3. Регулярные поставки — после их оформления отражаются заказ либо реализация на основании соглашения с поставщиком.

Оформление заказов поставщикам

За организацию процесса закупок в 1С:ERP отвечает документ «Заказ поставщику». Система позволяет создавать заказы, опираясь на потребности в товарах или услугах. Кроме того, программа позволяет контролировать выполнение обязательств поставщиком при помощи статусов каждого заказа — от его создания до получения на склад. Оплату можно отслеживать по соответствующей дате в «Заказе поставщику».

Оформление поставок товаров от поставщика

Операции приема комиссионных/импортных товаров, поступления товаров от поставщика либо подотчетника отражаются при помощи документа «Приобретение товаров и услуг». В случае поступления по нескольким заказам поставщику в документе приобретения необходимо выбрать из списка соглашение, по которому будут заполняться атрибуты закупки — Организация, Склад, Контрагент и др.

Регистрация расхождения при поступлении товаров

За регистрацию разницы между фактически принятым товаром и товаром из входных документов поставщика в 1С:ЕРП отвечает документ «Акт о расхождениях после поступления».
После регистрации расхождений в системе предусмотрен следующий порядок действий:

• дефицит товаров относят на взаиморасчеты с внешней организацией или на прочие расходы;
• товарный профицит — на прочие доходы.

Корректировка и возврат товаров поставщику

Если товар оказывается некачественным или поступает в неполном объеме, его можно вернуть поставщику и получить возмещение/замену. Для корректировок в 1С:ЕРП разработан документ «Корректировка приобретения». В документе можно отразить операции «Исправление ошибок» для создания исправительного счета-фактуры и «Корректировка по согласованию сторон» для фиксации корректировочного счета-фактуры. 
Кроме того, в программном продукте 1С:ERP за фиксацию возврата поставщику как купленных, так и принятых товаров на комиссию отвечает документ «Возврат товаров поставщику».

Закупка импортных товаров

Импорт товаров в системе 1С:ERP отражается документом «Приобретение товаров и услуг» с типом операции «Импорт».
Для хранения номеров грузовых таможенных деклараций разработан справочник «Номера ГТД».
Также в 1С:ЕРП предусмотрено несколько этапов учета импортных товаров:

• регистрация на таможне завершена — фиксируется документом «Приобретение товаров и услуг» с типом операции «Закупка» или «Прием на комиссию»;
• оформление на таможне — помимо прохождения первого этапа в системе необходимо создать документ «Таможенная декларация на импорт»;
• импорт товаров из стран ЕАЭС — в системе 1С регистрируется документом «Заявление о ввозе товаров из ЕАЭС» после включения опции «Использовать ввоз товаров из таможенного союза». 

УПД для комиссионных схем

Система 1С:ERP поддерживает планирование приемки комиссионных товаров с использованием заказов комитенту. Кроме этого, в системе можно формировать УПД по комиссионной схеме. В таких случаях по ЭДО передаются продажи от комиссионера комитенту и закупки от комиссионера принципалу.
В 1С:ERP для отправки УПД по отчету комитенту (принципалу) о продажах по каждой накладной в ЭДО в соглашении с типом операции «Прием на комиссию» необходимо включить настройку «Разбивать по реализациям и формировать УПД (Сведения о реализации комиссионером)».
Таким образом, 1С:ERP предоставляет компаниям удобную корпоративную систему для автоматизации всех процессов по управлению закупками. Это позволит сэкономить ресурсы предприятия и повысить эффективность всего бизнеса.