Плюсы от внедрения ERP-системы очевидны — процессы становятся более прозрачными, быстрыми и прослеживаемыми. Однако заметную пользу приносит и сам проект цифровизации — во время работ по внедрению системы компания решает ряд задач, которые способствуют улучшению управленческих процессов в целом.
В рамках конференции «Пищевая промышленность в цифре – текущие тренды и взгляд в будущее» наш партнер Денис Кругликов, член правления и операционный директор «Алкогольной Сибирской Группы» (АСГ), описал:
-
с какими управленческими барьерами сталкивается компания при реализации проекта, и как эти барьеры подсвечивают недочеты в процессах;
-
как при внедрении ИТ-системы заодно решаются и проблемы в сфере управления;
-
как это обогащает управленческую экспертизу компании.
Ниже — основные тезисы его выступления.
«Алкогольная Сибирская Группа» — один из крупнейших производителей и поставщиков крепкого алкоголя в России. Компания «КомЛайн» помогла АСГ перевести учетные процессы с SAP S/4HANA и SAP EWM на 1C:ERP.УХ и 1С:WMS.
Подробнее о проекте можно прочитать здесь.
Из чего состоит внедрение ERP-системы
Внедрение ERP-системы — это не только цифровизация, но и бизнес-трансформация компании. В процессе реализации проекта приходится поэтапно разбирать каждый процесс, прописывать новые алгоритмы выполнения задач и — иногда — производить HR-перестановки. В результате, компания не только автоматизирует и алгоритмизирует процессы, но и принимает ряд управленческих решений, которые влияют на всё предприятие и HR-ресурсы в целом.
Проект по внедрению ERP-системы можно охарактеризовать тремя сущностями:
-
Масштаб рисков для бизнеса, если в процессе возникнут непредвиденные обстоятельства.
-
Масштаб барьеров ко входу в проект и его успешной реализации.
-
Масштаб трофеев — дополнительных выгод, которые можно вынести из проекта, если внедрение пойдет по плану.
Далее мы разберем распространенные барьеры по пути реализации проекта и трофеи, которые может принести их успешное преодоление.
Барьер 1: «Бизнес как искусство»
Зачастую бизнес-процессы в компании не имеют четких алгоритмов. Владельцы процессов считают себя обладателями «тайных знаний» и полагают, что их задачи невозможно автоматизировать с помощью ERP-системы. Такие сотрудники сопротивляются изменениям и боятся менять процессы — даже чтобы сделать их проще.
Основная трудность здесь — найти алгоритмичное решение по дизайну процесса, а также соблюсти баланс между рамками системы и гибкостью, которая нужна для полноценной работы бизнеса.
На пути поиска системного решения мы осознаем:
-
как работает процесс;
-
как его можно улучшить;
-
в чем заключаются узкие места процесса.
Все позволяет проанализировать лучшие практики рынка и обогатить нашу управленческую экспертизу.
Трофей: системный и эффективный алгоритм каждого процесса.
Управленческий бенефит: Мы осознаем уникальность нашего решения и формируем лучшие практики для управления процессами.
Барьер 2: «Иллюзия порядка»
Когда система работает много лет, ее сложностям и недостаткам перестают уделять внимание — хотя при этом могут возникать недочеты в интеграциях или большой объем ручной работы, из-за которого возникают задержки в процессах и ошибки. Сотрудники придерживаются принципа «работает — не трогай» и обучают этому новичков.
В конечном счете в компании создается иллюзия абсолютного порядка в системе — процессы выполняются, но никто не знает, насколько они эффективны.
И часто компания не задумывается об этом, пока не приходится разбирать текущие алгоритмы для их перевода на новую систему.
Трудность заключается в том, чтобы совместить сложившиеся привычные практики и возможности новой системы — на этом этапе мы и отмечаем очаги неэффективности в процессах. Также проект внедрения подсвечивает, каких компетенций или процессов нам не хватает для правильного функционирования системы.
Трофей: повышение эффективности каждого процесса, восполнение дефицитов функциональности и навыков сотрудников.
Управленческий бенефит: Управленческие процессы становятся более стабильными — все недоработки обнаруживаются в процессе внедрения системы, а не в критических бизнес-ситуациях.
Барьер 3: «Кадры решают все»
При реализации проекта большую роль играет сильная команда. Поэтому компании неизбежно придется высвободить ключевых экспертов и менеджеров из операционной деятельности, перенаправив их внимание на проект. При этом нужно сохранить стабильность бизнеса, чтобы ежедневные процессы не пострадали.
Также при реализации проекта часто приходится усиливать команду экспертизой со стороны — и нужно выделить время на адаптацию и обучение новых участников процесса внедрения. Например, во время нашего проекта по переходу с SAP на 1С нам пришлось нанять несколько десятков специалистов, чтобы обеспечить необходимые компетенции.
Еще один вызов — сплотить команду бизнеса (аутсорсеров и штатных специалистов) и команду интегратора. То, насколько хорошо команды знают друг друга и взаимодействуют между собой, во многом обуславливает успех проекта — в этом мы убедились на собственном примере.
В результате решения этих трудностей коллектив становится более сплоченным и заряжается энергией, потому что совместное преодоление сложных проблем — это лучший тимбилдинг.
С некоторыми сотрудниками, которые сопротивляются нововведениям, приходится расстаться — но это необходимость для дальнейшего развития бизнеса.
Таким образом, компания получает прокачанную команду, состоящую из носителей нового взгляда на процессы и компетенций. Такие проекты выявляют будущих лидеров — если сотрудник успешно проявил себя в условиях жестких дедлайнов и большого объема задач, то это показатель его потенциала. Например, мы добавляем в кадровый резерв чаще всего тех людей, кто ярче всего проявил себя в реализации сложных проектов.
Трофей: сплоченная команда с новыми компетенциями, знаниями и навыками.
Управленческий бенефит: Каждый крупный проект работает как центр ассессмента, по результатам которого можно формировать кадровый резерв.
Барьер 4: «Неочевидные риски»
Во время реализации крупного проекта внимание ключевых сотрудников направляется на внутренние процессы — из-за этого внешние процессы в компании замедляются, и появляется риск выпасть из конкурентной борьбы. Возможность инвестирования в другие проекты сокращается, а остальные инициативы замораживаются до полного внедрения системы. Сотрудники и отделы, не вовлеченные в проект, понимают, что их деятельность отходит для руководства на второй план.
Таким образом, во время реализации проекта необходимо обеспечить условия, чтобы бизнес не сбавил внешние обороты. Также нужно продумать, как задействовать сотрудников, которые не заняты в проекте — чтобы сохранить их мотивацию.
Мы в такой ситуации сфокусировали не занятых в проекте сотрудников на переработке корпоративной стратегии. Такое решение позволило нам достичь баланса — все специалисты занимались важными для бизнеса задачами, и никто не чувствовал себя на втором плане.
Трофей: новые стратегии развития для бизнеса.
Управленческий бенефит: Компания может выйти на новый уровень и обнаружить неочевидные точки роста.
Резюме: какие управленческие выгоды приносит цифровизация
Подведем итог. Помимо очевидной пользы — внедрения ERP-системы — процесс цифровизации позволяет провести:
-
Чекап процессов. Мы тщательно проверяем каждый процесс по шагам и находим недоработки, на которые раньше не обращали внимания.
-
Детокс. Мы избавляемся от неэффективных и устаревших процессов и алгоритмов.
-
Перезарядку. В процессе выполнения проекта команда становится сильнее и сплоченнее. У сотрудников появляются новые навыки, которые можно использовать в дальнейшем развитии. А чувство победы, которое возникает после выполнения проекта, заряжает мотивацией на годы вперед.
Таким образом, проект внедрения ERP-системы — это не только точка роста в плане автоматизации процессов, но и целостная трансформация компании, которая помогает повысить управленческую экспертизу и сплотить команду.
