Синхронизация 1С:ERP и 1С:ЗУП. Настройка

«1С:Зарплата и управление персоналом КОРП (редакция 3)» — это корпоративная система, предназначенная для автоматизации процессов подбора кадров, расчета заработной платы, а также администрирования кадровой деятельности. Решение обеспечивает комплексное управление трудовыми ресурсами, оптимизируя задачи кадрового учета и финансовых начислений. Это самостоятельная конфигурация, при использовании которой в единой архитектуре с 1С:ERP возникает потребность в обмене документами и справочными данными между системами. В данной статье мы рассмотрим основные методы синхронизации ЗУП и ERP, а также особенности настройки этого процесса.

• Методы синхронизации 1С:ERP и 1С:ЗУП
• Таблица соответствия объектов
• Специфика синхронизации НСИ
• Организации и регистрации в ФНС
• Справочники «Контрагенты» и «Партнеры»
• ФИО физических лиц
• Трансформация зарплатных проектов из 1С:ЗУП в 1С:ERP
• Специфика синхронизации документов
• Данные о выработке
• Сопоставление физических лиц и сотрудников при передаче данных о выработке
• Подразделения — структура предприятия
• Отражение в финучете
• Синхронизация ведомостей на выплату заработной платы

Сразу отметим, что в зависимости от потребностей и целей компании синхронизация программ может работать как в двустороннем, так и в одностороннем порядке. Данные для обмена выбираются вручную либо регистрируются автоматически.

Настраивать и корректировать синхронизацию допустимо в любой из баз данных, участвующих в обмене.

Методы синхронизации 1С:ERP и 1С:ЗУП

В статье «Совместное использование конфигураций 1С:ERP Управление предприятием 2 и Зарплата и управление персоналом, редакция 3», опубликованной на официальном портале ИТС, подробно описан механизм обмена данными между 1С:ERP и 1С:ЗУП.

Системы обмениваются данными посредством передачи текстовых сообщений, которые содержат сведения в формате Enterprise Data.

При настройке синхронизации ERP и ЗУП пользователь может выбрать один из нескольких доступных методов передачи данных:

• Прямое подключение БД, расположенных на одном устройстве;

• Подключение через ЛВС;

• Интернет-соединение;

• Использование локального или сетевого каталога

• Применение FTP-сервера;

• Отправка информации по электронной почте.

Выбор оптимального метода передачи данных зависит от технических возможностей и требований безопасности компании.

Если для обмена применяются локальные или сетевые каталоги, FTP-серверы или email, данные передаются в формате XML. Эти файлы служат контейнерами для сообщений, обеспечивая структурированность и удобство обработки информации.

Процедура настройки синхронизации

Процедура настройки новой синхронизации данных требует последовательного выполнения настроек в каждой из баз, участвующих в обмене. При этом процесс может быть запущен как со стороны ERP, так и со стороны ЗУП КОРП, что делает систему универсальной и удобной в использовании.

Таблица соответствия объектов

НСИ

Документы

* КА — это «1С:Комплексная автоматизация».

Специфика синхронизации НСИ

Синхронизация нормативно-справочной информации (НСИ) между 1С:ЗУП и 1С:ERP играет ключевую роль в обеспечении корректности и согласованности данных, необходимых для управления персоналом и финансами. Мы рассмотрим особенности синхронизации таких важных элементов НСИ, как организации, регистрации в налоговом органе и подразделения, а также предложим рекомендации по улучшению этого процесса.

Организации и регистрации в ФНС

При изменении данных об организации в 1С:ERP, таких как наименование, адрес или другие реквизиты, автоматически обновляются и связанные с ней регистрации в налоговом органе. Но при этом не фиксируется дата начала действия изменений.

Справочники «Контрагенты» и «Партнеры»

Необходимо помнить, что в 1С:ЗУП для управления информацией о внешних организациях, с которыми компания взаимодействует, используется единый справочник «Контрагенты», а в 1С:ERP — два справочника: «Контрагенты» и «Партнеры». Соответственно при передаче сведений о контрагенте из ЗУП в ERP происходит автоматическое создание двух взаимосвязанных элементов — в обоих справочниках.

При этом, для доступа пользователя к справочнику «Партнеры» требуется в настройках активировать возможность независимого ведения партнеров и контрагентов. В качестве альтернативного варианта можно работать через справочник «Контрагенты».

При выгрузке сведений из ЗУП в ERP элементы справочников «Партнеры» и «Контрагенты» синхронизируются между собой, сверяются в том числе: наименования, вид юр. лица и контакты. Если в процессе окажется, что для контрагента партнер не определен, система создаст нового.

Новые поставщики определяются в системе в качестве клиента, поставщика или субъекта прочих отношений — посмотреть это можно в справочниках. Перезаполнение этих признаков при дальнейшей синхронизации не произойдет.

При соответствующих настройках в 1С:ERP вести партнеров и контрагентов можно независимо, тогда возможные корректировки коснутся только контрагента.

ФИО физических лиц

При выгрузке сведений из ЗУП КОРП в ERP процесс часто касается ФИО определенных людей.

В случае внесения дополнений или исправлений все корректировки сохраняются в Истории изменений, и эти обновленные данные загрузятся в 1С:ERP.

Трансформация зарплатных проектов из 1С:ЗУП в 1С:ERP

В 1С:ЗУП для управления зарплатными проектами используется специализированный справочник. При передаче данных в 1С:ERP, структура данных претерпевает изменения: единый справочник «Зарплатные проекты» трансформируется в три взаимосвязанных справочника: «Контрагенты», «Партнеры» и «Банковские счета».

Автоматическое создание связанных записей

Каждый зарплатный проект, экспортируемый из 1С:ЗУП, автоматически конвертируется в 1С:ERP в следующие объекты:

1. Контрагент:

   • Создается на основе банковских реквизитов, указанных в зарплатном проекте (ИНН и наименование банка).

   • Вид контрагента автоматически определяется как «Юридическое лицо».

2. Партнер:

   • Формируется и связывается с соответствующим контрагентом.

3. Банковский счет:

   • Создается на основе параметров: «Банк», «Валюта», «Расчетный счет».

   • Владельцем счета устанавливается контрагент, созданный на основе этого же зарплатного проекта.

Специфика синхронизации документов

Данные о выработке

В 1С:ERP информация о выработке сотрудников фиксируется в одноименном документе, который содержит сведения о выполненных работах, затраченном времени и других показателях, характеризующих трудовую деятельность персонала.

Для обеспечения корректности расчета заработной платы данные из этого документа транслируются в «Данные для расчета зарплаты» 1С:ЗУП.

Два способа передачи данных о выработке сотрудников из 1С:ERP в 1С:ЗУП

Для передачи сведений о выработке персонала из 1С:ERP в 1С:ЗУП предусмотрено два варианта:

• Ввод данных вручную: Оператор указывает количество выполненной работы каждым специалистов, по каждому виду деятельности непосредственно в системе.

• Автоматический расчет на основе КТУ: Система самостоятельно рассчитывает объем работ, выполненных каждым специалистом, исходя из его коэффициента трудового участия (КТУ) и общего объема работ.

Определение вида документа «Данные для расчета зарплаты» при синхронизации 1С:ЗУП и 1С:ERP

При передаче данных о выработке сотрудников из 1С:ERP в 1С:ЗУП, система автоматически определяет вид документа «Данные для расчета зарплаты», используя следующий алгоритм:

1. Поиск по шаблонам ввода исходных данных: 

• Система сначала ищет подходящий шаблон в списке доступных шаблонов, которые предварительно настраиваются в параметрах синхронизации.

• Приоритет отдается шаблону, организация которого совпадает с организацией в загружаемом документе.

2. Поиск по всему справочнику «Шаблоны ввода исходных данных»: 

• Если подходящий шаблон не найден в списке доступных, система выполняет поиск по всему справочнику «Шаблоны ввода исходных данных».

При этом используются следующие критерии отбора:

• Шаблон должен поддерживать заполнение видов работ в документе.

• Шаблон должен предусматривать ввод количества выполненных работ в разрезе специалистов.

• Шаблон должен учитывать выполненные работы за один день.

3. Приоритет по организации:

• Если по указанным критериям найдено несколько подходящих шаблонов, приоритет снова отдается шаблону, название организации в котором совпадает с имеющимся в загружаемом документе.

Сопоставление физических лиц и сотрудников при передаче данных о выработке

Напомним, что в 1С:ERP информация о выработке учитывается в разрезе физлиц. В то время как в 1С:ЗУП, в документе «Данные для расчета зарплаты» зарплата начисляется по сотрудникам. Это создает проблему, так как одному физлицу в 1С:ЗУП может соответствовать несколько записей в справочнике «Сотрудники» (например, если человек работает в нескольких организациях или имеет несколько видов занятости).

Для корректного переноса данных о сдельных работах система автоматически выбирает сотрудника, который соответствует следующим критериям:

• совпадение организаций;

• выбранный вид занятости человека в этой организации должен быть указан как «Основное место работы».

Подразделения — структура предприятия

При передаче данных о выработке сотрудников необходимо заполнить сведения о подразделении. Но для ERP это управленческое подразделение, а для ЗУП — регламентированное. И поскольку в ЗУП такие подразделения автоматически не сопоставляются, то соответствующее поле при синхронизации не заполняются.

Чтобы корректно заполнить эти сведения в документе «Данные для начисления зарплаты», используется следующий алгоритм:

• Для каждого работника в таблице «Выполненные работы» выполняется проверка подразделения.

• Если все сотрудники работают в одном подразделении, оно отобразится в шапке документа.

• Если сотрудники работают в разных подразделениях, поле «Подразделение» в шапке документа остается пустым.

Отражение в финучете

В 1С:ЗУП для учета расходов на оплату труда используется документ «Отражение зарплаты в бухучете». В 1С:ERP для этих целей предназначен документ «Отражение зарплаты в финансовом учете».

Передача данных о заработной плате из 1С:ЗУП в 1С:ERP осуществляется на уровне сводных показателей, без детализации по каждому сотруднику.

Синхронизация табличных частей документов выполняется так:

Синхронизация ведомостей на выплату заработной платы

В системе «Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) для оформления выплат используются следующие документы:

• Платежное поручение — включает одну или несколько ведомостей для банка;

• Ведомость в кассу — для выплаты зарплаты наличными через кассу;

• Ведомость перечислений на счета — для перечисления зарплаты на лицевые счета сотрудников;

• Ведомость выплаты через раздатчика — для выплаты зарплаты через уполномоченное лицо.

В ERP данные из этих документов передаются в виде «Заявки на расходование денежных средств». При этом ведомость в банк отдельно не выгружается, а только внутри поручения.

При получении данных о выплате заработной платы 1С:ERP автоматически создает две отдельные заявки:

1. Заявка на выплату зарплаты:

   • Формируется на основе ведомостей на выплату зарплаты.

   • Способ выплаты (наличные, перечисление на счет, выплата через раздатчика) определяется типом загружаемой ведомости.

   • Сумма заявки соответствует итоговому значению графы «К выплате» в ведомости.

   • При загрузке платежного поручения, включающего несколько ведомостей, сумма заявки рассчитывается как общий итог по всем ведомостям.

2. Заявка на перечисление налога на доходы физлиц:

Проверка сведений проводится по тому же принципу, как мы описали выше.

Обратите внимание на то, как определяется обязательное для заполнения поле «Подразделение» в заявке на расходование денежных средств при выгрузке данных из ЗУП КОРП:

1. Для каждого работника, указанного в ведомости, выбирается соответствующее подразделение.

2. Если у всех подразделение одинаковое, оно переносится в поле.

3. Если совпадения нет, система определяет подразделение бухгалтера, составившего документ.

4. Если сотрудник бухгалтерии не указан, подразделение определяется по расчетчику.

Идентификация заявок на расходование денежных средств при загрузке в 1С:ERP

При загрузке заявок на расходование денежных средств в 1С:ERP или 1С:КА, система должна однозначно идентифицировать каждую заявку, чтобы избежать дублирования или ошибок. Способ идентификации зависит от типа хозяйственной операции:

1. Выплата заработной платы

Для идентификации заявок на выплату заработной платы используются следующие критерии:

• Дата ведомости на выплату заработной платы

• Номер ведомости на выплату заработной платы

• Наименование организации

• Тип хозяйственной операции

• Вид хозяйственной операции, связанный с заработной платой

2. Перечисление налогов

Для идентификации заявок на перечисление налогов (например, НДФЛ) используется уникальный идентификатор (УИД). УИД присваивается каждой операции и гарантирует однозначное распознавание заявки в системе, даже если другие параметры совпадают.

При изменении даты в ведомости на выплату заработной платы или платежном поручении в ЗУП КОРП, при синхронизации в ERP автоматически создается новая заявка на расходование средств. Это связано с тем, что поле “Дата ведомости на выплату заработной платы» используется для идентификации заявок.

Необходима синхронизация 1С:ЗУП КОРП и 1С:ERP? Свяжитесь с нами, и специалисты «КомЛайн» помогут выполнить правильную настройку.