Доступ к оперативным данным по взаиморасчетам с контрагентами является одной из главных задач для любого бизнеса при автоматизации процессов. Чем крупнее бизнес, тем больше требований проявляется к детализации взаиморасчетов, и требования эти в основном «уникальные», разработанные для конкретной компании. Каким образом настроить отчетность для получения необходимых данных на базе программы 1С:ERP, мы рассмотрим в этой статье.
Возможность получения данных с необходимой детализацией зависит, на наш взгляд, от двух аспектов:
- Настройка НСИ
Перед началом внедрения программы 1С:ERP необходимо определиться, какие данные будут необходимы для анализа взаиморасчетов, какие разрезы информации используются в компании. Это касается использования различных справочников. Применение таких справочников, как «Направление деятельности», «Партнеры», «Соглашения», зависит от ваших конечных целей по ведению учета и получению данных.
- Работа с журналами и отчетами
Обучение сотрудников работе с отчетами и журналами поможет не только получать необходимые данные, но и сэкономит деньги компании в части доработок программы.
Настройка НСИ
Вариант использования справочника «Партнеры» дает возможность в дальнейшем получать отчеты в разрезе Партнеров.
Справочник «Партнеры» — управленческая сущность, которая позволяет объединять под одной карточкой несколько юридических лиц (структура холдинга, например) или несколько точек одного юридического лица (допустим, торговые сети). В контексте данной статьи важно, что использование справочника «Партнеры» дает возможность группировать контрагентов. При этом необходимо учитывать, что этот справочник имеет несколько названий в программе: «Партнеры», «Клиенты», «Поставщики» — эта информация пригодится при настройке отчетов.
Аналогичная ситуация со справочником «Направления деятельности». Если компания работает с разными направлениями деятельности и важно получать информацию в разрезе направлений, это подходящий вариант.
Вариант использования справочника «Соглашения» дает возможность дополнительной группировки данных по Соглашениям. Напомним, Соглашение хранит информацию по условиям закупки/продажи.
Обратите внимание: выше мы рассмотрели возможность дополнительных группировок, то есть аналитика по контрагентам, договорам, объектам расчетов у нас сохраняется в любом случае.
Если использование перечисленных выше справочников (при их подключении) носит сквозной характер, распространяется на все действия в программе, то настройка условий договора индивидуальна. Нас интересует поле «Детализация расчетов». Это значит, что для разных договоров можно использовать разные варианты детализации. Какой вариант будет выбран для данного договора, в таком разрезе данных будет доступен анализ взаиморасчетов. Набор вариантов предопределен в программе, новый (свой) без доработки создать не получится. Подробно примеры использования разных вариантов описаны в статьях здесь и здесь.
Работа с журналами и отчетами
К, сожалению, настройку журналов и отчетов в программе, часто обходят стороной, и это, на наш взгляд, неверно. Умение настроить данные программы под свои требования не только сократит время сбора информации, но и сохранит деньги компании.
Журналы документов в программе — это не просто список с датами, суммами и наименованием контрагента, это информационное табло со всей информацией, касающейся отдельной сделки. Это полноценное рабочее место для менеджера.
Журнал можно настроить под требования конкретного сотрудника, и эта настройка будет отображаться только на его рабочем столе и сохраняться при закрытии программы.
В журнале доступны отборы по менеджеру, например, по контрагенту, по дате оплаты и т.д.
Учтите: полную картину взаиморасчетов в режиме онлайн можно получить при варианте детализации расчетов «Заказы»: отражение отгрузки, оплаты (в процентном и/или суммовом выражении), отклонение от плановых дат (красный шрифт).
Как настроить журнал под свои требования?
Рассмотрим на примере. Менеджеру необходима информация: оплату и отгрузку в процентном выражении заменить на суммовое выражение. По кнопке «Ещё» выбираем операцию «Изменить форму»:
Далее в открывшемся окне работаем с левой стороной таблицы: снимаем флажки с колонок «% оплаты», «% отгрузки», отмечаем колонки «сумма оплаты», «сумма отгрузки» и сохраняем изменения.
Также можно добавить новые элементы по активной кнопке «Добавить поля» (активной кнопка становится, например, если её поставить на поле «ссылка»), менять расположение колонок, перетаскивая их курсором или с помощью синих стрелок вверху окна.
Журнал теперь содержит суммовые показатели:
В программе 1С:ERP представлено несколько отчетов для анализа и контроля взаиморасчетов:
- в разделе «Продажи»: «Ведомость расчетов с клиентами», «Задолженность клиентов», «Задолженность клиентов по срокам»;
- в разделе «Закупки»: «Ведомость расчетов с поставщиками», «Задолженность поставщикам», «Задолженность поставщикам по срокам».
Отчет «Ведомость» содержит информацию в том числе и по плановым отгрузкам /поступлениям, показывает движение в рамках выбранного периода.
Отчет «Задолженность» содержит информацию о фактической задолженности на выбранную дату и информацию о запланированных платежах.
Как создать собственную классификацию задолженности?
Для отчетов «Задолженность по срокам» в программе предусмотрена возможность создания собственной классификации задолженности. Справочник «Варианты классификации задолженности» находится в разделе НСИ и администрирование, подраздел НСИ/Казначейство и взаиморасчеты/Варианты классификации задолженности.
После перехода по интерактивной ссылке Варианты классификации задолженности, открывается справочник, по кнопке «Создать» открывается карточка для заполнения варианта.
Для анализа финансового результата деятельности компании в разрезе заказов/менеджеров/номенклатуры предназначен отчет «Валовая прибыль предприятия». Он находится в разделе «Финансовый учет и контроллинг», подраздел «Отчеты по финансовому результату».
Обратите внимание: данный отчет заполнится после проведения регламентной операции по закрытию месяца.
Любой отчет в программе настраивается, вариант можно сохранить для себя, можно «поделиться» с коллегами.
Как настроить отчет «Ведомость расчетов с поставщиками»?
Как настроить отчет? Рассмотрим на примере настройки отчета «Ведомость расчетов с поставщиками».
Формируем отчет.
По кнопке «Настройки» открываем окно для редактирования, выбираем вариант «Расширенный».
Для редактирования нам доступны несколько вкладок:
- Фильтры
- Поля и сортировки
- Оформление
- Структура.
Вкладка «Фильтры» - здесь мы можем не только выбирать фильтр для отбора, но и добавлять новые (кнопка «Добавить фильтр»). Также есть возможность вывести фильтр на экран в шапку отчета: для этого напротив поля нужного фильтра в колонке с звездочкой необходимо двойным кликом вызвать список вариантов отображения фильтра и выбрать «В шапке отчета».
Набор колонок отчета определяется во вкладке «Поля и сортировки»: можно убрать неиспользуемые поля, например, или добавить доступные по кнопке «Добавить».
Для примера, уберем флаг с колонки «Списание и переоценка задол.» и добавим колонку «Договор».
Важно: чтобы добавленная колонка отобразилась в отчете, необходимо такой же показатель добавить на вкладке «Структура»
Вкладка «Оформление» позволяет корректировать визуальное оформление отчета: шрифт, цвет и т.д.
Самой интересной настройкой является вкладка «Структура», именно она позволяет настроить отчет под индивидуальные требования. Примерно 80-85% отчетов можно настроить, используя типовую функциональность 1С:ERP.
Чтобы расшифровать отчет до объекта расчета, переходим на вкладку «Структура» и устанавливаем флаг на «Объекты расчетов».
Сохраняем настройки и проверяем результат:
Важно: объектом расчетов будет являться тот документ, который был выбран при создании договора!
Для группировки данных по Партнеру, например, данный вариант отчета нам не совсем подходит, нужна группировка: Партнер – Контрагент – Договор.
Настраиваем структуру: кнопка Добавить – в поисковой строке вводим название поля – выбираем подходящий вариант – по кнопке «Выбрать» добавляем новое поле в структуру.
Важно сохранить необходимую нам последовательность: если поле сохранилось «не там», его можно перетащить, подхватив мышкой, или воспользоваться стрелками. Повторив действия, добавляем поле Договор и получаем структуру:
Сохраняем изменения и формируем отчет:
Теперь отчет имеет несколько уровней группировки.
Заметили, что в тексте мы пишем про партнеров, а в отчете только поле «Поставщик»? Это как раз то, о чем мы упоминали выше – это один и тот же справочник. Аналогичная ситуация может быть с показателем «Направление деятельности» - в некоторых отчетах он называется «Назначение».
Почему в статье нет рекомендаций по настройке программы для ведения взаиморасчетов? Потому что у каждой компании свой подход к анализу взаиморасчетов, свои требования и свои отчеты, и единого решения нет. Есть пример отчета, остальное — в Ваших руках.
